kintoneでルーチンタスクを自動作成して対応漏れや属人化を防止｜製造業 八州製作株式会社さまの開発事例

総務や経理をはじめとする管理部門には、月次･年次などで繰り返し対応するタスクが多数存在します。
タスク管理が担当者任せになってしまい、そもそも何を実施しなければならないかがブラックボックス化、さらには遅延や対応漏れに気づきにくい状態に陥っている企業さまも多いのではないでしょうか。

このような状態では対応漏れを繰り返しやすく、担当者の急な休みや退職によって混乱するリスクも高くなってしまいます。
そんなときにkintoneを使ってタスクを自動で作成･通知する仕組みを構築すれば、対応漏れや業務の属人化を防止できます。

本記事では、ルーチンタスクの自動作成･自動通知を実現した八州製作株式会社さまの事例を紹介します。

繰り返し発生する定期タスクを見える化し、抜け漏れを防ぎたい！

八州製作株式会社さまは岐阜県羽島市に本社を構え、自動車部品などの製造に必要なアルミダイカスト金型を製造する企業さまです。
設計から製作、メンテナンスまで一貫して対応できる体制を強みとして、ものづくりの現場を支えていらっしゃいます。

八州製作株式会社さまでは、以前からkintone(キントーン)を活用していて、これまでに原価管理や人事評価など、さまざまな業務の効率化を実現されてきました。
過去の開発事例についてはこちらの記事でも詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

▼製造業でkintone活用！krewDataのリアルタイム実行で原価管理を最新化｜製造業 八州製作株式会社さまのアプリ開発事例

▼ エクセルの人事評価シートをkintone化！評価制度をkintoneで運用するメリットとは？｜製造業 八州製作株式会社さまのアプリ開発事例

そんな八州製作株式会社さまの総務経理にも、月次や年次で繰り返し対応するルーチンタスクがあります。
タスクは数が多く専門性も高いため、業務が属人化したり、抜け漏れが発生してしまったりすることが課題となっていました。

そこでこの状況を改善したいと考えた八州製作株式会社さま。
総務経理が抱えるタスクを見える化して、担当者の頭の中だけで管理する状態から脱却したいと考えました。

そのためには、毎月のタスクリストを自動作成して「ここを見れば、何を･いつまでにやるべきか分かる」という状態にしなければなりません。
また、遅延しているタスクはいち早く把握できるようにして、仮に担当者が急に長期間休むことになっても、会社が回るような体制を整えておくことが理想です。

以上を踏まえて八州製作株式会社さまは、日頃から使っているkintoneとLINE WORKS(ラインワークス)を連携して、ルーチンタスクを自動で作成･通知できる仕組みを構築することにしました。

kintoneを使ったルーチンタスクの管理については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

▼総務だってkintoneアプリ作れます！一覧レコード集計/コピープラグイン活用で毎月タスク管理

kintoneからLINE WORKSに自動通知できる「kintone for LINE WORKS」

kintoneとLINE WORKSを連携するときに役に立つのが、コムデックが提供する「kintone for LINE WORKS」という連携サービスです。

このサービスには「通知機能」と「チャット登録機能」という2つの機能があります。
このうち「通知機能」を使うと、kintoneの通知を、件名や本文を自由にカスタマイズしてLINE WORKSのチャットに連携することが可能になります。

LINE WORKSのアカウントは、個人でもグループでも通知できます。
kintoneアカウントを持たない人でも、LINE WORKSのアカウントさえあれば受け取れるのがメリットです。

また、「毎日」や「指定した時刻(1時間刻み)」でリマインダー通知もできるため、対応漏れを防ぐのにも役立ちます。
kintone for LINE WORKSの設定方法や活用例については、こちらの記事もあわせてご覧ください。

▼kintone for LINE WORKSの通知機能を使って業務を効率化！通知設定の手順と活用例を紹介

「kintone for LINE WORKS」のサービスページはこちら

ルーチンタスクを自動作成し、遅延を通知できる仕組みを構築

ここからは、八州製作株式会社さま実際に設定した、ルーチンタスクのリストを自動作成して遅延を通知する仕組みの構築方法について解説します。

kintoneで「ルーチンタスクマスタアプリ」を作成

はじめに、kintoneで「ルーチンタスクマスタアプリ」を作成して、月次･年次のタスクを登録します。

具体的に管理する項目は、作業種別(月･年など)、分類(経理･人事など)、利用ツール、実施項目、担当者、納期、実施月などです。

アプリにタスクを登録する際は、あらかじめエクセルで一覧表を作成しておき、それをkintoneに一括取込することで効率化を図りました。
また、ルーチンタスクの中には「今月発生するかは未定」のタスク（例：標準報酬月額の随時改定）もあります。それらのタスクも抜け漏れを防ぐため、「月末日付」で登録しておき、今月実施する必要があるか無いかは確認して、実施しない月は作業状況を「手続き不要で完了」とする運用にしました。

krewDataで翌月のタスクを自動登録

続いて、翌月に対応すべきタスクだけを抽出してリスト化する仕組みを構築していきます。
先ほど作成した「ルーチンタスクマスタ」から、翌月分だけを別のアプリに切り分けたいところですが、kintoneの標準機能ではアプリをまたぐデータの自動登録ができません。

そこで今回は、「krewData(クルーデータ)」というプラグインを使って、この仕組みを実装していきます。
krewDataは、複数アプリにまたがるデータを自動で集計･加工できるプラグインです。

プログラミングの知識が無くてもパズル感覚で集計フローを設定できます。
今回は、翌月実施すべきタスクを抽出し、自動的に「総務タスク管理アプリ」へとレコード登録するよう設定しました。

kintone for LINE WORKSで通知を設定

最後に、LINE WORKSへの通知連携を設定していきました。
今回のようなケースでは、仮に毎月のタスクを全て関係者に通知した場合、通知が多すぎて見なくなってしまう可能性が高くなります。

そのため、今月のタスクリストの中から、期限が迫っているもの･期限を過ぎているものだけを抽出して通知することにしました。

八州製作株式会社さまでは、「期限の5日前/翌日/１週間後に、作業状況が未着手/作業中のもの」という条件で自動通知するよう設定しました。
通知文もカスタマイズできるので、定型の文章に担当者名、タスク名、納期など、kintoneの情報を盛り込むように設定しています。

kintoneでルーチンタスクを自動作成･通知するメリットとは

今回のアプリ開発では、タスクの生成対象を「当月分」にするか「翌月分」にするか、また、翌月のタスクをどのタイミングで生成するか、といった点が論点になりました。
どちらが正解ということはありませんが、八州製作株式会社さまの業務フローを考慮した結果、生成対象は翌月分、生成のタイミングは月の半ば～月末頃に手動でkrewDataの実行ボタンを押してタスク作成、としました。

この「タスク作成のためにkrewDataを実行する」というタスクもルーチンタスクマスタに入れておけば、翌月のタスク作成が漏れることはありません。
マニュアルのところにkrewDataのURLを入れておけば、担当者が変わっても同じ仕組みで運用していくことができるでしょう。

また、全てのタスクを通知すると件数が多すぎて見なくなってしまうため、条件を絞って運用負荷を下げたこともポイントです。

通知文にはkintoneレコードのURLも載せているため、詳細情報にすぐアクセスできることもメリットです。

強いてデメリットを挙げるとすれば、最初だけタスクの洗い出しやマスタ整備が必要になります。
通知先や通知条件についても、慎重に検討しないと通知が増えすぎる恐れがあります。

このように、多少の手間や注意点はあるものの、組織全体で長期的な目で見れば、タスクを自動作成･自動通知できるメリットは大きいと考えられます。

kintoneとLINE WORKSを連携してタスク管理を効率化しよう！

八州製作株式会社さまは、kintoneでルーチンタスクを自動作成してLINE WORKSに通知連携することで、タスクの対応漏れや属人化を防ぐ仕組みを実現されました。
今後はグループLINEへの通知や、週単位でのタスク管理なども追加していきたいそうです。

また、勤怠システム「KING OF TIME(キングオブタイム)」 をはじめ、kintoneと他のシステムとのAPI連携も検討されているとのことでした。

コムデックでは、kintoneとLINE WORKSを連携できる「kintone for LINE WORKS」を提供しております。
企業さまの実務に合わせた設定や運用をご提案できますので、お気軽にご相談ください。

「kintone for LINE WORKS」のサービスページはこちら