kintoneの評判を総まとめ メリット･デメリット･導入効果を解説
自社の業務に合わせたアプリを作ることができるサイボウズの業務改善プラットフォーム、kintone(キントーン)は20,000社以上の導入実績があり、利用者の口コミが豊富です。
そこで今回は、kintone公式や各種口コミサイトの情報をもとに、kintoneの評判について実際の声を口コミのジャンルごとにご紹介！
「kintoneはプログラミング不要で導入が容易にできる」「カスタマイズ性が高く業務フローに合わせて構築できる」などの良い評判が多い一方、「一部のUIが使いにくい」「ドキュメントを改良してほしい」など改善の声もあります。
kintoneのメリット・デメリットを十分に理解し、自社の業務に合っているのかを検討する上での参考にしてみてください！
- kintoneの良いところと改善して欲しいところ
- kintoneの実際に導入して得られた効果
こんな人に向いている記事です- kintoneの導入を検討している社内担当者の方
目次
kintoneとは？特徴･できること
「kintone(キントーン)」とは、ノーコード(プログラミング不要)で業務用アプリを簡単に開発できるクラウドサービスです。
ドラッグ&ドロップだけで自社の業務に合ったアプリを作れるだけでなく、クラウド上で動作しているためいつどの端末から見ても最新の情報を確認できることが特徴です。
社内ツールとして用いられることが一般的で、以下のような機能があります。
- データの集計
- 情報共有
- 通知(アラート、リマインド)
- ワークフロー
- 権限設定(閲覧権限、編集権限、削除権限等)
- コミュニケーション
- 検索
- 他クラウドサービスとの連携
実現したいことに合わせて気軽にアプリを作成できる便利さから、累計30,000社以上と多くの企業で導入されています。
kintoneのアプリでは、以下のような情報を管理することが可能です。
- 顧客･案件管理
- 日報管理
- タスク管理
- 工程管理
- スケジュール管理
kintoneについては、こちらの記事で解説しています。さらに詳しく知りたい方はぜひご覧ください。
▼kintone(キントーン)とは？できること･できないことまとめ アプリの活用事例もご紹介！
kintoneの良い評判･メリット
まずはkintoneの良い評判から見てみましょう。
全体的に、操作のしやすさ、短時間で導入できる点、高い自由度のカスタマイズ性、機能の拡張性が高く評価されています。
全体的に操作が簡単
kintoneは視覚的に分かりやすいUI設計になっています。
そのため、非エンジニアやパソコン慣れしていないユーザーでも、操作指導やマニュアルがなくてもすぐに使用可能です。
プログラミングの知識がなくても、ドラッグ&ドロップによる直感的な操作で簡単にアプリやデータベースを作成できるといった評判もあります。
簡単に導入できるため、すぐに運用を開始できる
サービスの導入が容易
kintoneはクラウドサービスのため、アカウントの登録だけで導入が可能です。
大規模なシステム導入の際とは異なり、サーバー構築の必要はありません。
簡単にアプリを作成し、すぐに運用できる
前述した通り、kintoneはドラッグ&ドロップによる直感的な操作で簡単にアプリやデータベースを作成可能です。
誰でもノーコードでアプリを作ることができるため、専門のIT部門がいない、いるけれど動きがイマイチ、そんな場合でも現場主導で業務改善をスピード感をもって進めることができます。
データベース機能が豊富且つ優れている
kintoneでは、これまでエクセルで管理していたデータを直接取り込むことで、簡単にWebデータベースアプリを作成することが可能です。
データ管理をkintoneで行うメリットとしては、以下のような声が挙がっています。
変更履歴が記録され、業務の見直しへ活用できる
kintoneでは、データベース内の特定のデータについて、誰が何を編集したのか、編集前後の内容が記録・表示されます。
特定の時点の状態にデータを復元することも可能で、業務の見直しや内部統制に役立てることが可能です。
kintoneアプリ間の連携
kintoneでは、各アプリ(データベース)間で情報を連携させることが可能です。
