DXやkintoneの伴走支援について、皆で考える研究所。

生田社長が語った「中小企業に必要なIT活用2023」大公開!いい会社づくりのためにできることとは

IT活用戦略セミナー2023 IT活用で目指す「いい会社」とは?

200名以上にご参加いただき、大盛況となった2023年のIT活用戦略セミナー
伊勢神宮の目の前にある神宮会館にて開催した本年は、年に一度、全国にいらっしゃるお客様と直接顔を合わせる貴重な機会として「令和のお伊勢参り」をコンセプトに様々な企画をご用意しました。

IT活用戦略セミナー全体については、こちらの記事でご紹介しています!
▼IT活用戦略セミナー2023 サイボウズ株式会社青野社長登壇!リスキーリングで社内にデジタル活用人材を増やそう

今回の記事では、「明日からの活力を得ていただきたい」という思いでコムデックの生田社長がお伝えした「皆様にも是非チャレンジしていただきたいコムデックの取り組み」や「成長している会社のkintone活用」について大公開します!

コムデックの直近の取り組み

サイボウズ株式会社青野社長、眼から鱗合同会社長島代表に続いて、コムデックの生田社長がお伝えした内容は「いま中小企業に必要なIT活用」。
実はタイトルは数年前から変えていません。
なぜなら、コムデックがお伝えしたいこと、取り組みたいことの軸は変わらないからです。

もちろん内容は毎年アップデートしており、今年は 冒頭で「コムデックが最近力を入れていること」をご紹介しました。
皆様のIT活用の参考になる要素がたっぷりとなっておりますので、是非ご覧ください!

中小企業に必要なIT活用2023

コムデックの働き方

コムデックには、本社に出社して勤務するスタッフと、自宅からリモートで勤務するスタッフ、それら両方を組み合わせて勤務するスタッフがいます。
また、最近では外部のリソースも大いに活用し、業務委託で社内の様々な業務を社外の方と協力しながら進めています。

「外注」「業務委託」と言うと作業的な部分のアウトソースを思い浮かべるかもしれませんが、それだけではありません。
中間管理職的な役割や、WEBマーケティング全体のディレクション等、外部の有識者と積極的にコラボレーションしているのが特徴です。

このように、コムデックでは様々な働き方があるため、連絡手段は全てオンライン
チャットやオンライン会議で会社にとって重要な意思決定がなされていきます。
全てのやりとりがzoomのアーカイブやチャット上の文面として残っていることで、それらの意思決定・判断軸がチームの資産となるのです。

逆に、個人間のチャットや口頭でやり取りした内容チームの資産 になりません
そこで最近、コムデックでは「個人間のチャット禁止!(必ず複数人が参加しているグループチャットでやりとりすること)」がルールになりました。

WEBマーケティングの強化

2019年ごろまでのお問い合わせは、大半が電話や紹介によるものでしたが、現在はWEB経由へ大きくシフトしています。
それは、DXやkintone(キントーン)伴走支援事例・クラウドツール活用のノウハウなどを公開しているこの「コムデックラボ」、そして中小企業の業務改善で培ってきたノウハウを紹介するYouTubeチャンネルの「kintone芸人」等、じっくりと強化してきたこれらのコンテンツお問い合わせの入り口になっているためです。

特にYouTube経由で声をかけていただくケースでは、コムデックが得意なこと、持っているノウハウをすでに知ってくださった上で「コムデックにお願いしたい」という指名制の問い合わせが多く、受注に繋がりやすいことが特徴です。
コムデックラボも2021年の6月には月間4万PVでしたが、今では月間12万PVに届くほど多くの方にご覧いただけるメディアへと成長しています。

WEBコンテンツを活用する場合には、検索ボリュームを把握することが重要です。
検索ボリュームがわかると「世の中が何に興味をもっているのか」をしっかり押さえることができ、何に需要があるのかを捉えた上で展開してくコンテンツを判断することができます。

以下の図は、「DX」と「働き方改革」の検索ボリュームの推移です。
このグラフを見ると、2019年時点では「働き方改革」をキーワードにしたコンテンツを作るとより検索に引っかかりやすく、多くの方の目に触れる機会がありそうですが、今なら「DX」でコンテンツを作ったほうが良いことがわかります。

中小企業に必要なIT活用2023

営業の仕組み化

近年、コムデックではお客様の所在地が三重県中心から全国へ広がり、お問い合わせも増えてきていることから、営業の仕組化にも着手しました。

営業という「人が聞き、人が判断して対応する」部分が大きかった業務にマーケティングオートメーションを導入
お客様の検索キーワードやダウンロード資料から、興味の方向やレベル感を計って見える化し、それに合わせた情報発信を自動でおこなう仕組みを構築しました。

これにより、営業のスタッフはお客様の信用を得ること、心をつかむことにリソースを割くことができます
お客様の興味やレベル感がわかるためやるべきことがはっきりし、効果的な動き方が可能になるのです。

MAツールの導入については、こちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼HubSpot(ハブスポット)でできることとは?実施すべき初期設定を導入事例から紹介

