kintoneで案件管理を効率化！サンプルアプリや導入事例を紹介
みなさんの職場では、案件管理をどのようにされているでしょうか。
すでにkintoneを導入しているという方も、便利なアプリや機能を追加することで、業務効率化をさらに加速させられるかもしれません。
そこで本記事では、案件管理におすすめのサンプルアプリや便利な機能、企業さまの活用事例などを紹介します。
無料ですぐに実践できるものがたくさんありますので、ぜひご覧ください。
この記事でわかること
- kintoneで案件管理をするメリット
- 案件管理におすすめのサンプルアプリ･便利な機能
- kintoneを使った案件管理の事例
こんな人におすすめの記事です
- エクセルやスプレッドシートを使った案件管理に限界を感じている方
- 案件管理や情報共有の効率化を図りたい方
目次
kintoneで案件管理を行うメリット
kintone(キントーン)で案件管理を行うと、次の4つのメリットがあります。
自社の業務にフィットするアプリを作れる
既製品の案件管理システムでは使用できる項目や機能に限りがあるため、自社の業務フローに合わないことがあります。
一方、kintoneはノーコードで自由に開発できるため、実務に即したアプリを構築できるのがメリットです。
例えば、製造業で図面や仕様書を一緒に保存したり、サービス業で対応履歴の管理項目を充実させたりできます。
導入後も簡単に項目や機能を追加できるため、事業の成長に合わせてブラッシュアップしながら使えるのが特徴です。
リアルタイムで情報共有できる
紙やエクセルで案件管理をする場合は、会議のために資料を作成したり、その都度メールやチャットで送信したりする作業が必要です。
しかし、kintoneはクラウドサービスなので、アプリにさえ登録しておけば、必要なときに･必要な人が最新情報にアクセスできます。
これにより、「担当者に聞かないと分からない」「同じ情報を何度も入力しなければならない」といった問題を解決でき、経営判断も迅速にできるようになります。
集計･分析の手間を省ける
エクセルで案件管理をしている企業さまでは、複数のシートを切り貼りしたり、関数を使ったりしながら集計される方も多いかと思います。
手作業による集計は、時間がかかるうえミスも起きやすいのが難点です。
そんな時にkintoneを使えば、あらゆるデータの集計を自動化でき、表やグラフでわかりやすく可視化できます。
分析についても、対象期間や担当者などを選択すれば瞬時に知りたいデータが得られるため、大幅な業務効率化につながります。
他のシステムと連携できる
kintoneは単体でも十分に機能しますが、プラグインや連携サービスが豊富なことも魅力の1つです。
kintoneと基幹システムを連携して入力の二度手間をなくしたり、チャットツールと連携して自動で通知したりすることもできます。
最近はkintoneと連携できるAIツールもたくさん登場しているため、これらを活用することで、より高度な案件管理が可能になっています。
案件管理におすすめのkintoneアプリ
ここからは、案件管理におすすめのkintoneアプリを3つ紹介します。
いずれもサンプルアプリとして無料で提供されており、ダウンロードするだけですぐに使えるものです。
サンプルアプリについては、こちらの記事でも詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。
▼kintoneのサンプルアプリとは？アプリストアの利用方法やおすすめアプリを紹介
案件管理
案件管理は、顧客情報や案件情報、活動履歴などを1画面で管理できるアプリです。
売上金額を月別や担当者別でグラフ化できるため、集計や資料作成の手間を大幅に削減できます。
kintone公式HPより
顧客リスト
顧客リストは、お客さまの会社名や担当者名、連絡先などの情報を管理できるアプリです。
案件管理や見積管理と紐づけることで案件一覧や見積一覧などを1画面で確認でき、キーワード検索や条件による絞り込み機能もあるため、知りたい情報を瞬時に確認できます。
また、エクセルからの一括取込も可能なため、今あるデータをそのまま活用できるのもメリットです。
kintone公式HPより
営業支援パック
営業支援パックは、案件管理、顧客管理、活動履歴の3つのアプリがセットになったパッケージです。
それぞれのアプリ間で連携できるよう設定されているため、適用してすぐに使えます。
もちろん、新しく項目を付け加えたり、グラフ機能や通知機能を使ったりして、より便利にカスタマイズすることも可能です。
kintone公式HPより
案件管理で役立つkintoneの便利な機能
ここからは、案件管理で役立つkintoneの便利な機能を紹介します。
プラグインを使わなくても標準機能で設定できますので、ぜひ参考にしてください。