例えば、顧客管理アプリに顧客の住所や電話番号と言った基本情報を登録しておき、そのデータを案件管理アプリから参照することができます。
顧客管理アプリから紐づけできるのは案件管理アプリだけではなく、日報やスケジュール等、一つのデータベースアプリからkintone内の全てのアプリで紐づけを行うことも可能です。
同一のデータベースを参照するので、入力の手間もなく、さらに間違いを防ぐことができます。
【顧客管理アプリ】
【案件管理アプリ】
「取得」を押すと、該当する顧客の住所や電話番号を自動で参照してくる
また、顧客管理アプリと案件管理アプリが紐づけされることで、顧客管理アプリ側にその顧客が関係する案件の一覧を表示しておくことも可能となっています。
一つのデータベースアプリ対複数のアプリという形で紐づけを行うことができるため、kintoneでは単純にエクセルを置き換えたアプリからしっかりリレーションが設計されたデータベースまで、幅広く利用することができるのです。
検索機能が優れている
kintoneでは、様々な条件でデータを検索･絞り込みすることが可能です。
削除しない限りは過去のデータも蓄積されていますので、例えば過去の案件を参照したいとき等に役立ちます。
複数の条件を指定して絞り込みができる他、絞り込んだ結果を任意の順番で並び替えることもできます。
情報をkintoneに集約することで自然とデータベースが構築され、整理や見直しが容易となるのです。
CSVデータを出力できる
エクセルやCSVで管理していたデータをkintoneに取り込めることは最初にお伝えしましたが、逆にkintoneからデータを出力することも可能です。
kintone外で利用したいデータだけに内容を絞って出力できるため、使いたい情報だけを取り出すことができます。
テンプレートが豊富なため、短時間で目的のアプリが作成できる
kintoneには多様な業種･業務に合わせたアプリテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートは無料で使うことができます。
売上情報、顧客情報、問い合わせ対応履歴、ToDo、報告書、文書ファイルなど、各業種･業務に必要なアプリが網羅されており、テンプレートを選択するだけですぐに使えるアプリが作成されるため、手間をかけることなく短時間で作成可能です。
一方で、テンプレートだけでは細かいニーズには対応できないこともあります。
そういった際には、自社の業務内容に近いテンプレートをドラッグ＆ドロップでカスタマイズして、業務にマッチするアプリを作成することが可能です。
情報共有におけるリアルタイム性が高く、スピードを求められる業務に役立つ
kintoneはクラウドベースのサービスのため、エクセルやインストール型のグループウェアと比べ、ファイルの変更や各社員の更新情報などがリアルタイムで反映されます。
社外にいても、自社のkintone環境にログインすればいつでも最新情報を確認することができるのです。
これまでは社内でサーバーにアクセスしなければ確認できなかった情報がどこからでも参照できる他、特定のデータに対してコメントを加えたりなど簡単に情報共有が行えます。
kintoneをチャットツールとして使うこともできるため、チーム単位でのコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
アプリの変更が簡単でカスタマイズ性に優れているため、導入失敗の恐れがない
最初にお伝えした通り、kintoneはプログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップでアプリのカスタマイズが可能という特徴があります。
そのため、自分たちでアプリを作成すれば、社内の利用者の声を反映して自由に機能を追加していくこともできます。
作成したらすぐに運用を開始でき、さらに修正も簡単に行えるため、作って→実際に使って→使いにくい部分は修正して……というサイクルを繰り返すことで自社に合ったアプリに成長していくのです。
特定の業務に特化した専門ツールを導入したが自社の業務にマッチせず、導入に失敗するケースも多々ありますが、kintoneそのものは汎用的に様々な業務に対応でき、使いにくい部分は自分たちで改善･改修を行うことができるため導入失敗に終わることはありません。