中小企業に必要なIT活用2023

バックオフィス業務へのIT活用

コムデックでは、各種バックオフィス業務においてもIT活用も推進しています。

請求書の郵送廃止や契約書の電子化により、封入や開封、保管などの作業が不要になりました。
他にも、会計業務や入社手続きへの専用のクラウドツール導入、さらに人材採用や人事業務にはAIを使った適性検査ツール「ミツカリ」を採用して属人的な業務を削減。
文章作成などには積極的にChatGPTも活用中です。

中小企業に必要なIT活用2023

AIを活用した採用については、こちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼mitsucariで適性検査の結果をAIが判定!ミスマッチな採用を防ぐ

今年はIT活用・AI活用・AI適応にチャレンジしよう!

ここまではコムデック自らの取り組みをご紹介してきましたが、ここからはぜひ皆さんにもチャレンジいただきたいこととして、以下の3つのポイントについてお伝えしました。

  • 価値向上のIT活用
  • AI活用
  • AI社会への適応

価値向上のIT活用にチャレンジ

企業がITを活用することのメリットは、社内の業務効率がアップしたり、人的ミスが防げたり、という点だけではありません。
そこから「社外に向けた商品価値の向上」へ繋げていくことが大切だとコムデックは考えています。

業務を効率化することで受けられる仕事の数を増やし、利益を上げることもできます。
しかし、IT活用はお客様が求める商品の提供やサービスの価値向上も目指せるのです。
商品・サービスの価値が向上すれば顧客満足度や企業の価値もあがり、サービスや商品を適正な価格で提供できるようになります。
そうすることで、利益をしっかりと確保しながら従業員への適切な還元が可能となるのです。

AI活用にチャレンジ

最近、ChatGPTが話題になるなど、AI活用の波が一気に押し寄せていることを実感している方も多いでしょう。
コムデックでも、できるところからAI活用を進めています。

例えば、会計システムのAI自動仕訳の活用。
これまで人の経験や知識に頼っていたカードや口座の明細自動的に仕訳してくれます
人の手で仕訳を登録するよりもAIが実施する方が効率が良いのはもちろん、たとえ最初はAIが間違えていても、一度人の手で直してあげればそれ以降は間違えることがありません

また、先述のAI適性検査ツール「ミツカリ」で、従業員や新規採用者の仕事に関する性格や価値観などを可視化することにも取り組んでいます。
ミツカリを使うことで、これまで面接者の主観による報告をもとにした判断や担当者の感覚をベースにおこなわれていた人材配置や採用などAIがサポートしてくれています。

マッチ/アンマッチを数値的に把握することができるため、離職率の低下や定着率向上にも繋がります。

AI社会への適応

AIはまだまだ完璧ではありませんが、これからはAIの特性を理解し、うまく使いこなせることが必須の能力となります。

以下の画像は、2020年にリクルートワークス研究所が出した「AIに代替されやすい職と代替されにくい職」のマトリクスです。

中小企業に必要なIT活用2023

この図では ホワイトカラーの代替されにくい職業に美術家・デザイナー等がありますが、これらが既にAIで代替され始めていることは皆さんご存知の通りかと思います。
その他、プログラマーも代替されにくい職に挙げられていますが、既に今、ChatGPTである程度のプログラムが書けることもわかっています。

AIによる仕事の代替は急速に進んでおり、「落ち着いたらAIを使ってみようかな……」では遅いのです。

では、AIに取って替わられる仕事が増えていく中、「人」は何に力を入れるべきかと言うと、それは「お客様に喜んでいただく事」つまり「自社の価値向上」になります。

「自社の価値を向上」と聞くと製品・サービスの質を高めることが真っ先に思い浮かぶかと思いますが、品質はテクノロジーによって高止まりしていきます。
そこで必要となるのが、リスキリングによって新しいスキルを習得することや、「いいものを作る」ことよりも「より良い方法で届ける」こと。
コムデックでは、企業が価値向上するためのヒントが皆様のkintoneの中にあると考えています。

中小企業に必要なIT活用2023

kintoneを活用した事業の価値向上と値上げに取り組もう!

AIの成熟に伴い、代替される業務やサービスが増えていく中、企業はどうやって価値を生み出し、その価値を向上させていくのかというと、ポイントとなるのは「商品やサービスに関わる情報を集約し、見える化してコントロールしていくこと」です。

そのためにぜひ活用してもらいたいツールが、コムデックでもたくさんの導入・活用サポートをおこなっているkintone
顧客管理、案件管理、問い合わせ・クレーム情報、スケジュール、アンケート、満足度…重要な情報を集約し、繋がりも含めて見える化することで、「商品やサービスの値上げ」の検討に繋がります。

中小企業に必要なIT活用2023

ニーズの高いサービスや商品に力を入れたり、適切な価格設定ができたりと、コントロールしていくことができれば顧客満足度が向上します。
よりよい商品、サービスを消費者にも企業にも適正な価格で提供していくことができるのです。

さらに、売上構成や過去の推移を時系列でみることができるため、それをダッシュボード化し分析して今後の推移を予測することも可能となります。

中小企業に必要なIT活用2023

このように、kintoneに情報を蓄積してデータベース化することが、より良い会社作りに繋がるのです。

成長している会社が取り組んでいるkintone活用7選

では実際に、成長している会社はどのようにkintoneを活用しているのでしょうか?
気になる活用実例を7つご紹介します!

