krewSheetXrossモード活用！kintoneで進捗管理｜社会保険労務士法人とうかいさまのアプリ開発事例

krewSheetといえば、kintoneでまるでエクセルのような入力･表示を実現する便利なプラグイン。
最近このkrewSheetにXross(クロス)モードという新しい機能が追加されたことをご存知でしょうか？

これまでは一覧をエクセルのように扱えるだけでしたが、Xrossモードを使えばピボットテーブルのように縦軸横軸を掛け合わせて集計したり、レコード内の行列を変換して表示したりできるようになり、これまで以上に使い勝手が良いプラグインとなりました。

今回はこの機能を活用し、進捗管理業務を効率化したkintoneアプリ開発事例をご紹介します。

手続タスクの作成は自動化、でも長く続く手続きの人別進捗が分かりにくい

愛知県名古屋市、名古屋駅のほど近くにオフィスを構える社会保険労務士法人とうかいさま。
オンライン対応と労務関係を得意とされ、全国に300社以上の顧問先を持つ社会保険労務士事務所です。
他業種と協業したセミナーなども積極的に開催し、高い専門性で顧問先企業さまの成長を支援しておられます。

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▼高生産性を実現した企業のみがやっているkintone㊙︎事例

積極的なIT活用をおこなっておられる社会保険労務士法人とうかいさまでは、顧問先からの依頼手続に関わるタスク管理を効率的にかつ確実におこなえるように数年前から業務にkintone(キントーン)を活用してきました。
kintoneの顧問先管理に情報を集約することで、給与計算や算定基礎届等の定期的に発生するタスクはもちろん、入社や退社等の顧問先のタイミングで発生するタスクも自動またはワンクリックで作成できる仕組みを構築。

出産育児や高年齢雇用継続給付、傷病手当給付といった場合によっては何年にも渡って手続きが必要な先々のタスクまで自動で生成、管理できるようになりました。

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先々のタスクまで自動で作成されているため、抜け漏れなくその時実施すべきタスクに注力できる状態を実現した社会保険労務士とうかいさま。
顧問先の依頼に応じて不定期に発生するタスクは、手続きの種類に関わらず全て一つのアプリに集約されます。
一つのアプリに集約されることで、各手続のアプリを個別に確認しなくても、「今現在やるべきタスクがどれだけあるか」という観点で全体を俯瞰して確認しやすくなるという利点があります。

しかしその一方で、一つ一つのタスクが独立した別々のレコードとして存在していることにより、「この人の手続きがどこまで進んでいるか」という視点での管理がしづらい状態になってしまっていました。

手続が長期にわたる場合には、「手続対象者別」にどこまで手続が進捗しているかの時系列での横軸管理が重要となります。
もちろん、kintoneには関連レコードという機能があるため別アプリに集約された人別のタスクを集約して表示することは可能です。
しかし、関連レコードはレコード詳細画面に入らなければ確認することができないため、「手続対象者別」かつ「対象者全員の状況を一括で」確認する方法はありません。

そのデメリットを補うため、社会保険労務士とうかいさまでは進捗管理用のエクセルシートを別途作成してkintoneと併用していました。

kintoneとエクセルの併用は、どうしても効率が悪くなったり、ミスや更新ずれなどが起こったりするためあまりおすすめできません。

通常のkrewSheetやkrewDashboard(ダッシュボード)を試してみるも…

kintoneで手続に関わるタスクを自動生成して管理をおこなっていたものの、人別の進捗確認にエクセルを併用していた社会保険労務士とうかいさま。
長期で続く手続の進捗管理業務をもっと効率的におこなうために、対象者別の手続き状況の管理もkintoneにまとめられないかと考え、まず試したのはkrewSheetでした。
冒頭でお伝えした通り、krewSheetはkintoneをエクセル感覚で操作できるプラグインです。

今エクセルで管理していることならできるはず！ということで設定を行いましたが、結果はイマイチ。
何故かというと、通常のkrewSheetではあくまで表示形式をエクセルのようにするだけで、表示できる内容はkintoneの一覧と変わりありません。