しかし、kintoneを使っているとどうしても使いにくい、痒い所に手が届かない、そんなこともあります。
そんな時には、サイボウズデベロッパーネットワークで公開されているサンプルJavaScriptや、後程ご紹介するプラグインを活用することで利便性を高めることができます。
公式のアップデートが積極的で、情報発信が豊富
kintoneは公式のアップデートがほぼ毎月行われており、ユーザーの声をもとに機能の追加や、仕様の改善などがスピーディーに行われています。
できないと思っていた部分も気が付いたらできるようになっていたり、買い切りのシステムとは違って同じ料金内でどんどんアップデートされていくのもクラウドサービスであるkinoneならではです。
また、アップデート内容や機能について公式ホームページで紹介したり、使い方や導入の検討についての動画やセミナーを開催するなど、積極的に情報発信を行っており、公式発信の情報を得ることができます。
サードパーティ製のプラグインや連携アプリが豊富であるため、時間とコストが削減できる
サードパーティ製のプラグインや外部連携アプリが充実しており、kintoneの標準機能にはない機能を追加できるプラグインや、連携ツールの使用が可能です。
無料で使えるプラグインが豊富に公開されている他、有料のプラグインも従来のシステム開発に比べるとかなり安価に機能を追加できるため、自社開発の時間とコストの削減ができます。
また、API連携で外部のサービスと連携させることも可能で、拡張性に優れたシステムと言えます。
機能面で優れている
kintoneは特定の業務に特化した専門ツールではなく、様々な業種･業務に対応できる汎用型のツールです。
そのため、どんな企業でも使えるように様々な機能が付いているのですが、今回は、その中でも特に評判の良い機能をご紹介します。
細かいアクセス権の設定が可能
アプリ(データベース)のアクセス権は、「アプリ」「データ」「項目」それぞれに対して設定可能です。
エクセルで例えると、ファイルそのもの、エクセル内の特定の条件に合致する行だけ、特定のセルだけ、それぞれに対して閲覧や編集の権限を設定することができます。
ユーザーごと個別に権限を設定することもできれば、部署単位や役職ごと等、場合によってかなり柔軟に権限を設定できるため、情報漏洩や編集ミスのリスクを回避することができます。
ワークフローが組める
稟議や経費の申請等、「上長の承認が必要」な業務は会社の中にたくさんあります。
kintoneでは、それらの業務もアプリの中で完結することが可能です。
kintoneプロセス管理機能を使ってワークフローをkintone化する方法についてはこちら！
▼ワークフローをkintone化！プロセス管理・申請承認業務をペーパーレス化した事例を紹介
単純な申請承認フローから、承認者が複数、条件によって承認ルートが分岐するようなものも設定できるので、もはや紙と印鑑で承認を回す必要はなくなります。
個別にアラートやリマインドの通知を出せる
データが登録されたタイミングや、特定の条件に合致したとき、さらにはデータ内の日付を元にリマインド等、柔軟に通知の設定を行うことができます。
スマートフォンアプリを使っていればチャットと同じような通知が届きますし、メールで通知を飛ばすことも可能です。
クラウドのレスポンスが高速
クラウドベースのサービスですが、変更の反映がリアルタイムで遅延が少なく、同じアプリ内の別データ(エクセルで言うと、同じファイル内の別の行)であれば同時に編集が可能です。
多言語対応
海外ユーザーに対し、設定画面を日本語、英語、中国語で表示できるほか、タイ語、マレー語、フィリピン語、インドネシア語、ベトナム語、韓国語などでのコメント入力に対応しています。
グラフがリアルタイム更新される
kintoneでは、アプリに登録された情報を元にリアルタイムでグラフを作成できます。
一度グラフ化する内容を定めて保存しておけば、以降は作り直さなくても自動で更新されていくので、いつでも最新情報を参照可能です。
アプリの内容をまとめてダッシュボード化できる
kintoneでは、各アプリで設定されたグラフや一覧をアプリ外で表示することが可能です。
チームに周知しておきたい情報や対応が必要なものなどを表示しておくことで、ダッシュボード的に利用することが可能です。
情報漏洩の恐れがない
