kintone 2024.03.28

人事業務を効率化する3つの方法！おすすめシステム･改善事例を紹介

人事は各従業員や企業の成長にあわせた対応が求められることから、手間のかかる業務プロセスが生まれやすい部署です。
採用はもちろん、従業員ごとの勤怠管理(労務管理)や人事情報、人事評価など手間のかかる業務が多く、早急に効率化したい方も多いのではないでしょうか。

本記事では、そんな人事業務を効率化する3つの方法を紹介します。
効率化を実現できるシステムもご紹介していますので、「どこから業務改善を進めればいいかわからない」「次の業務改善ネタを探している」という方は是非参考にしてください。

この記事でわかること

人事業務を効率化する方法
人事業務効率化を実現できるシステム
人事業務を効率化した具体的な事例紹介

こんな人におすすめの記事です

組織の成長とともに業務効率化が急務な人事の方
DXによる企業の成長を実現したい経営企画の方
コスト削減や生産性向上の方法を模索している経営陣の方

効率化が必要な人事業務

人事業務は多岐に渡りますが、特に効率化が必要とされる業務は以下の3つです。

採用プロセス

採用プロセスが長引くと、企業の採用コストや人事の工数を圧迫し、結果として良い人材の確保を妨げることになります。
そのため、採用候補者の選考から面接、採用までのスピードを効率化していく必要があります。

従業員のデータ管理

従業員の入退社手続きや休暇の管理、昇進･昇格の評価などは、正確なデータ入力と管理が欠かせません。

しかし、手作業による管理ではミスが発生しやすく、作業量も大幅に増えてしまいます。
そのため、従業員のデータ管理もまた効率化が必要といえます。

人事評価管理や人材の育成

社内の従業員に対する定期的な評価とフィードバック、また状況に応じてのスキル教育やリソース配分の最適化と、人事業務は企業の成長にあわせてさまざまな調整が必要となります。
そのため、すべての従業員に対して適切な対応･評価を行うための効率化が必要です。

労務の効率化も重要

人事業務の効率化を図る際には、同時に労務も効率化を進めることが重要です。

人事業務とは、主に従業員の採用、評価、スキル開発と、組織全体の人的資源に関する戦略的な活動を指します。

それに対し、労務業務は労働契約の管理、給与計算、就業規則の作成と、主に従業員との雇用関係に関連した法的な側面を指します。

基本的には、人事部門が人事･労務などの業務を包括的に実施している企業が多く、人事部門全体の業務効率化を図るには、労務の業務効率化も同時に実施していく必要があります。

特に、勤怠管理や給与計算といった定型業務は工数も多いため、優先的な効率化が求められるでしょう。

人事業務を効率化する3つの方法

人事･労務業務を効率化するために必要な3つの方法をご紹介します。

人事業務プロセスの見直し

人事業務プロセスの見直しは、効率化を実現するうえで最初に実施するのがおすすめです。
プロセスを明らかにすることで、どこがボトルネックになっているのかを把握することができます。

具体的には、以下の3つの手順で人事業務プロセスの見直しを行いましょう。

現状の人事業務プロセスを可視化
業務に優先順位をつける
無駄な業務の洗い出しと廃止

システムの導入

人事業務の効率化を実現するためには、これまで人が実施していた複雑な業務をシステムを活用して削減していくことが最も効果的です。

例えば、従業員データや組織の情報をクラウド上で一元管理することで、アクセスが容易になります。
これにより、従業員情報の迅速な取得や更新が可能になります。

また、システムを用いて人事プロセスの一部を自動化することで、採用プロセスや給与計算などの手続きが迅速かつ正確に行うことが可能です。

人事業務のオンライン化

コロナ禍ではオンラインで採用面接や研修を行う企業も多く、オンライン化が一般的になりました。
採用や人材教育など、オンラインで可能なものはオンライン化することで、業務効率を上げることができるでしょう。

例えば、面接数が最も多い一次面接のオンライン化や、研修に必要な教材を動画コンテンツ化して各自在宅で実施可能なeラーニングの環境を用意するなど、オンラインでもできる業務はないか考えてみてください。

人事や労務の業務効率化を実現した事例

システム導入による人事･労務業務効率化の参考として、ここではkintoneを活用した事例を2つご紹介します。

勤怠管理を自動集計にして業務を効率化

協成工業株式会社さまは、重化学工業プラントや環境プラントに関する建設業を営む中で、会社と現場が離れているため日報でのやり取りが発生し、勤怠管理や給与計算の手間がかかることに課題を感じられていました。

そこで、協成工業株式会社さまはkintoneで日報アプリを開発して人事業務の効率化を実施しました。

結果として、社員の日報集計を自動化したことでボタン1つで勤怠の集計ができるような効率化を実現しています。

▼kintoneの勤怠管理で社員日報集計にかかる工数を大幅削減｜建設業協成工業株式会社さまのアプリ開発事例

従業員の活動を見える化して人事評価を最適化

製氷メーカーである中勢製氷冷蔵株式会社さまは、従業員のモチベーション向上のため、人事評価をより正確に行う方法として従業員のデータ可視化を検討されていました。

以前から導入していたkintoneのコメント機能を従業員が積極的に利用しコミュニケーションを行っている様子から、コメントを上手く収集できれば人事評価にも活かせると考え、kintoneを活用して「コメント集計アプリ」「評価アプリ」を開発しました。

これにより従業員の情報発信量やコメント量などの積極的な活動を可視化できるようになり、より精度の高い人事評価を効率的に実施できる体制を構築することができました。

▼kintoneによる活動状況の見える化で人事評価を正確に！｜製造業中勢製氷冷蔵株式会社さまのアプリ開発事例

人事の定型業務はkintoneで効率化しよう！

企業の成長速度や生産性を向上させるという点で、人事業務の効率化は必要です。
ただ、企業によって人事の形態や課題となる業務は異なるため、自社に最適な人事業務の効率化が求められます。

コムデックでは、kintoneを活用して各企業さまの人事業務の課題にあわせたシステム開発の支援をご提供しています。
既存のシステム導入だけでは手が届かない人事業務の課題も、kintoneであれば企業さまにあわせて開発することができます。

コムデックでは、従業員のデータ管理業務効率化や人事分析の基盤構築を実現したい企業さま向けに、「人事総務業務改善パッケージ」をご用意しています。
素早く人事業務の改善を実現したい企業さまは、ぜひお気軽にお問い合わせください。

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「kintone芸人」として活動しています。「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい！はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください！