【社労士必見】kintone × AIでよくある課題を解決！実践方法を解説
社労士業界は、kintoneがよく使われている業界の1つです。
顧客管理、タスク管理、売上管理、工数管理などをkintone化すれば、あらゆる情報をワンストップで管理できるようになります。
一方で、例えば助成金では種類によって手続きが違ったり、給与計算では顧問先企業によってルールが違ったりと、管理が複雑化しやすいのも特徴です。
そこで本記事では、kintoneをAIと連携して、さらに便利に使いこなす方法を解説します。
社労士によくある課題を例に解説していますので、ぜひ参考にしてください。
本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
目次
社労士事務所によくある2つの課題
私たちコムデックでは多くの社労士事務所さまをご支援していますが、その中でも共通してよく聞くお悩みが2つあります。
助成金をいつまでに申請するか
1つめは、助成金申請の期限管理です。
助成金申請と言えば、有名なところでは「キャリアアップ助成金」や「人材開発支援助成金」などがありますが、自治体限定のものや期間限定のものなどを含めると、膨大な数になります。
助成金によって必要書類や申請フローも異なるため、kintone(キントーン)で管理する場合は助成金ごとにアプリを構築するのが一般的です。
しかし、アプリの数が増えてくると「期限が迫っているものは無いか」「手続きは漏れていないか」を確認するために毎回多くのアプリを開かなければならず、手間がかかる上見落としのリスクも上がってしまいます。
給与計算を誰がやるか
2つめのよくある課題は、給与計算業務の担当者決めです。
kintoneを導入している社労士事務所では、多くの場合顧問先企業の締日や従業員数、給与計算担当者などをアプリで管理されています。
しかし、新規顧客を獲得したときや、担当者が休職･退職するときには、新たな担当者を決めなければなりません。
担当者を決めるためには、現在の担当社数、従業員の総数、締日の重なり具合、業界や企業に対する業務知識など、あらゆる条件の考慮が必要です。
1社分の担当決めならまだ良いのですが、「20社担当していた人が退職する！」ということになると、再振り分けは大変な作業になります。
今挙げた2つの例は一見すると「人の目で1つずつ確認するしかないのでは？」と思われるかもしれませんが、AIを上手に活用すれば効率的に処理することが可能です。
助成金申請の期限管理をAIで効率化
助成金申請の期限管理をまとめるためには、まず、「キャリアアップ助成金管理アプリ」「人材開発支援助成金管理アプリ」といったように、助成金ごとの管理アプリを作成します。
それぞれのアプリでは、顧問先企業名、対象従業員名、手続き期限等を登録しておきます。
次に「タスク集約アプリ」を作成し、kintoneとChatGPTを連携できるkintone for 生成AIで入力アプリを各助成金管理アプリ、出力アプリをタスク集約アプリに指定します。
以下はプロンプトの一例ですが、各助成金管理アプリから期限が迫っているタスクを抽出するための指示を設定したら、タスク集約アプリにAIで対象先を抽出するためのボタンが表示されます。
| ＊印は任意の値
次の＊つの助成金管理アプリの進捗状況、実施予定の日付にもとづき、 【キャリアアップ助成金管理アプリ（アプリID：＊＊＊）】 |
タスク集約アプリで今日の日付を入力して処理の実行ボタンを押すと、今日から2週間以内にやるべきタスクがまとめて表示されます。
これで、助成金管理アプリをいくつも開いて確認しなくても、直近でやるべきタスクがひと目で分かる仕組みが完成しました。
給与計算業務の担当者決めをAIで効率化
給与計算業務の担当決めを効率化するために、まずは「給与計算管理簿アプリ」を作成します。
既にkintoneを活用されている社労士さまでは、同様のアプリを運用しているケースが多いのではないでしょうか？
このアプリでは、顧問先企業名、対象人数、締日、支払日、給与計算担当者、ステータスなどを管理しています。
続いて「担当者アサインアプリ」を作成し、kintone for 生成AIで新たな案件を誰に任せるべきかを分析するためのプロンプトを設定します。
以下はプロンプトの一例です。
| ＊印は任意の値
新規顧客の給与計算業務の担当者配置を提案してください。 【給与計算管理簿（アプリID＊＊＊）】 |
プロンプトが設定できたら、担当者アサインアプリで今回担当者を決めたい企業の条件も入力します。
例えば「従業員数50名、締日15日、支払日25日」のような形です。
必要に応じて「フレックスタイム制」のように、その企業の給与計算の特徴を入力すると、マッチングの精度がより高くなります。
最後に処理の実行ボタンを押すと、AIが分析して適任者を提案してくれます。
コムデックが行ったデモンストレーションでは、単純に担当社数が一番少ない人を提案するのではなく、締日の分布や経験なども考慮したうえでの提案が出力されました。
実際の現場において、最終的に担当者を決めるのは人間の仕事ですが、AIを使うことで、スタッフ1人ひとりの業務量や経験を確認する手間を大幅に削減できます。
kintone for 生成AIで社労士事務所によくある課題を解決しよう！
kintoneは、AIと連携して活用することで、さらに高度な集計や分析が可能になります。
今回紹介した「助成金申請の期限管理」や「給与計算業務の担当者決め」は考慮すべき条件が多い業務ではありますが、プロンプトを工夫することで、期待する結果を得られるようになりました。
コムデックでは、さまざまな業務でのkintone × AI活用をまとめた事例集をご用意しております。
以下のページから無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
また、社労士の業務を改善するためのkintoneパッケージも提供していますので、あわせてご覧ください。