kintoneにはゲストユーザーと呼ばれる社外の人へ一時的にアクセス権を与えることのできるユーザー権限があります。
ゲストユーザーは指定した範囲のみへのアクセスが可能なため、情報漏洩の恐れがありません。
また、IPアドレスや端末によるアクセス制限、認証アプリによる2要素認証など、不正アクセス、不正ログインの対策も万全でセキュリティが堅牢です。
低コストで利用できる
オンプレミスで業務システムを構築･運用をしようとすると、サーバー費用、システムメンテナンス費用、SEの人件費などが高額なランニングコストとしてかかってきます。
それに比べてkintoneはクラウドサービスのため1ユーザー単位でライセンスの追加ができ、社内SEも不要で構築・運用ができるため、圧倒的に低コストで済みます。
※最小ユーザー数は5ライセンスからとなっています
アプリの改修が簡単であるため、直ぐに運用を開始できる
kintoneはアプリの作成も修正も簡単に実施できるため、従来のシステム開発のような要件定義や仕様書は必要ありません。
ざっくりと機能を決めてアプリを作り、すぐに運用に移すことができます。
使いながら自分たちでアプリを改善できるので、システムの改修費を気にする必要もないのはメリットと言えます。
テレワークや外出時の利用に適している
テレワークが普及しつつある近年、クラウド型のサービスであるkintoneは最適のツールだと言えます。
データに加えた変更がすぐに反映されるため、複数人での編集が容易です。
外出先からでもアクセスが可能で、出張先でスマホから、モバイルアプリもしくはWebブラウザでデータの閲覧･操作が可能です。
kintoneに改善して欲しいところ･デメリット
kintoneは短いスパンでアップデートを繰り返しており、改善の要望は少ないようです。
しかし、Web上の口コミでは、一部のUIが使いづらいこと、機能性を追求すると素人には敷居が高くなること、更なるサポートの充実などが改善点として挙げられています。
一部のUIに難がある
ホーム画面は一つしかなく、レイアウトが殆ど変更できないため、アプリがどこにあるのか分かりづらいことがあります。
そのため、ホームをカスタマイズしたり、複数のホームを設定し選択できるようにして欲しいなどの要望があるようです。
特に中規模以上の企業では乱立する多数のアプリの整理がつかず、共通のポータルだけでは見づらいという口コミも見られました。
これについては、ホーム画面によく使うアプリへのリンクを設置したり、スペースと呼ばれる第二のホーム画面のようなものを活用することである程度軽減可能です。
複雑な構成や拡張性を求めると、素人にとって敷居が高い
kintoneは非エンジニアでも直感的にアプリを作成できるように作られています。
しかし、業務にマッチするように細かくカスタマイズするには、プログラミング経験がなければ難しいという声もあります。
また、簡単にアプリを作れるため、どんどんアプリが増えていき使われないものも出てくる企業さまもあるようです。
自社だけでは開発が難しい、そう感じたときには外部のkintone開発のプロに頼るのも一つの方法かもしれません。
▼kintoneアプリ開発は難しくない！自社開発と外注のメリット・デメリットを徹底比較
kintoneのサポートやヘルプページに難がある
Web上ではkintoneの公式のヘルプページやサポート体制に改善を求める声がいくつか挙がっていました。
公式サイトのヘルプページが見づらい
kintoneの機能については公式ホームページでヘルプページが公開されています。
しかし、公式サイトのヘルプページは見づらく、調べたい情報になかなかたどりつけないという声もあります。
Tipsやマニュアルを充実させて欲しい
kintoneは公式ホームページでTipsを公開しています。
しかし、Tipsの情報量は少なく不十分である、また、サービス連携の活用方法を示して欲しいなどの要望が挙がっています。
動画コンテンツだけでは検索性に乏しい
kintoneのヘルプページでは動画コンテンツが充実していますが、動画形式では必要な情報にたどり着くまでに時間がかかってしまい、活用が進まないという声もありました。
チャットサポートを充実させてほしい
kintoneのアプリの機能の実装でつまずくことがあり、簡単な問い合わせができるチャットサポートの導入が求められているようです。
