【目的別】業務効率化ツール一覧！おすすめ･選び方のポイントを解説

人手不足や業務の属人化が深刻化する中、企業規模を問わず「業務効率化」は避けて通れないテーマです。
しかし、ツールを活用して効率化しようと考えても、種類が多くどれを選べばよいか迷ってしまう方も多いでしょう。

本記事では、業務効率化ツールの基本から種類別の一覧、失敗しない選び方のポイントまでを解説します。
自社に合ったツールを選定し、業務効率化を推進したい方はぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること

• 業務効率化ツールの種類
• 業務効率化ツールを選ぶポイント
• おすすめの業務効率化ツール

　こんな人におすすめの記事です

• アナログ管理に限界を感じており、業務を効率化したい方
• 自社に最適な業務効率化ツールを選びたい方

業務効率化ツールとは？できることを解説

業務効率化ツールは、手作業やアナログ業務をデジタル化し、業務プロセスを効率化するためのITツールです。

具体的には、以下のような業務を効率化できます。

• タスク･進捗管理の可視化
• 社内情報･ノウハウの共有
• 稟議･申請業務のデジタル化
• データ入力･転記など定型業務の自動化

単なる「作業時間の短縮」だけでなく、ミスの削減･属人化解消･意思決定のスピード向上まで実現できる点が大きな特徴です。

業務効率化ツールが必要な理由

現代のビジネスシーンにおいては、スピードと正確さが求められています。
しかし、紙の書類やメール中心のやり取りでは、情報の伝達や確認に時間がかかってしまい非効率的です。

また、同じ作業を何度も繰り返す「定型業務」は、人の手でやるとミスも増えやすく、時間のムダにもなります。
現在のビジネスシーンにおいては、AIや自動化技術の進化により、業務効率そのものが競争力になりつつあります。

効率化を後回しにすると、コスト･スピードの面で競合に差をつけられてしまうでしょう。
こうした課題を解決するために、多くの企業が業務効率化ツールを導入し始めています。

ツールを使えば、作業の時間を減らし、チーム内のやり取りをスムーズにすることで、働き方改革やコスト削減にもつながるのです。

業務効率化ツールの主な種類一覧

業務効率化ツールには、さまざまな種類があります。
それぞれの特徴を理解することで、自社に合ったツールを選びましょう。

タスク･プロジェクト管理ツール

タスク･プロジェクト管理ツールは、やるべき仕事の「見える化」ができるツールです。
誰が、いつまでに、どんな作業をするかを整理して、チーム全体で進捗を共有できます。

代表的なツールには「Trello」 「Asana」 「Backlog」などがあります。
プロジェクトの遅れを防いだり、抜け漏れをなくす効果があり、仕事の段取りを組むのが苦手なチームにおすすめです。

情報共有･社内コミュニケーションツール

チャットや掲示板機能があるツールで、メールよりも早く、カジュアルに情報を伝えることができます。
「Slack」や「Chatwork」などが有名です。
プライベートに利用しているLINEと同じ感覚で使える「LINE WORKS」もよく利用されています。

情報をリアルタイムでやり取りできるので、スピード感のある働き方が可能になるだけでなく、過去のやり取りの検索や業務の引き継ぎ・確認作業もスムーズに進みます。

社内での雑談も気軽にできるため、チームの関係性を良好に保つ効果も期待できます。

ワークフロー･申請管理ツール

ワークフロー･申請管理ツールは経費精算、稟議、休暇申請などの社内手続きを効率化するためのツールです。

「ジョブカンワークフロー」や「SmartHR」などが知られています。

これらのツールを使えば、紙の申請書や押印作業が不要になり、承認のスピードが大きくアップします。
申請状況もリアルタイムで把握できるため、承認漏れの防止にもつながります。

RPA･業務自動化ツール

RPA(ロボティック･プロセス･オートメーション)は、定型的なパソコン作業をロボットが代わりに実行してくれるツールです。
「WinActor」や「UiPath」などが有名で、入力作業やデータ集計などを自動化できます。

人手を減らせることでコスト削減になり、さらにヒューマンエラーも減るため、ミスのない仕事が可能になります。
導入にはやや学習が必要ですが、効果は非常に高いツールです。

会計･経理･バックオフィス効率化ツール

会計処理や給与計算などの管理部門の業務を簡単にするツールです。
「マネーフォワードクラウド」「KING OF TIME」などが代表例です。

自動で仕訳をしたり、勤怠管理をしたりできるので、専門知識が少なくても使えます。
作業時間が大きく減り、バックオフィス担当者の負担を軽くすることができます。

▼KING OF TIMEとマネーフォワードでバックオフィスの作業時間を大幅に短縮！｜製造業 有限会社オイエ製作所さまの導入支援事例

データ管理･業務アプリ作成ツール

会社内の情報やデータを一元管理したり、業務に合わせたオリジナルのアプリを作れるツールです。

「kintone」や「Notion」などが有名で、エクセルよりも効率的に情報を整理でき、複数人で同時に編集･確認できるのが大きな特徴です。

ここまでご紹介したタスク･プロジェクト管理ツール、情報共有･社内コミュニケーションツール、ワークフロー･申請管理ツールとしても活用できる柔軟性があります。

▼kintoneの評判を総まとめ メリット･デメリット･導入効果を解説

失敗しない業務効率化ツールの選び方のポイント

業務効率化ツールは導入すれば成果が出るわけではありません。
自社の目的を明確にし、それを解決できるツールを選ぶことが重要です。

ここでは、業務効率化ツールを選ぶ際に意識すべきポイントを解説します。

目的に合った機能があるか確認する

業務効率化ツールは種類が多いため、まずは「何を効率化したいか」を明確にしましょう。
タスク管理をしたいのか、申請業務を自動化したいのかで選ぶべきツールは変わります。

