kintoneでもFBデータ(全銀データ)は作れる！口座振替の請求管理を効率化するカスタマイズ方法

お客様の口座から、毎月口座引き落としで請求をされている企業様必見！
kintoneで請求管理をしている企業さまでは、FBデータ(全銀データ)をどのように作成されているでしょうか。

エクセルを使って手作業で作成したり、FBデータのために別の請求管理システムを併用したりする企業さまも見受けられますが、こうした運用方法はあまり効率が良くありません。
請求データをすでにkintoneで管理しているのなら、そのデータを活用してFBデータもkintone上で作成することで、転記やデータ連携の手間がなくなります。

本記事では、kintoneでFBデータを作成するためのカスタマイズ法を解説します。

請求管理のFBデータ作成によくある課題

口座振替の請求業務は、「請求内容の登録→請求額の集計→FBデータ(全銀データ)の作成→FBデータを銀行に送信→引き落としの実行」という流れで進んでいきます。
ここで言う「FBデータ」は正式には「ファームバンキングデータ」と言い、オンライン上で残高照会や振込、引き落としをするのに必要なデータのことを指します。

FBデータの具体的な内容は、金融機関コードや支店コード、口座番号、口座名義、取引金額などです。
金融データの正確性や銀行間の互換性を担保するために、厳密なルールでフォーマットが定められているのが特徴です。

FBデータを作成する方法は、大きく2通りあります。

1つめは、エクセルで手作業で作成する方法です。
導入しやすいのがメリットですが、口座振替のたびにデータ作成の手間がかかります。
フォーマットのルールが細かいため、ミスが起きやすかったり、作業が属人化しやすかったりするのが難点です。

2つめは、マネーフォワードやfreeeのような専用システムを利用する方法です。
専用システムであればFBデータを正確に自動作成してくれるのでラクですが、システム利用にはそれなりのコストがかかります。

また、自社の業務フローによっては、kintone(キントーン)で管理している請求データをシステムに連携するひと手間が発生することもあります。

そこで今回、FBデータを作成する第3の方法として紹介するのが、kintoneをプラグインでカスタマイズするというものです。
この方法なら、すでにkintone上にある請求データを活かして、手間をかけることなくFBデータを自動作成できます。

kintoneでFBデータを作るなら「krewData」がおすすめ

kintoneでFBデータを作成するためには、取引先の口座情報と、請求データの統合が必要になります。
具体的には「株式会社〇〇、〇〇銀行、〇〇支店、口座番号＊＊＊＊＊＊＊」と「〇月分請求金額〇円」という2つのデータの統合です。

しかし、kintoneの標準機能でできるのはCSV形式の出力のみとなっており、複数アプリにまたがるデータの集計や加工はできません。
そこで役に立つのが「krewData(クルーデータ)」というプラグインです。

krewDataを使うと、複数アプリにまたがるデータを自動で集計･加工できます。
プログラミングの知識がなくても、コマンドをパズル感覚で配置するだけで、簡単に集計フローを設定できるのが特長です。

数字や文字列はもちろんのこと、日付、チェックボックス、ラジオボタンなどのフィールドにも対応しているため、FBデータ作成以外のあらゆる業務にも使えます。
決まったタイミングで集計する「スケジュール実行」と、アプリ操作に連動して集計する「リアルタイム実行」があるため、用途に応じて選ぶことが可能です。

krewDataの基本操作や活用例については、こちらの記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

kintoneアプリの情報を加工してFBデータを自動作成する方法

ここからは、kintoneアプリの情報からFBデータを作成する方法について、実際の操作画面で解説していきます。

はじめに、「取引先マスタアプリ」を作成し、取引先の銀行情報を登録します。

具体的には、金融機関名と金融機関コード(4桁)、支店名と支店コード(3桁)、科目(普通/当座)、口座番号(7桁)、口座名義、顧客番号などです。

次に「FBデータ作成アプリ」を作成します。
このアプリに設定する項目は、振込指定日、依頼人(＝自社)の口座情報、請求データのテーブル、合計件数、合計金額などです。

請求データのテーブルには、請求先の口座情報や金額の欄も設定しました。

続いて、krewDataを設定します。
「取引マスタアプリ」に登録した口座情報と、「請求書アプリ」の請求データを統合できるよう集計フローを設定し、「FBデータ作成アプリ」に集計結果を保存します。

最後に「FBデータ作成アプリ」をJavaScriptでカスタマイズし、「FBデータ作成ボタン」をクリックすることで自動でそのレコードのFBデータが作成できるよう設定します。
これにより、以下のような形式の、いわゆるFBデータをアプリから出力できるようになります。

kintoneでFBデータを作成するメリットとは

kintoneでFBデータを自動作成すれば、エクセルを使って手作業で作成する場合と比べて、作業時間やミスを格段に減らせます。
また、マネーフォワードやfreeeなど他の請求管理システムと併用している場合と比べても、請求データを転記する必要が無いため、時間短縮が期待できます。

請求データに修正が生じた際に、kintoneを修正→エクセルや専用システムを修正という二度手間が発生しないこともメリットです。
kintoneならボタン1つで誰でもFBデータを作成できるため、業務が属人化することもありません。

【応用編】krewDataを使えば請求データの作成も自動化できる

今回紹介したkrewDataは、FBデータ作成の前段階である請求データの作成でも役立ちます。
実際に、デジタルデバイスのレンタル業を営むナイスモバイル株式会社さまも、請求データの作成にkrewDataを導入されています。

同社のレンタルサービスは月額制なのですが、「初月無料」や「解約月は15日まで無料」などイレギュラーなルールもいくつかあり、以前は手作業での集計に苦労されていました。
そこでkintoneとkrewDataを連携して集計フローを設定した結果、kintoneアプリには契約条件を登録するだけで請求データが自動で作られるようになりました。

▼kintoneで案件管理から請求管理まで一元化！サブスク請求自動化を実現｜タッチパネル輸入販売業 ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例

コムデックではさらに、kintoneで作成した請求データを自動でマネーフォワードクラウド請求書に連携できるサービスも提供しております。

「kintone × マネーフォワードクラウド請求書連携システム」サービスページはこちら

kintoneで請求管理を効率化しよう！

FBデータを作成する方法は、エクセルや専用システムなどの利用がありますが、いずれも手間やコストの面で一長一短があります。
すでにkintoneで請求データを管理されている企業さまの場合は、krewDataでカスタマイズすれば、FBデータもkintoneで作成できて効率的です。

ただし、krewDataで思い通りの集計フローを設定するためには、少し慣れが必要です。
JavaScriptカスタマイズにも、一定の専門知識を要します。

そのため、社内にエンジニアがいない企業さまの場合は、専門業者に依頼するのがおすすめです。
コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。

今あるシステムとの連携についてもご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。

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