ユーザビリティの改善
kintoneは直感的な操作を強みとしていますが、マニュアルなしでは操作が難しいと感じるユーザーも少なくないようです。
したがって、更なるユーザビリティの改善が求められています。
簡単に実現できる機能が不足している
業務内容が用意されているアプリテンプレートにマッチしない場合には、自分たちでカスタマイズが必要となります。
ドラッグ＆ドロップだけで修正できる内容には限りがあり、プラグインを使って簡単に機能追加できる部分もありますが、より細かく自社に合わせたカスタマイズをしようとするとJavaScriptの知識が必要となるためプログラミングの経験がないと難しいと感じることもあるようです。
機能面で利用に支障がある
公式の機能で使いづらいものがある
公式機能の一部が、使いづらいという意見もあります。
例えば、公式のカレンダー表示より、サードパーティ製のカレンダープラグインを活用したほうが使いやすかったり、外部の個人の予定表とkintone内のカレンダーを簡単に連携させることが難しかったり等、もう少し柔軟性を持たせてほしいという声が挙がっています。
※Googleカレンダー等、よく利用されているカレンダーアプリとkintoneを連携させること自体は可能です
フィールド数・データ数の制限がある
kintoneでは１つのアプリにつきデータを入力するフィールドは500個まで、グラフは1000件までといったように制限があるため、ひとつのアプリに情報を集約しようとするあまり制限に達してしまうことがあります。
メリットのところでお伝えした通り、kintoneは複数のアプリを関連付けたデータベースとして活用することができますので、できれば一つ一つのアプリは項目数の少ないシンプルなつくりにして、相互に紐づけを行うのが良いでしょう。
社内環境で検証ができない
複雑な処理を実現するためのカスタマイズを実施する際、出来れば実際に運用しているアプリではなくテスト用の検証環境で試したい……
と思っても社内環境の仮想はできないため、実アプリにぶっつけ本番で実装するしかないのは何とかしてほしいという声もあるようです。
kintoneでは既存アプリをコピーして新しいアプリを作ることができますので、開発用の検証スペースを作成し、そこに検証用のアプリを構築して試すのが現実的ではないでしょうか。
kintoneの導入で得られた効果
ここまでkintoneに対する良い評価、悪い評価をご紹介しましたが、口コミの中には実際にkintoneを導入したことで得られた効果に言及したものも多くありました。
kintoneの導入により情報の一元化やデータの自動連携ができるようになったことで、集計や分析が楽になったり、分析結果を業務改善に役立てたりなどの効果が得られているようですので、今回はその一部をご紹介します。
社内情報の集計が容易になった
- アンケートを実施する際に、入力フォームをもつアプリを作成することで集計が容易になった。
社内はもちろん、外部に対してもゲストユーザーアカウントを使うことで個別に回答ファイルを送って回収する、集計する工数が削減できた。
各データにアクセス権を設定できるので、他者の回答も見えないようにできるのが便利。 - kintoneに登録された情報から自動でグラフ表示ができるので、視覚的に状況や金額を確認できるようになった。
情報の一元管理が実現でき、情報活用に役立っている
- 各々で管理していたタスクの進捗状況をkintoneで共有することで一元管理でき、全容の把握やスケジューリングが容易になった。
- チーム内で課題や残タスクを日報として残したり、スケジュールを共有することで互いの仕事の状況が分かり、滞りなく業務を進めることができた。
業務フローが簡潔になった
- アプリ化する過程で業務に必要な情報や流れが整理され、見積りから請求まで煩雑だった業務が簡潔になり、状況が把握しやすくなった。
- ワークフロー(プロセス管理)機能を使うことで承認フローが電子化され、さらに顧客への納品書注文書の発行をkintone内で行うことで不要なメールの送受信が無くなり、メールを保存しておく必要がなくなった。
- 同一アプリ内でも上司や担当者など各自で編集が必要な部分のみへのアクセス権を与えることで誤入力を防止し、チェック作業を効率化できた。
