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高生産性を実現した企業のみがやっているkintone㊙︎事例|とうかい×サイボウズ×コムデックセミナーに登壇しました

高生産性の企業だけがやっている㊙kintone管理法を紹介

kintoneを導入して、紙やエクセルでの情報管理から脱却したい!とお考えの企業さまが懸念されるのは、「一体どんな風に活用したらいいのか」「操作が難しく使いこなせなのでは」「導入後は実際に効果は得られるのか」といった実運用の部分です。

今回は、「高生産性の企業だけがやっている㊙kintone管理法」と題して、kintoneの開発元であるサイボウズと、コムデックラボにも何回もご登場いただいている社会保険労務とうかいさまが共同で開催したセミナーの内容をリポート!
kintoneを導入したことでどのような業務改善効果を得られたのか、過去にコムデックがお手伝いした企業さまのkintoneの導入事例を業種別にご紹介します。

kintone導入を検討されている企業さまや、すでに導入しているけれど更にkintoneを活用したい企業さまは必見です!

中小企業のkintone活用段階

事例をご紹介する前に、kintone(キントーン)の活用レベルについて説明したいと思います。
kintoneの活用段階は、導入⇨業務効率向上⇨生産性向上の3つのレベルに分けて見ることができ、多くの企業様がkintone活用を通して業務効率化を実現、さらに一部の企業さまはその上の「自社の事業価値向上」まで実現しています。

kintoneそのものは、プログラミング不要で簡単に自社の業務に合わせたアプリを作ることができるため、脱エクセル、脱紙、スマホ活用といったことを実現できます。
また、インターネット上に公開されているプラグインを活用することで、さらにkintoneを便利に活用することができ、業務効率化ができている状態がレベル2です。
ここまでは、既に多くの企業さまが自力で、あるいは一緒にkintoneを開発してくれるベンダーの力を借りて到達できているところです。

しかし、それだけではまだkintoneの真の力を発揮できているとは言えません。
実はkintoneに蓄積されたデータを活用し見える化することで、業務効率を上げるだけに留まらず、実際の売り上げ、粗利アップまで繋げることができるのです。

この後ご紹介するkintoneの7つの活用事例は、難易度の高いプラグインを使いこなしたりJavaScriptによるカスタマイズも加えたりしながら、業務効率化だけではなく生産性向上を実現しておられる企業さまです。
業務効率化に留まるのではなく、「kintoneを活用することで生産性を向上させる」ヒントがたくさん詰まっていますので、是非御社のkintone活用の参考にしてみてください。

kintoneの活用レベル

  • kintone活用レベル1 導入
    kintoneを導入したばかりの企業さまで、標準機能のみでの構築を行っている段階。
  • kintone活用レベル2 業務効率向上
    簡単なプラグイン実装をし、業務の効率化を図っている企業さま。
  • kintone活用レベル3 生産性向上
    難易度の高いプラグイン実装を行い、生産性の向上を実現している企業さま。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

kintoneを活用した高生産性事例7選

ここからはこれまでコムデックラボでご紹介してきた、実際にkintone活用を行い業務効率化と付加価値向上を遂げた企業さまの事例を一挙公開いたします。
それぞれのkintone導入事例から、業務改善のヒントや便利な使い方をぜひ参考にしてみてください。

事例1:株式会社赤福さまの事例

伊勢名物の「赤福餅」で有名な株式会社赤福さま。
毎月1日に発売される人気商品、「朔日餅」の予約受付管理にkintoneアプリを導入したことにより、劇的な業務改善を遂げることができました。

▼kintoneアプリ導入で年間200時間の削減

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毎月その季節にあったお味で販売される「朔日餅」は「赤福餅」に並ぶ人気商品で、予約が多い店舗では1日に1,000件以上もの予約が入ります。

しかしkintone導入前に赤福さまが行っていた従来の予約方法は、すべて紙による管理でした。
年間数万件にもわたる予約の集計は、店舗ごとに従業員が手作業で紙の予約表を取りまとめ、さらに予約の引き渡しの時のために伝表を手作業で並べ替える方法を行っていたのです。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

