kintoneの日報アプリで工数管理を効率化！｜社会保険労務士法人MRパートナーズさまの開発事例

業務効率化を進める上で、日報による工数管理やタスクの進捗管理は欠かせません。

一方で、まだ紙やエクセルの日報を使っていて、集計作業や資料作成に時間がかかっているという企業さまも多いのではないでしょうか。
気づけば集計作業そのものがゴールになってしまい、本来やるべき分析や業務改善にまで手が回らなくなっているケースも多く見られます。

そこで今回は、kintoneとプラグインを活用して工数管理の自動化を実現した、社会保険労務士法人MRパートナーズさまの事例を紹介します。
なるべく手間をかけずに、工数を見える化したいとお考えの方はぜひご覧ください。

従業員50人分の日報をエクセルで管理するのは限界……集計を効率化したい！

社会保険労務士法人MRパートナーズさまは、東京の吉祥寺にある社労士事務所です。
特定の担当に依存しない「チーム担当制」を導入し、誰が対応しても質の高いサービスを提供できることが強みの法人さまで、給与計算や社会保険手続きだけでなく、人事制度の策定や助成金申請の支援など幅広いサービスを提供されています。

社会保険労務士法人MRパートナーズさまでは以前からkintone(キントーン)を導入し、自分たちで作った業務アプリを活用されていましたが、日報はまだエクセルで管理している状況でした。

社内を小集団に分けて独立採算制を目指す「アメーバ経営」に取り組み始めた当時の社会保険労務士法人MRパートナーズさまにとって、日報による工数管理は重要な業務と位置づけられていました。

日報の具体的な運用方法は、約50名いる従業員が個別のエクセルで日報を作成･提出し、担当者が毎月まとめて手作業で集計する、というものでした。
この運用方法には多くの手間と時間がかかりますが、いつの間にか不便さにも慣れてしまい、そのまま続いている状態だったのです。

そんな中、kintone社労士業務改善パッケージの導入打ち合わせ中に日報管理にも話が及び、運用方法を見直すことになりました。
▼当時の詳しい経緯については、こちらのインタビュー記事でお伺いしています！

現状や課題を整理した結果、社会保険労務士法人MRパートナーズさまが日報で実現したいことが大きく2つ挙がりました。

1つめは、すでに他の業務管理で使っているkintoneを日報管理にも導入して、情報を一元化すること。
2つめは、集計の手間と時間を削減して、リアルタイムで状況を可視化することです。

これらを実現するため、kintoneを使った工数管理システムの構築が始まりました。

工数管理はkintoneの得意分野！プラグインで自動集計も実現できる

kintoneはあらゆる業務に対応できるツールですが、中でも工数管理は特に適した業務の1つと言えます。
なぜなら、kintoneは既製品の日報ツールと違って、自社の業務に合わせた項目を柔軟に設定できるからです。

スマホやタブレットからも操作できるので、外出先や現場にいる人も、スキマ時間を活用して手軽に日報を登録できます。
コメント機能を使えば、双方向のコミュニケーションをとることも可能です。

ただ、kintoneの標準機能ではExcelのような一覧表示・編集ができません。
そこで役に立つのが、「krewData(クルーデータ)」と「krewSheet(クルーシート)」というプラグインです。

krewDataを使うと、複数アプリにまたがるデータや、複雑な集計条件に基づく集計も自動でおこなえるようになります。
「スケジュール実行プラン」なら、あらかじめ設定したスケジュールで定期的に自動集計できるので、人の手を介さずに集計できます。

krewSheetを使うと、kintoneデータをエクセルやスプレッドシートのように扱うことができます。
データを編集する際、標準機能では1件ずつ詳細レコードを開く必要がありますが、krewSheetなら複数レコードをまとめて編集･更新することが可能です。

フィルタや並び替え、セルの色付け、条件付き書式、行列固定といった機能も備わっているため、エクセルからもスムーズに移行できます。

さらにkrewSheetでは、用途によって2つのモードが選べることもポイントです。
「Sheetモード」では、レイアウトはそのままで、エクセルのような操作性を再現できます。

また「Xrossモード」では、ピボット集計や行列変換に対応できるため、全体像を掴みながら詳細データも確認したいときにぴったりです。

チームごと･業務ごとに工数を自動集計できる仕組みを構築

ここからは、社会保険労務士法人MRパートナーズさまで実際に行ったアプリ構築の流れを解説します。

社会保険労務士法人MRパートナーズさまの場合は、すでに日報アプリを自作されていたのでそちらのアプリをそのまま活用することになりました。
日報アプリで管理する項目は、日付、氏名、業務の開始/終了時刻、業務内容などです。

業務内容については、あらかじめ日常業務を「給与計算系･社会保険手続き系･コンサル系」などに分類して、分類マスタを作成しておきます。
例えば、住民税や年末調整は「給与計算系」、助成金申請や労務相談は「コンサル系」、といった具合です。

実際に従業員が日報を登録する際は、「コンサル系 / 助成金の申請手続き / 30分」のように、分類と業務内容、工数を登録する仕組みです。

このデータを元に、集計項目の一部はkrewDataのスケジュール実行を使って毎日自動集計を行っています。
そのうえで、krewSheetのクロスモードを活用して業務内容の分類ごとに工数を自動集計し、ピボットテーブル形式で表示できるよう設定しました。

これで、日報アプリの工数を自動集計する仕組みの完成です。

kintoneで工数管理をするメリットとは

社会保険労務士法人MRパートナーズさまは、日報をエクセルからkintoneに移行したことで、情報を一元管理できるようになりました。

krewSheetのおかげで集計作業の手間も無くなり、チームごとや業務ごとなどの内訳も瞬時に確認できます。
また、krewSheetの検索パネルで集計期間を簡単に設定できることもメリットです。

kintone導入によるデメリットは特にありませんが、日報の入力項目や運用ルールは社内で統一する必要があるため、定着するまでには一定の時間が必要です。
導入時には一時的にフォローの手間がかかるかもしれませんが、長期的な目で見れば、工数管理を自動化できるため、メリットの方が大きいでしょう。

kintoneを使った工数管理のことならコムデックにご相談ください！

社会保険労務士法人MRパートナーズさまはkintoneとプラグインを使って、情報管理の一元化と工数管理の自動化を実現されました。

導入後の振り返りでは「以前はエクセルを使った非効率な集計作業に慣れてしまっていたが、非効率であることを指摘してもらい、思い切ってkintoneに移行して良かった」というお言葉もいただきました。
今後は工数と報酬データを照らし合わせて収支を「見える化」し、採算管理も強化していきたいとのことです。

コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。

皆さんの職場では、次のようなお悩みはありませんか？

• エクセル管理を脱却したいけど、kintoneアプリを構築する時間がない
• 集計ルールが複雑で、自分たちでは設定方法が分からない
• プラグインがたくさんあり過ぎて、どれを選べば良いのか分からない

対面開発なら、これまでエクセルやスプレッドシートで管理してきた項目や運用ルールを活かしつつ、自社にぴったりのアプリを開発することが可能です。
kintoneの知識はもちろんのこと、社労士事務所での支援実績が豊富なスタッフも多数在籍しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

「kintone対面開発」サービスページはこちら