ビジネスの変化に対応できるようになった
- kintoneは簡単にアプリの仕様を編集できるので、ビジネスの変化に合わせて刻々と変わってゆく現場のニーズに柔軟に対応できる。
ペーパーレスへ移行できた
- 報告書や契約書、資料の作成や連絡文書の回覧、承認をkintone内で実施することで業務をペーパーレス化できた。
- ペーパーレス化することで紙の資料の整理が必要なくなり、kintoneのアプリで管理できるようになった。
過去のデータの検索が容易になった
- 過去の案件を検索し、内容を確認することができる。
- 前任者のコミュニケーションの履歴を参考にすることもできる。
- 過去の販売実績をすぐ参照できるため見積もりの回答が早くなり、顧客満足度が向上して受注率も上がった。
エクセルから脱却し、業務の効率化が実現した
- 営業担当者ごとにエクセルで管理していた案件データをkintoneで集約して管理できるようになり、会社全体で案件状況を把握できるようになった。
- 案件の共有のための会議が不要になり、会議時間が週5時間から1時間になった。
- タスク・工程管理にkintoneを活用することで業務を効率化できた。
kintoneの導入に失敗しないためのポイント
kintoneは便利なツールですが、導入に失敗してしまう企業も少なくありません。
要因はさまざまですが、よくあるものとして「構築が難しく断念した」「現場の声を聞かずに導入した結果、アプリを作ったはいいものの使ってもらえなかった」といったことが挙げられます。
経営層がDX化を図るためにITツールを導入しようと考えても、実際にそれを使うのは現場です。
現場の意見を取り入れたアプリになっていないと、かえって業務効率が落ちたり、結局使われなくなってしまったりします。
また、kintoneは簡単なシステムであればノーコードで構築できますが、複雑な機能を実装する場合はプログラミングやシステム開発の知識が必要です。
そのため、初心者が複雑なシステムを構築するのは難しい場合があります。
kintoneの導入で失敗しないためには、以下のポイントを意識しましょう。
- 現場と管理者双方の意見を取り入れる
- 最初はなるべくシンプルなアプリにする
- 導入の目的を明確にして、現場にも周知する
- システムの構築が難しい場合は、外部のサポートも検討する
管理者と現場の認識をすり合わせておくことで、kintoneの導入をスムーズに行うことができます。
複雑なシステムを構築する場合は、専門家にサポートを依頼するのがよいでしょう。
kintoneの導入で失敗しないためのポイントは、こちらの記事で詳しく解説しています。
導入後に失敗しないためにも、導入を検討しているご担当者様はぜひご覧ください。
▼kintoneの導入に失敗する原因は？導入成功事例から失敗しないポイントを解説
kintoneのアプリ作成や改修は自社でも可能だが、伴走支援でより便利に！
kintoneはカスタマイズ性・拡張性の高さがメリットとして挙げられますが、複雑なアプリの構築や機能拡張は素人には難しいというデメリットがあります。
更に公式のドキュメントは見づらいという声も多いため、自社でのカスタマイズが難しそうだと感じたときにはkintone構築のプロに頼るのも一つの方法です。
自由度が高いkintoneだからありうるデメリット その解消に専門業者が役立つ
kintoneはカスタマイズや機能拡張の自由度が高いので、素人による運用では未熟な設計でデータベースを構築してしまい破綻してしまうリスクが考えられます。
データベースとして活用したいならどのようなデータの持ち方をするべきなのか？実現したいことに近づくためにぴったりなプラグインは何なのか？kintone開発のプロであれば、そういった懸念点を解決することができます。
kintoneを自社の業務の中心にしていきたいのであれば、長い目でみて問題が発生しないよう、初期のアプリ作成段階で知識を持った専門業者へ依頼することが望ましいと言えます。
プロに頼むときには、「ただ言われたものを作る」だけのSIerではなく、是非「どのように業務を整理してアプリ化すれば業務効率が上がるのか」を一緒に考えるところから支援してくれる伴走型の支援者に依頼することをおすすめします！
コムデックではkintone伴走支援を行っておりますので、お気軽にご相談ください。