そこにkintoneアプリを導入し、タブレット端末でオーダーを受け、予約の控えをレシートで発行できる仕組みにしました。

すると予約のデータは自動的に集計され、検索もできるようになり、年間の業務時間はなんと200時間も削減!!
お客様への引き渡し時はQRコード読み取りにより瞬時で予約と照合できるので、紙の伝票を探す手間もゼロになりました。

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kintone活用による予約システムの確立は、なかなか減らすことのできなかったキャンセルにも効果がありました。

手書きの紙ではなくしっかりとデータとして管理されていることがお客様にもわかるため、体感値として安易なキャンセルが減っていると担当者の方は話されます。
キャンセルが削減されることでキャンセル販売も減らすことができ、株式会社赤福さまとしてのブランド価値の向上にも繋がっています。

更に蓄積されたデータから従業員一人当たりの処理能力を分析、予約の多い時間帯に合わせて増員するなど、単なる効率化以上のIT活用をしていらっしゃいます。

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事例2:運送業 株式会社カワチョーさまの事例

▼脱ホワイトボード!スケジュール・行動予定表のデジタル化で月20時間のコスト削減

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

運送業の株式会社カワチョーさまは、毎日1時間近くかけてホワイトボードに2ヶ月先のスケジュールと当日の配車予定を書き込んでいました。

そこでkintoneのスケジュール管理アプリを導入し、これまで社内に掲示していたホワイトボードの代わりに、大型モニターを二台並べて全従業員の予定を表示しています。
紙からホワイトボードに書き写す作業が無くなったので、月20時間もの時間コストの削減とペーパーレス化に成功しました。

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予定の変更があった際には、その都度ホワイトボードへの書き写しと従業員への連絡が必要でしたが、kintoneから登録情報の修正をすれば誰でも自分のスマホからいつでも最新の情報を確認できるようになりました。

電子的にスケジュール管理がされるようになったことで、過去の案件はもちろん、車両や従業員の稼働率も蓄積データから検索すればひと目で分かります。
紙で保管していた配車表から一枚一枚めくって情報を探す手間に悩まされることも、今ではもうありません。

事例3:消防設備点検業 赤防株式会社さまの事例

次はスケジュール管理をグループウェアからkintoneへ移行してスケジュール管理と案件管理を一元化された赤防株式会社さまの事例です。

▼「うっかり」漏れゼロを実現!スケジュールと案件の管理を「グループウェア+エクセル」からkintoneへ一本化

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

kintone導入を検討されている企業さまからよく受ける質問の一つに、「グループウェアとkintoneはどう違うの?」というものがあります。
グループウェアはスケジュール管理や登録に特化しています。
しかしエクセルなど別の媒体で案件についての詳細な業務を管理していた場合、情報が連動していないため入力・更新漏れなどの「うっかり」を引き起こしてしまうことがあります。

グループウェアではスケジュールの管理とその他の情報管理は別々に行わなくてはなりませんが、kintoneであれば案件や取引先情報とスケジュールを紐付けて管理ができるようになります。
カレンダーPlusというプラグインを活用することで、グループウェアの使い勝手はそのままで、より便利なスケジュール管理を確立できるのです。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

グループウェア

  • 決められた項目でしか登録できない
  • カレンダー上に表示される情報は特定の項目のみ
  • あくまでスケジュール管理のため、他のデータとの連動性はない

kintone&カレンダーPlus

  • 管理項目は自由に追加可能
  • カレンダー上に表示する内容も任意にカスタマイズ可能
  • 登録されたスケジュールから自動的に工数を集計
  • 日報や案件と連動し様々な視点でスケジュール管理ができる

kintoneであれば、日報や案件とスケジュールの管理を連動させ、そのスケジュールに登録された工数と、日報に登録された実績を比較し、見積りの妥当性を検討することにも活用できます。
案件別のスケジュールや従業員別のスケジュール等、様々な視点でスケジュール管理ができることもkintone活用の大きな魅力です。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

消防設備には法律で定められた定期点検日があり、半年、一年といったスパンで必ず実施しなくてはなりません。

赤防株式会社さまのkintone導入直後は、点検日を一件一件手で予定を登録・複製しており、kintone内にある案件の情報をもとにスケジュールは手で入力をしていらっしゃいました。
点検の日程調整ができてからでないとスケジュールの登録ができないという問題点も抱えていたため、kintoneの特徴であるアプリ間のデータを紐付けられるというところを活かし、スケジュール管理と案件管理が連動できるような構成にしました。

