kintoneで売上集計を一元化！エクセルを使った手動集計作業の削減に成功｜アステージ社労士･行政書士事務所さまの社労士業務改善パッケージ導入事例

社労士事務所さまでは、顧問先への請求業務をkintoneとは別のシステムで実施されているケースがあります。
kintoneなら、プラグインを活用することで他システムからインポートした売上の集計作業を自動化し、データ管理･集計を一元化できます。

今回は、社労士 業務改善パッケージを活用して売上の情報をkintoneに連携し、売上集計業務の効率化を実現したアステージ社労士･行政書士事務所様の事例を紹介します。

「手集計を削減したい」「集計業務を自動化したい」という社労士事務所さまは、是非ご覧ください。

エクセルを使った売上の集計をkintoneに一元化したい！

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、介護事業開業サポートセンターを運営されている社労士･行政書士事務所さまです。
各種申請手続きや助成金や融資の相談など「身近な専門家」として、常にお客さまの立場に立ったサービスを心掛けていらっしゃいます。

アステージ社労士･行政書士事務所さまでは、顧問先の給与計算業務を効率化するために、社労士 業務改善パッケージを使ってkintone(キントーン)を導入されていました。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

▼kintoneで社労士の給与計算管理業務を効率化｜社労士事務所 アステージ社労士･行政書士事務所さまの開発事例

業務改善を継続されるなかで、次にアステージ社労士･行政書士事務所さまが着目されたのが、毎月の定型作業として発生する区分別の売上集計業務でした。

当時のアステージ社労士･行政書士事務所さまでは、kintoneとは別の請求管理システムから報酬額と付随する区分の情報を出力してエクセルで集計を行っており、この作業を自動化できないかと考えたのです。

この集計業務は、毎月決まった手順で実施されていたため、ルール化が可能でした。
kintoneで仕組み化できそうだと感じつつも、独力では対応が難しかったため、毎回手作業で業務を行っていました。

kintoneで集計の一元化を実現！krewDataとkrewSheetを使って仕組み化

アステージ社労士･行政書士事務所さまの課題解決に向け、まず請求管理システムからCSV出力したデータをkintoneへ取り込む形に変更しました。
担当者が請求管理システムから出力したCSVデータを取り込み用アプリにそのまま取り込めば、後は自動で区分ごとに売上を集計できる仕組みを目指します。
取り込み用アプリを作ったら、次はそのデータを元にkrewData(クルーデータ)を使って集計を自動化するフローを構築しました。

krewDataは、kintoneの複数アプリに登録されたデータを集計するプラグインです。
パズル感覚で集計フローを組立てていき、アプリをまたぐ集計や加工を実現します。

krewDataには、指定した日時で自動集計を実行する「スケジュール実行」と、ボタンをクリックしたタイミングで自動集計が実行される「リアルタイム実行」という2つのプランがあります。

今回は、スケジュール実行を使って、請求データをもとに各顧問先の報酬額と区分に基づいた集計結果を売上管理アプリへ出力するようにしました。

上記は請求管理システムから取り込んだデータが集計され、結果が請求管理アプリに反映される仕組みです。

請求管理アプリでは、顧問先の報酬のほか、特定の区分ごとに集計した金額を管理しています。

あわせて、従来使っていたエクセルのように簡単にデータを入力できるようにするため、krewSheet(クルーシート)を活用しました。

krewSheetは、エクセルのような見た目でkintoneアプリのデータを一覧で表示･編集できるプラグインです。

エクセルシートと近い見た目でデータを一覧表示する「Sheetモード」と、ピボットテーブル表示ができる「Xrossモード」があり、用途に合わせて使い分けられます。

このプラグインを使うと、kintoneの一覧が以下のように表示されるため、エクセルに近い運用を実現できます。

セルをクリックすればエクセルのように編集できるのがkrewSheetの特徴ですが、誤操作で編集されたくない項目にはロックをかけ、ヒューマンエラーの発生を予防しています。

加えて、Xrossモードを活用して、過去の入力実績を設定した区分ごとに一画面上で確認できるようにしました。

これにより、半期ごとのデータも簡単に集計･可視化できています。

以上で、顧問先ごとに区分に応じた売上が自動集計される仕組みが構築されました。

kintoneの請求集計をより使いやすくするための2つの工夫

今回は、アステージ社労士･行政書士事務所さまにとってより使いやすい環境を実現するために、2つの工夫を施しました。

「入力と集計」それぞれの使い勝手を両立した設計

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、今回の売上集計にあたり、「エクセルのように一覧上で入力したい」という思いと、「区分明細の項目ごとに集計結果を見たい」という思いがありました。

先ほどご紹介したとおりkrewSheetを使うことで両方とも実現が可能ですが、そのためにkintoneアプリの項目は少し工夫をしています。

まず、krewSheetの一覧上で編集するためには、「テーブル外」の項目である必要があります。krewSheetには関連シートという機能があるため、テーブル内の項目も一覧画面の右下に表示して編集できますが、使い慣れたエクセルとは仕組みが異なるため、これを避けたい意図がありました。

しかし、Xrossモードでは区分明細の項目ごとに集計結果を表示したいため、こちらを実現するためにはテーブルの項目が必要となります。

そこで今回は、入力用としてテーブル外に数値フィールドを設置し、そのテーブル外の数値フィールドに入力された値をテーブル内のフィールドに反映する仕組みを構築しました。
これにより、エクセルのようなセルからの入力と、直感的にわかりやすい明細表示の両立を実現できています。

標準機能では対応できない「半期集計」も実現

アステージ社労士･行政書士事務所さまでは、毎月の実績に加えて半年ごとの合計値も同時に表示したいという要望がありました。

しかし、Xrossモードの標準機能では半年単位の集計値を表示できないため、各レコードで別途表示用項目を作成して集計できるようにしました。

レコード側に独自の集計区分(半期)を設定して、それをもとに集計する仕組みです。
この仕組みがあれば、特例納付のために別途エクセルにデータを転記したり、手集計したりする必要はありません。

kintoneで請求集計を一元化したメリット

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、kintoneで売上情報の集計を一元化したことで以下の2つのメリットがありました。

1つ目のメリットは、請求管理ソフトからデータを取得したあと、エクセルで集計するという手作業が無くなったことです。
その結果、集計にかかる作業時間を大幅に削減できました。

2つ目のメリットは、krewSheetのXrossモードを活用することで、月や項目別に過去の集計値を1つの画面から確認できるようになったことです。
特例納付の対象顧問先についても、半年ごとの集計値を簡単に確認できるようになり、管理効率が向上しました。

kintoneの社労士 業務改善パッケージを活用して顧問先別採算性分析の実現を目指す

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、krewDataとkrewSheetを組み合わせることで、請求管理システムとエクセルを使って行っていた複雑な集計作業を自動化できました。
売上集計の管理をkintoneに一元化したことで業務が大幅に効率化されています。
今後は顧問先別の採算性分析も進める予定とのことです。

このように、社労士 業務改善パッケージを活用することで、kintoneを使った各種手続き管理が定着し、安定的な運用を実現できています。

コムデックでは、社労士さま特有のお悩みを解決する「社労士 業務改善パッケージ」を提供しています。

「kintoneで売上の集計作業を効率化したい」「kintoneであらゆる集計作業を一元化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

「社労士業務改善パッケージ」サービスページはこちら