目的とツールの機能が合っていないと、かえって使いづらくなってしまいます。
導入前に、無料トライアルやデモ環境などで使い心地を試すのもおすすめです。

現場が使いこなせる操作性かを確認する

どんなに高機能でも、使いにくければ現場では使われません。
シンプルな画面で、説明書がなくても直感的に操作できるツールを選びましょう。

特にITに慣れていない社員が多い場合は、やさしいインターフェースが重要です。
マニュアルや研修が充実しているサービスだと安心です。

既存システムと連携できるかを確認する

今使っている会計ソフトや顧客管理ツールと連携できるかどうかも大切です。
データの二重入力が必要になると、業務が余計に複雑になってしまいます。

API連携やCSV出力機能の有無を確認しておくと、あとで困ることが少なくなります。
連携できない場合でも、代替案を用意してくれるか確認しましょう。

費用対効果を考える

業務効率化ツールはコストがかかるものも多いため、導入によってどれだけ効果があるかを見極める必要があります。
「月◯時間の作業削減＝人件費削減額」という視点で費用対効果をチェックしましょう。

無料プランや段階的な導入ができるツールもあるので、まずはスモールスタートもおすすめです。
ただし、安すぎるツールは機能やサポートが不足している場合もあるので注意が必要です。

導入後のサポート体制を確認する

ツール導入後、問題が起きたときにどれだけサポートを受けられるかも重要なポイントです。
チャット･電話対応があるか、導入支援や活用セミナーがあるかをチェックしましょう。

特に社内にIT担当者がいない企業は、サポート体制が整っているツールを選ぶと安心です。
問い合わせの対応スピードも事前に確認しておくと良いでしょう。

社内･部門全体の業務を効率化したいならkintoneがおすすめ

kintone(キントーン)は、業務効率化を総合的に支援するクラウド型の業務改善プラットフォームです。
ノーコードで1から業務アプリを作成でき、自社に合った業務改善フローを構築できます。

データベース作成、申請管理、タスク管理、コミュニケーションまで一つで完結できる点が大きな強みで、基幹システムや会計ソフトとも連携できるため、全社的に業務を効率化できます。

kintoneの特徴やできることは以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintone(キントーン)とは？できること･できないこと･使い方を業務別に紹介！

kintoneを導入して業務効率化に成功した事例

実際にkintoneを導入した企業では、さまざまな業務効率化の成果が出ています。
ここでは、3つの事例を紹介します。

目標と実績の見える化を実現！目指すべき数字の共有がスムーズに

株式会社ダイキアクシスさまでは、見積や実績が部署ごとに散在し、経営と現場で見る数字が一致しないことが課題でした。
そこで、kintoneを活用して目標(KGI/KPI)と日次の実績入力を一体化しようと考えました。

伴走支援でまず重要指標を整理し、現場が入力しやすいフォームと、管理側が意思決定に使えるダッシュボードを設計。
結果、月次締めを待たずともリアルタイムに進捗を共有でき、未達リスクの早期検知とアクションが可能になりました。

現場では入力ルールが明確になり、数字への当事者意識も高まっています。
さらに、自走できる内製体制が整ったことで、運用コストと改善リードタイムが短縮されています。

詳細は以下の記事を参照ください。

▼kintoneを活用した伴走支援とは？マインドマップでKPIを整理しよう｜株式会社ダイキアクシスさまのアプリ開発事例

社内データの一元化を実現！製造業の業務フロー改善に成功

受注･生産･出荷の各工程でデータが分断され、突合や差戻しに時間がかかっていた八州製作株式会社さまは、kintoneで共通マスタと関連アプリを設計し、現場入力→承認→次工程への連携までを一本化しました。
紙とエクセルの転記を廃止したことで、入力ミスや集計ミスが大幅減少。

さらに工程ごとの滞留や欠品リスクをダッシュボードで可視化することで、資材発注と稼働計画の精度が向上しました。
詳しくは以下の記事をご覧ください。

▼kintone導入は伴走支援の活用がおすすめ！課題の洗い出しで業務フローの改善も実現｜製造業 八州製作株式会社さまの伴走支援事例

kintoneとAIを連携して営業活動を効率化

営業現場では、リードの優先順位検討や日報の要約、定例レポート作成が負担になりがちです。
kintoneに蓄積された商談･顧客データをAIと連携し、案件の優先度スコアや提案の示唆を自動生成することで、担当者は次に何をすべきかが明確になり、訪問計画と提案の質が向上しました。

日報の要約やメール下書きの自動化で、事務時間が削減され、対面･オンラインの顧客接点に時間を割けるようになっています。
可視化されたパイプラインとスコアにより、マネジメント側も精度の高い予実管理が可能です。

連携の設計や具体的な運用例は以下の記事をご覧ください。

▼kintoneとAIで営業活動を効率化する方法とは？連携サービス･プラグインとカスタマイズ事例を紹介

kintoneを活用して業務効率化を進めよう

全社的な業務効率化は「現状の数値化→小さく実装→定着→横展開」の順で進めるのが最短です。
kintoneなら現場主導でこの循環を回しやすく、AI連携でさらなる加速が可能です。

導入に不安がある場合は、伴走型の導入支援を活用して、課題整理からKPI設計、最小構成アプリの構築、トレーニング、定着フォローまでをワンパッケージで進めると安心です。
コムデックではkintoneの導入から構築、運用までをワンストップで支援していますので、業務効率化ツールとしてkintoneを活用したいという方は以下よりお気軽にご相談ください。

kintone導入支援について詳しく見る