定期的な法定点検のスケジュールは、kintone内の案件情報をもとに、ワンクリックでスケジュールを「仮予定」として登録され、日程調整が完了次第「確定」の予定へと変えていきます。
まだ日程が確定していない「仮予約」の数もひと目でわかるようになっているため、登録漏れや日程調整漏れがゼロに。
予定だけではなく、作業に関する注意点や実績報告、請求が終わっているかどうかまで一つの画面で完結できるようになったのです。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

事例4:介護業 合同会社パークヒルズさまの事例

合同会社パークヒルズさまはkintoneを導入して、利用者の方のご家族さまへのスムーズでリアルタイム性の高い情報提供を実現した介護業の企業さまです。

▼kintone×じぶんページでご家族さまにスムーズな情報共有と大きな安心感を!

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

kintoneは取引先企業の情報や契約、販売の情報、営業した時の議事録、問い合わせをもらった時のサポートなどのデータをすべて蓄積することができます。
そのため、お客様から過去の情報やデータについてお問合せをいただいた時に、kintoneさえ見れば誰でも対応、回答ができるようになるのです。

「でも……せっかくkintone上にお客様の求める情報があるなら、直接kintone内の情報をお客様に見に来てもらった方が便利じゃない?」

最近のkintone活用事例では、そんな考えからkintone内に自社と取引先企業の情報や今までのやり取りを共有できるプラットフォームを用意し、取引先は自身の好きなタイミングで情報にアクセスできるようにする、という企業様が出てきています。
合同会社パークヒルズさまも、電話や書面でなくても情報共有ができるようになる利点を活かし、「脱属人化」のみならず、よりシームレスな情報共有を実現していらっしゃいます。

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もともと利用者さまのご家族の方とのコミュニケーションには、状況をまとめた手書きノートを利用していましたが、情報のリアルタイム性が低いことに加えて、毎月のノート作成にかなりの時間をとられてしまうことが問題視されておりました。

利用者さまとそのご家族にもっとリアルタイムな情報を提供したいと考え、まずは介護記録等の利用者さまに紐付く情報をkintone化し、ノートによる情報管理を脱却
次に「じぶんページ」を活用することで、kintoneに蓄積された複数のデータを一つのページ内に集約、利用者さまがその日どのように過ごしたかの細かな情報をスマートフォンを通してリアルタイムに届けられるようになりました。
さらにコメント機能を使うことで電話やメールに頼らないコミュニケーションも可能にしています。

コロナ禍の面会制限によりご家族さまへの情報提供が不足しがちになった状況下を、kintoneと「じぶんページ」の連携により改善、利用者さまとそのご家族に寄り添った質の高いサービスで安心感をお届けすることに成功されたのです。

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事例5:点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまの事例

コムデックが多くの中小企業さまのIT導入のサポートをする中で目にしてきた事例として、kintoneを導入後、社内業務をデジタル化することに成功していても、取引先とのやり取りに関しては完全に紙媒体から脱却しきれていない、ということが挙げられます。

自社とお客さま互いの業務効率を上げるべく、iPadの手書きサインを利用して完全に紙媒体を経ち、kintone化を実現させた株式会社クレーンメンテ広島さまの事例です。

▼【kintone×電子サイン】手書きサインの手間をなくし、お客さまの負担を軽減する!

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天井クレーンの保守点検や修理を行う株式会社クレーンメンテ広島さまは、クレーン機器の点検後はお客様から紙の点検用紙に手書きでサインをいただいていらっしゃいました。
点検した台数分のサインが必要になるため、時には数十枚の書類にサインをいただくこともあり、お客さまにとっては非常に手間となってしまうことを懸念し、電子サイン化に踏み切られたのです。

