フォームブリッジでkintone×WEBフォームを作成、自動連携で対応抜け漏れなし！｜社会保険労務士法人とうかいさまのアプリ開発事例

アンケートやセミナー申し込み、お問い合わせ等、自社のHPにも最低ひとつは備えているであろうWEBフォーム。
WEBフォームに回答があったらメールで通知が来るようになっているかと思いますが、誰がいつ対応したのか、本当に対応できているのか状況がわからない…そんなお悩みをお持ちの企業さまもあるのではないでしょうか？

「その後の処理を考えると、メールではなく直接kintone(キントーン)に回答内容が登録されれば便利なのに！」という声にお応えして、今回はフォームブリッジという外部連携サービスでkintoneに自動連携されるWEBフォームを作成した事例をご紹介します！

▼この事例のYoutube動画も合わせてご覧ください！

顧問先向けの労務管理プラットフォームを構築！その次は…

タスクの自動化事例や工数管理、採算管理といった先進的なkintone活用で何度もコムデックラボにご登場いただいている社会保険労務士法人とうかいさま。
前回の記事では、kintoneで管理している顧問先ごとの手続き状況を直接顧問先に共有するべくkViewerを活用した事例をご紹介しました。

顧問先ごとのマイページが構築され、電話で問い合わせをしなくてもいつでも手続きの最新状況が見られるようになっただけではなく、自社の助成金対象者の一覧や、委託している給与計算のデータ締切日等まで確認できる、まさに「その会社にとっての労務管理プラットフォーム」が出来上がったのです。

▼kViewerで情報共有！「ダッシュボードビュー」で顧問先の労務管理プラットフォーム構築

さて、そんな社会保険労務士法人とうかいさまでは、顧問先から請け負っている業務に応じて「社会保険手続きに伴う月次状況連絡票」や「給与計算に伴う勤怠・給与計算依頼書」といった各種依頼フォームを提出いただいていました。
依頼フォームはMicrosoftFormsで作成されており、顧問先から提出され次第社会保険労務士法人とうかいさまの登録メールアドレスに通知が来る形です。

社会保険労務士法人とうかいさまでは、顧問先の給与計算や入社・退社・変更手続等のタスク管理を既にkintone化し、顧問先が加入してる社会保険の種類に応じて自動でタスク作成を行っています。
そのため、顧問先がFormsで回答した内容を元にkintoneに依頼情報を登録する必要があったのです。
このオペレーションを効率化できないかということで、kViewerとも連携できるWEBフォーム、フォームブリッジの導入が決まりました。

社会保険労務士法人とうかいさまが取り組んできたタスクの自動化についてはこちら！
▼社労士でkintone活用！タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮

▼社労士でkintone活用！顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ！

回答されたらkintoneに自動登録！条件分岐やステップフォームも

コムデックラボでは以前、Googleフォームとkintoneを連携させる方法をご紹介しましたが、連携するためにはスクリプトエディタでフィールドの紐づけ設定が必要でした。

▼Google Forms×kintone連携で抜け・漏れなしの問い合わせ対応

今回社会保険労務士法人とうかいさまが導入されたフォームブリッジは、ややこしい設定をしなくてもWEBフォームとkintoneの紐づけを行える外部連携サービスです。
回答を保存したいアプリをkintone側に作成しておき、そのアプリのURLとAPIトークンを登録したら、kintoneと同じように入力フィールドを配置してどの項目とkintoneのフィールドを紐づけるかを選択するだけ。
kintoneのフィールドとフォームブリッジの入力フィールドの形式は必ずしも一致している必要はなく、例えばフォームブリッジではラジオボタンでも、kintoneではドロップダウンや文字列……といった紐づけが可能です。
その他にも、回答内容に応じて次の設問を変更する条件分岐や、数ページにわたって入力してもらうステップフォーム等、内容に合わせて柔軟にWEBフォームを作れるところが特徴となっています。

社会保険労務士法人とうかいさまでは、まず「社会保険手続きに伴う月次状況連絡票」からフォームブリッジ化。
「社会保険手続きに伴う月次状況連絡票」は、社会保険の手続き業務のみを請け負っている顧問先から、その月に手続きを行うべき対象者がいるかどうかを報告してもらうためのフォームです。

