kintoneで案件管理から請求管理まで一元化！サブスク請求自動化を実現｜タッチパネル輸入販売業 ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例　

請求書を手動で作成している企業さまでは、案件や契約に紐づく請求管理が煩雑になりがちです。
特に「保守料等の定額の請求が毎月ある」「サブスクリプション型の請求がある」といった企業さまは、請求管理に課題をお持ちなことが多いのではないでしょうか？

毎月一定額の請求を抜けもれなく行うだけでも大変なのに、そこに「初月は日割計算」「利用開始または解約時のタイミングによって無料になる料金項目がある」など、独自のルールやお客様個別の対応が発生することも少なくありません。

これらの請求をエクセルや複数のシステムを用いて行おうとすると、都度手間や時間がかかってしまう上に抜け漏れの恐れもあります。
そんな時、kintoneを使えば案件管理から請求管理までスムーズに効率化可能です。

今回の記事では、kintoneでレンタル品の案件管理から集計、請求までを一元化したタッチパネル輸入業 ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例を紹介します！

条件ごとで異なる案件･請求の集計が大変…自動化で手間をなくしたい！

ナイスモバイル株式会社さまは、長野県に本社、全国に拠点を展開しているタッチパネル輸入販売業の企業さまです。
主にビジネス向けタッチパネル関連製品の導入プロデュースを手掛け、ITによる働き方改革･DX支援を行っておられます。

そんなナイスモバイル株式会社さまでは数年前にkintone(キントーン)を導入され、案件管理やそれに紐づく在庫管理をkintone化したり、見積もりもkintoneで作成したりなど、積極的に改善業務に取り組まれています。

見積書のkintone化で工数削減を実現した事例はこちらの記事でご紹介しています！
▼kintoneで見積書作成･テンプレート化で大幅に工数削減｜タッチパネル輸入販売業 ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例

ナイスモバイル株式会社さまでは、イベントや仮説事務所に対して、購入ではなく一定期間でタッチパネル関連機器をレンタルする事業も展開しています。
このレンタル契約の案件管理もkintone化したナイスモバイル株式会社さまですが、レンタル案件のデータは請求管理とは紐づいておらず、毎月レンタル品の月額利用料を手動で計上する必要がありました。

製品販売の時には請求は一度ですが、レンタルの場合にはレンタル期間中定期的に請求が発生します。
「開始月は無料」「終了月は15日までは無料」などの細かなルールに基づいて集計しなければいけないため自動化できず、毎月kintoneから出力したデータを見ながら経理が集計し、請求書を作成するという手間がかかっていました。

ナイスモバイル株式会社さまのレンタル品請求管理の課題

• 「開始月は無料」「終了月は15日までは無料」などの細かなルールに基づいて集計が必要
• レンタル期間や条件を確認し、手動で請求書を作成
• 抜け漏れや金額ミスの可能性がある

これらの課題を解決するため、kintoneを活用してレンタル品の案件管理から請求管理までを一元化し、請求書作成を自動化できないかと考えたのです。

アプリを整備してサブスク案件を管理！請求ルールを整理すればリマインドも可能に

kintoneで案件管理から請求管理までを一元化し集計を自動化するために必要となるのは、お客様情報やレンタル契約の期間、請求の条件等を記録するアプリです。

ナイスモバイル株式会社さまでは、元々「サブスク案件管理アプリ」作成しており、販売店名(顧客名)･契約開始日･契約終了日･月額基本料金･請求ルールの管理をしていました。

返却予定日も同じアプリ内で管理しており、「返却予定日3日前にリマインダー通知」を設定して返却漏れを防止する等、案件そのものの管理は十分対応できる状態になっています。

しかし、前述の通りこの段階ではサブスク案件管理アプリに紐づく請求の自動集計ができておらず、毎月販売店ごとで合計いくらを請求するのか別途集計が必要な状態でした。
というのも、ナイスモバイル株式会社さまでは「契約初月は無料」「契約終了日15日までの返却は終了月無料」といった「単純に契約期間に毎月一定額の請求を上げれば良い」仕組みではなかったためです。

請求集計はkrewDataで対応！請求ルールやパターン分けも設定可能！

ナイスモバイル株式会社さまのように請求ルールやパターンがある場合は、条件ごとで異なる請求処理が必要になります。

そこで、今回はkrewData(クルーデ―タ)を活用して条件に合わせた請求処理を自動で行えるようなフローを構築することになりました。

krewDataとは、「複数アプリ間での数値集計」を自動化できるkintoneのプラグインで、今回のような「条件に合わせた請求集計を自動化」する処理に加えて、「一定の条件でタスクを自動作成する」といった処理が可能です。
単に「AアプリとBアプリの数値合計を集計する」だけでなく条件を細かく設定できるため、請求管理が容易になります。

請求のルールやパターン分けをkrewDataに落とし込むためには、それぞれの条件をきちんと定義する必要があります。
そこで今回は、図式化して条件を整理したことで解決しました。

「どの条件は料金がかからないのか」を図解で整理することで、正確に請求パターンを設定できます。
ここまでで、請求管理までの一元化を実現しました。

このルール分岐に基づき、実際に構築したkrewDataの請求集計フローがこちらです。

レンタル品の請求はステータスや開始月、終了月に応じて計算方法が異なるため、それぞれの条件に合致するレコードを抽出し、条件ごとに分岐させて請求額を計算しています。

その結果、月別販売店別の請求データを自動で作成できるようになりました。

顧客ごとの合計金額がわかることはもちろん「どのような内訳になっているか」といった明細もテーブルになっているため、ひと目で確認できます。
例えば「3月は初月だから0円でOK」といった確認も速やかに実施可能です。

kintoneで案件管理･請求管理を一元管理＆集計を自動化するメリットとは？

kintoneで案件管理･請求管理を一元化、また集計を自動化する最大のメリットは、請求データの作成に必要な工数が削減されることです。

kintoneで情報を一括管理すれば無駄な作業がなくなり、結果的にコスト削減にもつながります。
案件情報も一緒にチェックできるため、明細確認もスムーズに行えるようになります。
また、請求対象の情報が自動的に集約されるため、請求の抜け漏れを未然に防ぐことができるのもメリットの一つです。

条件に合わせてkrewDataの集計フローを設定しているため、「初月無料」等の請求ルールが変わった場合にはkrewDataのメンテナンスが必要となりますが、kintoneの登録情報･設定を最新の状態に保っておけば、ミスや手間がなく、案件管理から請求管理まで一元管理でき、業務効率化を実現できます。

kintoneによる案件管理･請求管理で業務効率化を実現しよう！

kintoneを活用すれば、案件管理から請求管理までを一元化できます。
ひと目で各情報をチェックできるだけでなく、集計の自動化まで実現可能です。
ナイスモバイル株式会社さまでは今後もkintoneを活用し、集計だけでなく請求書の出力まで一気通貫で実施できるような仕組み構築を検討しています。

請求書を手作業で作成していると、手間や時間がかかるだけでなく請求漏れのリスクも生じます。
毎月の請求額集計を手動で行っており、特に毎月一定額のサブスクリプション型の請求がある企業さまは、ぜひkintoneの導入を検討してみてください！