そのため、長期間継続してタスクの進捗管理が必要な手続き、例えば出産・育児の手続等を抽出して表示することはできても、あくまで「1タスク1行」になってしまい、これまでの進捗管理表のように「対象者の名前を縦軸」「別々のレコードのタスク進捗を横軸」に表示することは難しかったのです。

「1タスク1行」の場合、タスク数の多い手続きの場合には縦に長くなってしまいます。
その上、進捗を確認したければ対象者の名前で絞り込みをおこなう必要がでてくるため、「全員の進捗状況を一括で把握」することはできません。

次に進捗状況を見える化するための手段として候補に挙がったのは、krewDashboard。
kintoneアプリに登録されているデータをピボットテーブルやグラフでわかりやすく表示できるプラグインです。

krewDashboardで、「終わったタスクは0、終わっていないタスクは1」という表示形式にすることで、企業別、対象者別でレコードを横断して確認することができました。
終わっているところを色付けすることで、対象者別にどこまでタスクが終わっているかを一目で確認することができます。

見た目はかなり元のエクセルに近くなりましたが、この表示画面はあくまで集計結果のため、進捗を直接更新することはできません。
レコードの詳細画面に入らなくては進捗状況の変更ができないため、進捗の確認と管理を別の作業としておこなう必要があり、手間がかかってしまいます。

どちらの方法も、これまでのkintoneとエクセルとの併用状態と大きく作業コストが変わりそうにありません。
もっとスムーズに進捗確認と更新作業ができないかと検討は続きました。

krewSheetのXrossモードとは？行列変換ビューで解決

そんな中、ちょうど2022年1月に「krewSheet」がアップデートされ、Xrossモードが追加となりました。
従来のkrewSheetで作成できたビューはSheetモードという扱いになり、新たにXrossモードが増えた形です。

Xrossモードでは、「ピボットビュー」「行列変換ビュー」の２タイプを使うことができます。

「ピボットビュー」は、kintoneアプリ内のレコードをピボットテーブルのように指定した単位で集計・表示してくれるもの。
「行列変換ビュー」は、一覧になっているレコードを指定した行列に合うよう変換して表示できるものです。

社会保険労務士とうかいさまの場合には、このXrossモードの「行列変換ビュー」を活用し、「ひとつひとつのレコードとして登録されているタスク」を対象者名で集約し、横一列で表示できるように設定。
以前のエクセルを踏襲した理想の形を、既存の手続管理アプリから作成することができました。
対象者別だけではなく、会社別にもあらかじめ集約されているため検索要らずで、そのまま画面上で進捗の編集が可能です。

さらに、表の下の部分には各タスクの詳細情報が表示され、レコード詳細画面に入らずともタスクの内容を一覧画面から確認できます。

krewSheetのXrossモード活用により、対象者別のデータが確認しやすいことに加え、前後の手続きの状況も一緒に把握できるようになりました。
なにより、直接データを更新できるため、タスク管理自体の入力効率もアップしたのです。

Xrossモードでkintoneアプリをより使いやすく！

新たにリリースされたkrewSheetのXrossモード。
社会保険労務士とうかいさまでは、元々利用していたkintoneアプリにkrewSheetのXrossモードをプラスすることで、手続タスクの進捗管理の負担を軽減することができました。
今回は出産育児に関わる手続きの進捗見える化をご紹介しましたが、現在では高年齢雇用継続給付・傷病手当・労災等その他の長期間にわたる手続きの管理などにもkrewSheetのXrossモードを導入しており、より視認性が高く、データの更新がしやすい環境を実現しています。

もし御社で「kintoneの標準機能ではちょっと入力しづらい、管理しづらい」ことがあったら、それはkrewSheetのXrossモードを活用した新規アプリの開発や既存アプリのカスタマイズで解決できるかもしれません。
kintoneでの管理を諦めてエクセルに戻る前に、krewSheet活用を検討してみてはいかがでしょうか？