kintoneデータを外部公開して顧問先との情報共有をスムーズに｜A社会保険労務士法人さまの開発事例

社労士事務所では、顧問先企業からの問い合わせ対応に時間がかかっているケースがよく見られます。
「手続き状況はどうなってる？」「提出締切はいつだっけ？」といった問い合わせがあると、一件ずつ手作業で詳細を確認しなければいけません。

顧問先企業の疑問をすばやく解決し、安心して任せてもらうためにも、手続き状況をリアルタイムで確認いただける仕組みがあれば良いのに……と思う方も多いのではないでしょうか。

そんな時は、kintoneと連携サービスを使えば社労士事務所で管理している情報を外部公開することが可能です。
本記事では、確定拠出年金の手続き状況を共有する仕組みを構築したA(エース)社会保険労務士法人さまの事例を紹介します。

顧問先と手続き状況を共有できるマイページを作りたい！

A(エース)社会保険労務士法人さまは、京都府内で4つの事務所を運営する法人さまです。
給与計算や社保手続きのほか、就業規則の作成や助成金申請など幅広いサービスを提供されています。

そんなA社会保険労務士法人さまでは、顧問先企業の確定拠出年金の手続きも代行されています。
確定拠出年金とは、企業や従業員本人が毎月一定の掛金を積み立てて、従業員が自ら運用し、その結果に応じた年金額を老後に受け取れる制度のことです。

確定拠出年金の加入条件は、企業の規定によって異なります。
例えば、対象者が正社員のみの場合とアルバイトを含む全員の場合があったり、加入のタイミングが入社日からの場合と試用期間終了後からの場合があったり、人事査定の昇格･降格に応じて事業主掛金が変わるケースも多く見られます。

こういった事情から、確定拠出年金に関する情報管理は煩雑になりやすいのが特徴です。
そのため、顧問先企業から「〇〇さんはいつから加入？」「手続きはどうなってる？」といった問い合わせをいただくことが多く、その都度個別に確認･回答するため、顧問先をお待たせしてしまうことが課題となっていました。

A社会保険労務士法人さまでは、以前からkintone(キントーン)を使って管理されていたため、kintoneで管理している情報を顧問先企業ごとに公開して、問い合わせをしなくてもお客様ご自身で状況を確認できるシステムを作りたいと考えました。

新規加入者の手続きも、従業員本人がフォームから入力できる仕組みにしたいところです。
以上を踏まえて、kintoneと連携サービス「Kanal-WEB(カナルウェブ)」を使って、顧問先のマイページを構築することにしました。

kintoneでマイページやWEBフォームが作れる「Kanal-WEB」

Kanal-WEBは、kintoneでマイページを構築できる連携サービスです。
具体的には、顧客情報アプリの情報を元に顧客マイページを作成して公開したり、WEB申請フォームから送信された内容を申請受付アプリに登録したりできます。
公開する項目やデザイン、アクセス権限などを自由に設定できるのが特長です。

Kanal-WEBでマイページを公開すれば、外部ユーザー、つまり顧問先企業の担当者さまは、kintoneアカウントが無くても情報にアクセスできるようになります。
IDとパスワードでログインする仕組みなので、セキュリティ対策も万全です。

顧問先企業の担当者が自分で手続き状況を確認できれば、必要なときにリアルタイムで情報を得られますし、お互いにコミュニケーションがスムーズになるのがメリットです。

マイページを作成し、テスト運用を経て本格運用を開始

ここからは、マイページを作成して運用を開始するまでの流れを解説します。
今回はkintoneにKanal-WEBを連携するところから始めました。

まずは、Kanal-WEBの設定画面で「進捗状況の確認ページ」や「新規申込ページ」を作成していきます。
一通りマイページが作れたら、実際にログインした時の見え方や、動作などをチェックしました。

続いて、公開したい情報を整理します。

kintoneアプリで管理する情報には、社内で手続きをするための情報も含まれていますが、それら全てを顧問先企業に公開する必要はないため、社内用の項目を除いて「誰の･どんな手続きが･現在どの状態か」といった項目を公開するものとして選びました。
最後に、一部の顧問先企業にテスト環境をご利用いただき、問題がないことを確認してから本番環境を全体に公開して構築完了です。

kintoneを外部公開するメリットとは

A社会保険労務士法人さまは、kintoneと連携サービスを使うことで、新たなシステムを導入しなくても今あるツールを活かして情報共有できる仕組みを実現されました。
Kanal-WEBなら、公開する項目やデザイン、アクセス権限もノーコードで簡単に設定できるのがメリットです。

顧問先企業の担当者さまは、疑問が生じたときにわざわざ電話やメールで問い合わせたり、回答を待ったりする必要がなくなりました。
リアルタイムで確認できるので便利ですし、手続きを任せる際の安心感も生まれます。

A社会保険労務士法人さまも、問い合わせの個別対応にかけていた時間を、他のサービス向上のために充てられるようになります。
本格運用はこれからですが、全体で30%の時間削減を見込んでいます。

今回の開発でこだわった点は、「マイページでどんな項目を見たいか」について顧問先企業にヒアリングして、公開する項目を選定したことです。
マイページの利用促進については、A社会保険労務士法人さまから各企業に対して、メールでKanal-WEBの登録を案内しています。

Kanal-WEBは社労士事務所の情報発信にもぴったり

Kanal-WEBは手続き状況の共有だけでなく、コラム、法改正の通知、セミナー情報など、社労士事務所からの情報発信にも適したツールです。
実は、コムデックでも会員制メディア「コムデック横丁」の運用に、Kanal-WEBを活用しています。

会員制メディアの良いところは、不特定多数の目に触れることによる炎上リスクを抑えられること、粗削りな状態でも新鮮な情報をタイムリーに届けられること、などがあります。
Kanal-WEBはカスタマイズ性が高いので、自社のイメージやブランディングに合った、理想のデザインも実現できます。

さらに、会員の操作履歴もトラッキングできるので、他のサービスの提案などマーケティングに活かすことも可能です。
コムデックでのKanal-WEB活用事例については、こちらの記事で詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneデータを外部公開してお客さま限定メディアを構築！便利な連携ツール「Kanal-WEB」の特徴も紹介

kintoneデータの外部公開ならコムデックにご相談ください！

kintoneを導入されている企業さまは、連携サービスを使ってデータを外部公開することで、さらなる業務効率化が可能になります。
わざわざ新しいシステムを導入したり、公開用のデータを一から作ったりする手間がかからないのがメリットです。

A社会保険労務士法人さまは今後、給与計算や他のタスクでも、進捗状況の共有や定期的な情報発信にkintoneを活用していく予定とのことでした。

コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
対面開発なら、今あるkintoneアプリを活かしつつ、現場の声を反映した使いやすいシステムを構築することが可能です。

kintoneの知識はもちろんのこと、外部公開のノウハウも豊富なスタッフが多数在籍しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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