1.掲示板として活用

いわゆる会社の入り口で従業員全員が目にする掲示板
それがkintoneのトップページです。

ここをみれば会社の重要事項がわかる、最新情報がわかる、そんな情報共有をおすすめしています。
例えば、年度のビジョンや目標・売上の進捗など、社内全体で従業員全員で共有したいもの……従業員さんが毎日見る場所だからこそ、いつも意識してほしいことを集約しておきましょう。

中小企業に必要なIT活用2023

2.システム連携

kintoneの強みのひとつである他システムとの連携を活用することも、成長している企業が取り組んでいることのひとつです。
基幹システムとの連携やRPAの活用で、kintoneへデータを自動的に反映させられます。
これをリアルタイムにウォッチし、分析することで、スムーズな対応が実現します。

また、プラグインを使うことで、kintoneのアカウントを持たない外部の方へ情報を発信することもでき、相手が24時間365日必要な時に情報を得らえる仕組みをつくることも可能です。

中小企業に必要なIT活用2023

3.既存顧客ロイヤリティ管理

お客様に対して良い商品や適切なサービスを提供するためには、「本当に満足していただいているのか」を社内で確認し、共有していくことが不可欠です。

「顧客ロイヤリティ」とは、顧客がその商品やサービス、ブランドに対して持つ信頼や愛着のこと。
わかりやすい形でレベル設定をおこない、kintoneで管理・共有することをおすすめしています。

中小企業に必要なIT活用2023

4.新市場開拓・新製品開発にデータ活用

kintoneを使って販売数、提供数はもちろんのこと、WEBのPVやアンケート、クレームを管理し、現状を見える化することで、「今、誰に何が売れているのか」「これから誰に何が売れそうなのか」を読み解くことができます。
それが読み取れると「誰にどうやってそれを届けるか」の検討を進めることができ新しい市場開拓や新製品開発に繋げることが可能です

中小企業に必要なIT活用2023

5.新規顧客開拓管理

成長のためには、新規顧客の獲得は欠かせません。

顧客データを管理することはもちろん、媒体ごとの問い合わせ数や受注数受注にかかる工数などを追うことで、どういったプロセスで新規顧客が獲得できているかを分析できるようになります
これによってどこに注力すべきかがわかり、新規顧客の獲得の工数削減、コストダウンに繋げることが可能です。

中小企業に必要なIT活用2023

6.四半期発表会の開催

日々、kintoneのトップページなどを使って重要指標などを社内共有する一方で、直接やり取りする場を定期的に設けることも大切です。

コムデックでも3か月に一度、四半期発表会で振り返りや今後についての共有を実施しています。
売り上げの数値や一人当たりの粗利等、数字的な結果を共有する際には、前述した基幹システムとの連携によってkintoneが自動で集計やグラフ化してくれたデータを元にしています。
「発表のために改めて資料を作成する」必要が無いため、負担もかからず定期的に開催が可能となります。

さらに、Slido(スライドゥ)というイベント向けプラットフォームも活用し、質問や反応をその場で確認しながら対話的な発表になるよう心掛けています。

中小企業に必要なIT活用2023

7.人材育成・人事評価

四半期発表会で全社的に掲げた目標を各従業員の目標に展開し、それぞれの役割を明確にすることも大切です。

自分の目標達成や成長が会社の目標達成や成長に寄与している、と感じられることで、意欲や成長を促します。
個人の成長が会社の成長に繋がり、従業員の評価・賃上げにも繋がり…と良いスパイラルになるのです。

中小企業に必要なIT活用2023

kintoneでは、数値目標だけではなく行動目標の管理もでき、評価やコメント機能でのアドバイスなどのやり取りができるほか、結果に応じたスコア計算なども可能です。
kintoneではこれを従業員内で共有できるため、お互いの刺激になったり、新人の目標の参考になったりもします。

中小企業に必要なIT活用2023

kintoneを活用した評価制度についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼kintoneで評価制度を管理する7つのメリット

IT活用でいい会社づくりを実現させよう!

今回、セミナーを通じてお伝えしたかったのは「ITを活用していい会社づくりをしましょう!」ということに尽きます。

IT活用は業務を効率化するだけではなく、商品価値や顧客満足度の向上を可能にします。
それによって適正価格での商品・サービス提供が実現し、従業員の評価や賃上げへと繋げていくことができます。

お客様だけではなく、会社や従業員のための「いい会社づくり」を実現するIT活用に、是非チャレンジしてみてください!

中小企業に必要なIT活用2023

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この記事を書いた人

徳田 幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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