電子サイン導入後は、タブレットに一度サインを頂くだけで全ての書類に署名が完了するため、何回もサインをもらう必要がなくなり、ペーパーレス化とお客さまの満足度を上げることが実現されました。
何よりも、積極的なIT化を進めることで、「時代にあった変化を遂げる企業」としてのイメージアップにも繋がり、自社の付加価値向上にも効果があったといいます。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

kintone化は難しいと言われることの多い介護業でも、iPadとの連携で業務改革を起こしています。

患者さまの具体的な症状のある箇所を看護記録の書類に直接書き込む必要があるため、紙に直接書き込むしか方法がないとされていました。
しかし、kintoneとiPadの連携でタブレット上にあらかじめ入力すべき図を表示させ、タッチペンで記入ができる仕様にすることで、過去の記録は日付や名前で検索が可能になり、書類を保管する必要もなくなったのです。

どうしても手書きで行わなければならない業務内容があるために、kintone化は難しいと思われていらっしゃる業種さまも多くいらっしゃいますが、kintoneは工夫次第によってはそんな企業さまもデジタル化推進への可能性を見出すことのできるツールと言えます。

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事例6:建設業 株式会社泰成さまの事例

どの企業さまにとっても、必要になる数字情報が各ツールでバラバラに管理されていて、エクセルから脱するのは難しい、と言われている原価管理。
建設業の株式会社泰成さまもそんな企業さまの中の一つでした。

▼原価管理をkintone化!脱エクセルでリアルタイム自動集計

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現場ごとの材料費や各種経費を細かくエクセルで二重三重入力をしていたため、経理担当者さんの負担も増えることながら、リアルタイムな予算の消化状況が分からず、収支対策を取ることも困難な状況になっていたのです。

kintoneの導入後は経費の自動計算による手作業・手入力の手間がレス化され、リアルタイムな予算の消化状況を把握できるようになりました。
プラグインを活用することで、入力のしやすさ・データの見やすさにこだわったアプリ構成を取り、現場監督向けの集計と、経理向けの集計をワンクリックで切り替えられるように工夫されました。

建設業ならではの経費や原価管理にkintoneを導入したことによって、よりスムーズな現場の意思決定や集計作業の効率化を成功させ、さらに詳細な原価管理のためにkintone活用を推し進めていらっしゃいます。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

原価を「リアルタイムで見える化」するということは利益がリアルタイムに分かるようになるということです。

見たい情報の粒度に合わせて表示項目を調節できる「krewDashboard(クルーダッシュボード)」をプラグイン活用することでkintoneのデータをピボットテーブル化することができます。
現時点での目標(KGI、KPI)に対する進捗も具体的な数値として可視化されるため、その情報をkintoneを通じて社内全体で把握できるようにすれば、数字を共有するための会議ももう必要なくなるのです。

集計値が表示されるだけではなく、売上/原価ともに詳細を掘り下げたデータ分析を可能にし、より効果的な利益改善に繋がることでしょう。

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事例7:トップの思いをkintoneで共有

kintone導入をお考えの企業さまや既に導入されている企業さまにぜひ試していただきたい事例がこちら。
自社の目標や経営者の考えをkintoneのトップページに表示して、社内全体に共有するというものです。

コムデック とうかい×サイボウズセミナー

朝礼や決済時に経営者の考えや自社の目標を周知しているつもりでも、その目標や自社の現状を知らないまま業務を行ってしまっているスタッフも実は少なくないかもしれません。
その場にはいないスタッフには伝わらない、口頭での説明になるため想いがキチンと伝わっているのか分からない可能性も考えられます。

kintoneのトップページに目標や考えを表示することで、リモートワークの社員にも経営者の想いを格差なく伝えられ、全スタッフが同じ方向を向いて仕事ができるようになります。
また、口頭で伝える場合は定量的な情報になりがちですが、文字に起こすことで定性的な情報も伝えられるようになるというメリットもあるのです。

kintone活用で無限の可能性。活用事例から学ぶ業務改善のヒント

業種の違う企業さま別に、kintone活用事例7選をご紹介いたしました。

各活用事例を見てみても分かるように、kintoneは自社の業務形態やこだわりに沿って使いやすいアプリにブラッシュアップできる、まさに変幻自在のクラウドツールです。
コムデックでは、kintoneを使ってどんな風に変化したいのか、企業さまのご希望やスタイルに合ったkintone導入のお手伝いをしております。

紙やエクセルといったアナログ媒体を業務で使用されている企業さまは、ぜひデジタル化推進の一歩としてkintone導入をしてみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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