通知･リマインダー
通知機能は、レコードの追加･編集などのあらかじめ設定した条件に応じて、通知を受け取れる機能です。
例えば「新規案件が登録されたとき」「100万円以上の案件を受注したとき」といった設定ができます。
また、リマインダーはアプリで日時を指定している項目に対して、特定のタイミングで通知できる機能です。
具体的には「納期の3日前」「契約日から7日後」といった設定をすることで、対応漏れを防げます。
アクセス権
アクセス権は、kintoneの閲覧や編集を制限できる機能で、社員名簿アプリや顧客管理アプリなどで良く使われます。
アプリ、レコード、フィールドという単位でアクセス権を設定できるため、個人情報や機密情報を扱う際の安全性を高められます。
プロセス管理(ワークフロー)
プロセス管理は、承認経路や業務プロセスを設定できる機能です。
この機能を使うと、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするための仕組みを作れます。
例えば案件管理なら、新規受付後の見積申請の部分等、社内メンバーで申請承認が必要なところで活用可能です。
承認だけでなく、社内回覧的な運用もできるため、情報共有にも活用できます。
プロセス管理についてはこちらの記事でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
▼kintoneのプロセス管理でワークフローを設定する方法とは？条件分岐･通知機能など詳しく解説
コメント
コメント機能は、kintoneレコードに対してコメントやメモを書き込める機能です。
例えば「この件どうなってる？」「こうしてみたらどう？」といったコメントを、メールやチャットで送った場合は、やりとりが当事者にしか分かりません。
そんな時にkintoneのコメント機能を使うと、細かい情報も蓄積できるため、後から見た人も「こういう経緯で進んだのだな」「〇〇さんがアドバイスしたのだな」と把握できるのがメリットです。
kintoneを使った案件管理の事例
ここからは、実際にkintoneを使って案件管理をされている企業さまの事例を2つ紹介します。
案件管理を一元化して売上予測の精度を向上
株式会社いとうさまは、三重県伊勢市で住宅のリフォームや建材の販売などを手掛ける企業さまです。
以前は、案件管理をエクセルで行っていましたが、この方法ではリアルタイムで全体像を把握できず、会議のたびに資料作成の時間がかかることが課題となっていました。
この状況を改善するためにkintoneを導入した株式会社いとうさまでは、情報をkintoneアプリに集約したうえで、販売管理システムとも連携することで、見積を作成すれば自動で案件登録ができる仕組みを構築。
その結果、資料作成の手間が減り、対応漏れの防止や売上予測の精度向上など、多くの効果を実感されています。
▼工数削減に大きく貢献！kintoneで案件管理がシンプルに｜建築材料の卸売業株式会社いとうさまのアプリ開発事例
ダッシュボードで最新情報を直感的に把握
株式会社ステッチさまは、群馬県前橋市の企画デザイン会社さまです。
商業施設の設計･施工からWEBサイトの制作まで、幅広い事業を手掛けていらっしゃるため、常に多くの案件管理や工数管理をしなければならず、管理に苦労されていました。
そこで株式会社ステッチさまは、kintoneを導入して情報を一元化したうえで、プラグインを使って集計や分析も自動化されました。
このときに使ったプラグインは、複数アプリのデータを集計できる「krewData(クルーデータ)」と、大量のデータを1画面でダッシュボード化できる「krewDashboard(クルーダッシュボード)」です。
これにより、集計作業の手間を大幅に削減し、全体の進捗状況もリアルタイムで把握できるようになりました。
社内のリソースを適切に振り分けたり、トラブルをいち早く察知したりするのにも役立っています。
▼kintoneで案件管理や工数管理をダッシュボード化｜企画デザイン制作業 株式会社ステッチさまのアプリ開発事例
kintoneを使った案件管理のことならコムデックにご相談ください
kintoneで案件管理をする際は、自社の業務に合う項目や機能を使って、いかにカスタマイズするかがポイントになります。
単に情報を入力するだけでなく、集計を自動化したり、コミュニケーションツールとして運用したりもできるため、それらを活用してさらなる業務効率化を目指しましょう。
コムデックでは、お客さまのお悩みをお聞きして、その場でkintoneアプリを構築する対面開発も行っております。
社内にITに詳しい人がいないという方も、親切･丁寧にご説明しますので、お気軽にお問い合わせください。
コムデックでは業種にあわせた業務効率化の
支援を行っております！
お問い合わせはこちら