回答内容は自動でkintoneに保存され、別途管理している「今月手続き対象者がいるかどうか確認すべき顧問先リスト」から回答があった先の消込が行われます。
消込が自動で実施されるため、最終的には回答がない先だけがリストに残り、そこだけ個別に声掛けをすれば良い状態が出来上がるのです。

kViewer連携で会社名は自動入力、登録後はアクションボタンで必要なアプリに転記

社会保険労務士とうかいさまでは、前回構築したkViewerの各社プラットフォームから各入力フォームのページに遷移して入力いただく形を想定していました。
この時、せっかくkViewerでログインしているのであれば、会社名等の決まりきった項目は自動で入力してほしいものです。

これについてはkViewerルックアップという連携機能を応用することで、kintoneの顧問先アプリに登録されている情報を参照して自動入力。
顧問先の入力の手間を削減しつつ、自社のkintoneに登録されている正しい名前で登録されるような仕組みを構築しました。

同様の方法で「給与計算に伴う勤怠・給与計算依頼書」、さらに助成金の申し込みフォームもフォームブリッジ化。
回答フォームに応じて担当者にも通知メールが届くように設定し、回答が登録されるアプリには手続きを行うためのアプリに転記するためのアクションボタンを設置しました。

助成金の申込フォームについては、顧問先から提出された内容に一度は目を通したほうが良いということでワンクッション挟む形となりました。
アクションボタンを押せば必要事項は全て転記されるため、回答内容を手動でアプリに登録するよりもはるかに簡単かつミスなく登録が可能です。

フォームブリッジ化した各入力フォームには、kViewerのマイページに設置された以下のようなメニューアイコンから遷移することができます。
アイコンは別途社会保険労務士法人とうかいさまで作成いただいたものですが、メニュー表示のようになることでマイページがより労務管理プラットフォームらしくなりました！

セミナー申し込みもフォームブリッジ化　HP埋め込みや自動返信も

ここまでご紹介したのは「既存の顧問先から入力してもらう」ためのフォームでしたが、社会保険労務士法人とうかいさまでは顧問先以外の方向けにも実施しているセミナーが数多くあります。
フォームブリッジ導入前は以下のような専用フォームからお申し込みをしていただいていました。

フォームブリッジでは、作成したフォームをiframeで自社HP等に埋め込むことが可能なため、これらの申込フォームも全て置き換え。
セミナーは同時に複数の参加受付を行っているため、こちらもkViewerルックアップ機能を活用することでセミナー情報を登録した「セミナーマスタアプリ」から情報を参照してくる形にしました。

これにより、募集セミナーが追加になった場合にはセミナーマスタアプリに登録さえすれば自動でフォームにも反映されるようになります。

フォームブリッジでは、申し込み後の表示メッセージやお送りする返信メールの内容も柔軟に設定することが可能です。

回答いただいた内容に合わせてメールの文面にお名前をいれることはもちろん可能ですが、社会保険労務士法人とうかいさまの場合にはお申込みいただいたセミナーに応じてZoomのURLが異なるため、セミナーマスタアプリそのものにお送りする返信メールの全文を記載しておき、あて名のみお申込みいただいた方のお名前に変える形で自動返信メールを設定しました。

外部連携で広がるkintoneの使い方

外部からもkintoneに情報登録ができる仕組みをつくることで、業務効率を高めつつ顧問先にとって付加価値の高い環境を実現した社会保険労務士法人とうかいさま。
顧問先の方からは、kViewerのマイページ含めて、「ここにログインすれば手続の状況もわかるし、提出すべきフォームにもすぐアクセスできる」ご好評とのことです。

前回ご紹介したkViewerはkintone内の情報を外部に共有するためのツールでしたが、今回のフォームブリッジはその逆で「kintoneに外部から情報を登録してもらう」ためのツールです。
kintoneそのものは社内の業務改善を進める性質が強いツールとなりますので外部とやりとりをするためには今回のような外部連携ツールが必要となりますが、その分自社の業務効率を高めてくれることは間違いありません。

社会保険労務士法人とうかいさまのように、双方向的な活用を目指してみてはいかがでしょうか？