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kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携で担当者の業務負担を軽減!|社会保険労務士法人 労務サービスさまのアプリ開発事例

kintone×社労士 人数幅に応じて顧問料を自動変動

対象人数によって顧問料が変動する報酬形態を採用している社会保険労務士法人さまの場合、毎月の対象人数とその顧問先の契約内容を確認しながら請求書を作成する必要があります。
「この顧問先は100人~150人までは顧問料がいくらで、今月は160人だからその一つ上で……」と都度確認するのはかなり大変です。

この請求データをエクセルで作成し、さらに請求書ソフトに転記して請求書を作成・発行しているケースでは、担当者の負担が大きいのではないでしょうか?

kintoneなら、人数幅によって顧問料が変動するケースでも請求データを自動集計できます。
さらにマネーフォワードクラウド請求書と連携すれば、請求データをワンクリックで請求書ソフトに飛ばせるようになるため、請求担当者は手入力や転記作業は不要になります。

今回は、人数によって顧問料が変動するケースでもkintoneで請求データを自動集計し、ワンクリックでマネーフォワードクラウド請求書に連携できるようになった社会保険労務士法人 労務サービスさまの事例を紹介します。

「請求関連業務の負担を軽減したい」「手入力や転記作業によるヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えたい」という社会保険労務士法人さまは、ぜひご覧ください。

請求担当者の業務負担が大きい…kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携し自動集計を実現したい!

社会保険労務士法人 労務サービスさまは、在籍者全員が有資格者という充実のフォロー体制で、企業の労務顧問や給与管理をはじめさまざまな労務管理サービスを提供する社会保険労務士事務所さまです。
代表の高橋さまは、確定拠出年金の導入コンサルティングサービスを提供する株式会社Jシェアードも運営しており、企業の幅広いニーズに対応できるよう事業を展開しています。

社会保険労務士法人 労務サービスさまは従来、請求データを毎月エクセルにまとめ、エクセルの内容をマネーフォワードクラウド請求書に転記して請求書を作成・発行しており、請求担当者の業務負担を改善したいと考えていました。

社会保険労務士法人 労務サービスさまでは「社労士業務改善パッケージ」を利用し、kintone(キントーン)で顧客管理や手続きの進捗管理ができるよう整備を進めていました。
「社労士業務改善パッケージ」には、社労士さまの課題解決につながるkintone機能の一括導入が可能で、請求データを自動生成する機能も含まれています。

「社労士業務改善パッケージ」で請求データを自動生成し、それをマネーフォワードクラウド請求書に連携すればこの手間を解消できます。
そこで、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携し、請求担当者さまの負担を最小限に抑えるための環境構築に着手しました。

kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携で自動集計を実現!人数に応じて顧問料を自動判定できる仕組みを構築

請求担当者の業務負担を最小限に抑えるためには、kintone上でさまざまな請求パターンに対応した自動集計ができるように構築する必要があります。
今回は、人数幅によって顧問料が変動するパターンでも自動集計できるよう設計しました。

このセクションでは、工夫したポイントとマネーフォワードクラウド請求書との連携について解説します。

人数に応じて顧問料が変動する仕組みを構築!個別に請求書を作成する手間を削減

社会保険労務士法人 労務サービスさまは過去に報酬システムを変更しているため、契約時期によって顧問料の計算方法が異なります。
そのため、すべての報酬形態で自動集計できるよう綿密にヒアリングし、請求区分と区分ごとの集計ルールを整理しました。

ヒアリングによって、社会保険労務士法人 労務サービスさまでは「毎月固定の請求額」のパターンと、「人数幅によって顧問料が変動する」パターンがあることがわかりました。

人数幅での変動とは、対象人数が1~50名の場合、51名~100名の場合等、一定の範囲内に収まる場合に顧問料がいくら、という仕組みです。
人数幅や金額は顧問先の規模等によっても変わるため、顧問先ごとに設定できる必要があります。

そこで社会保険労務士法人 労務サービスさまでは、社労士業務改善パッケージの顧問先契約管理アプリを以下の図のように変更しました。

kintone 請求書

人数によって顧問料が変動するパターンに対応するため、必要に応じて行を増やせるようにしています。

取引先管理アプリで整理した請求データは、kintone上のデータを自動集計するkrewData(クルーデータ)を通じて請求書アプリに反映されます。

顧問先契約管理アプリで登録した情報と給与計算管理簿の人数に応じて、請求額を計算するkrewDataが報酬額を自動で選択するため、都度人数と契約金額を確認する必要はありません。

もし給与計算管理簿の人数と請求の際に計算する人数が異なる場合には、「人数アプリ手入力」を選択することで別途人数を設定可能です。

kintone 請求書

kintoneからマネーフォワードクラウド請求書にワンクリックで請求データを連携

請求データの整理ができたので、次はkintoneとマネーフォワードクラウド請求書との連携設定をおこないました。

ここではkintone × マネーフォワードクラウド請求書連携システムを活用し、請求データをマネーフォワードクラウド請求書に飛ばしています。

kintone 請求書

取引先の情報等は双方向にデータを連携することで、手入力による作業コストの発生を最小限に抑えています。
ボタンをクリックしデータを連携したあとは、マネーフォワードクラウド請求書から請求書送付・入金消込も行うことが可能です。

この仕組みによって、従来発生していたエクセルからマネーフォワードクラウド請求書への転記作業が削減できました。

kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携で請求担当者の業務が軽減!

請求データの自動作成により、請求担当者は顧客の報酬形態に間違いがないかをチェックし、マネーフォワードクラウド請求書との連携ボタンをクリックするだけで請求業務を行えるようになりました。

kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携によるメリットは、請求担当者の業務を大幅に削減できたことです。

kintone上で請求データを自動集計できるようになったため、従来行っていたエクセルでの請求データ作成とマネーフォワードクラウド請求書への転記作業が削減され、請求担当者は報酬形態と数字のチェックを行うだけでよくなりました。

ただし、正しい請求額で請求書を作成するためには、請求担当者が以下の画像のようなkrewDataの集計ルールを理解しておかないと、きちんとデータが集計されず請求ミスが発生してしまう可能性があるため注意が必要です。

kintone 請求書

請求書の次はkintoneでの売上分析!さらなる業務効率化を目指す

社会保険労務士法人 労務サービスさまは、krewDataによってkintone上で請求データを自動集計し、ワンクリックでマネーフォワードクラウド請求書へ請求データを飛ばせる仕組みを構築しました。

社会保険労務士法人 労務サービスさまは今回の構築によりkintone上で請求データが集約できるようになったため、これを活用して担当別・顧客別の売上分析も行えるように環境整備を始めているということです。

コムデックでは、社労士さま特有のお悩みを解決する「社労士業務改善パッケージ」を提供しています。
kintoneなら、今回のように人数によって顧問料が変動するパターンでも、人数に応じて適切な報酬形態が自動選択されるように設定が可能です。

さまざまな報酬形態に対応するために請求担当者さまの業務負担が増えているといったお悩みに対応できますので、お気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

前村 拓哉

DX化の伝道師

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone AppDesignSpecialist」「Kaizen Management Expert」を取得しています。 Youtube「kintone芸人」では、実際の事例をわかりやすく説明したり、DX化を進めていく上で大事なことを提言しています!

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