タスク管理はkintoneで！メリット・おすすめプラグインを事例とともにご紹介
しかし、このタスク管理を「各個人がエクセルで管理」「ホワイトボードで管理」しようとすると、進捗が見えなくなってしまったり、状況を確認するだけで膨大な時間がかかってしまいます。
今回は、kintoneを活用してタスク管理をぐっと楽にする方法を事例と共にご紹介！タスク管理向きのプラグインを実際に使ってみた事例もお伝えします！
- kintoneでタスク管理を行う方法
- タスク管理におすすめのプラグイン
こんな人に向いている記事です- プロジェクトのタスクをきちんと管理したい人
- タスクの進捗を可視化したい人
- タスク管理の事例を知りたい人
目次
kintoneでタスク管理するメリットとは？
以下では、エクセルやホワイトボードでは得られない、kintoneによるタスク管理のメリットを紹介します。
案件管理やプロジェクト管理と紐づけて管理できる
単純なタスク管理であれば、タスク名とタスク詳細、担当者、期日、現在の進捗があれば管理できるでしょう。
これが、例えばプロジェクトに紐づくタスクの場合にはルックアップでプロジェクト管理アプリから情報を参照し、さらにプロジェクト管理アプリにタスクを関連レコードとして表示することで案件に紐づくタスクがどうなっているのか、を一目で把握することができるようになります。
これがエクセルであれば、まず各個人で管理するため全体でタスクの共有ができないことが大きな問題です。
それに加えて、「案件・プロジェクトごと」にシートやファイルそのものを分けないと、そのタスクがどのプロジェクトのものなのかがわからなくなってしまいます。
kintone(キントーン)であれば、自分以外が担当しているタスクの状況も把握でき、さらに案件管理やプロジェクト管理と相互に紐づけて管理ができるので、タスクが属人化しにくく、進捗管理も行いやすくなります。
プロジェクトのタスク管理をエクセルから移行した事例はこちら！
▼【人材業】タスク漏れの心配不要！kintoneで情報管理は簡単に進捗管理可能に｜外国人技能実習生受入サポート業ダイバーシティ事業協同組合様の導入事例
情報をリアルタイムに反映できる
kintoneでは、標準機能でこれらのグラフを作成することができる他、グラフ内をクリックすればその進捗に該当するタスクを確認することができます。
▼kintone対面開発初回打合せ大公開～アプリ育成編
【有料】kintoneのタスク管理におすすめのプラグイン
kintoneのタスク管理はプラグインを使うことで簡単かつ効率的に行うことができます。
ここでは有料ではあるものの、タスク管理を圧倒的に便利にするプラグインを紹介します。
一画面で全てのタスクを把握できる「KANBAN(タスク管理プラグイン)」
できれば、進捗状況を横軸にして、その下にタスクを並べて全てのタスクを一画面で見たい……！
ご希望の「タスクボード」はこんな感じではないでしょうか？
各進捗状況を横軸にし、タスク(案件)を付箋に書いて、タスクが進めば付箋を張り替えて動かし……これがデジタルでできたら、全てのタスクや案件の進捗状況を一目で把握できます。
残念ながら、kintoneの標準機能や無料のプラグインではご希望の形でタスクを見ることはできませんが、有料のKANBANプラグインを使えば「一画面で全てのタスクを把握できる」状態を実現可能です！
KANBANプラグインを使うと、先ほどのような付箋のタスク管理がこの通り！
登録した情報のうち、一覧画面で見たい情報だけを表示するように設定できます。
▼ITサポート部から付箋が消えた！kintoneで案件管理を改善
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タスク作成を自動化できる「krewData」
そこで、タスク作成のワンクリックも自動化、毎月決まった日にお客様の契約内容を参照して自動でタスクを作成してくれる仕組みを有料プラグインで実現することもできます。
【無料】kintoneのタスク管理におすすめのプラグイン･アプリ
貴社の課題と照らし合わせ、最適なものを利用してみてください。
すぐに使えるサンプルアプリ「To Do」
営業やマーケティングなど、チームでプロジェクトを進めるときは、メンバーそれぞれに細かいタスクが発生します。
期日どおりにメンバーがタスクを進められれば問題ありませんが、複数人でプロジェクトを進行するときは、なにが起こるかわかりません。
メンバーが複数案件を担当しているのであれば、調整が必要なケースもありますし、それに伴って他メンバーの進捗も変わります。
このとき、個々のタスクが可視化されていると、全体の進捗と照らし合わせてプロジェクト内の日程やタスク調整をスムーズに行えます。
そこで便利なのが「To Do」というサンプルアプリです。
このアプリは、タスクごとに担当者や優先度、開始日･終了日、タスク内容などを登録できます。
レコード詳細画面ではコメントでのやり取りが可能なので、複数人で連携が必要なタスクにおける「タスク依頼」や「進捗確認」などが容易です。
一覧画面では、登録したタスクがすべて一覧表示されます。
担当者や優先度で絞り込みをかけることが可能で、タスクの進捗状況を確認する際に便利です。
大きな特徴は、進捗状況をグラフ化できることです。
たとえば「担当者別のステータス」をグラフ化して、担当者ごとに「完了」「未着手」「作業中」のタスクの割合を可視化できます。
タスクの量も可視化されるため、特定のメンバーにどれだけのタスクが割り当てられているかをひと目で把握可能です。
これを活用すれば、タスク量が平等になるようタスクを振り分けたり、負担が大きいメンバーのタスクを巻き取ったりなど、プロジェクトの迅速な進行のためのマネジメントもスムーズに行えます。
ワンクリックでタスクを作成「一覧レコード集計/コピープラグイン」
総務や経理といったバックオフィスの業務には、毎月、毎週繰り返し実施しなくてはならないタスクが多くあります。
もうタスクが頭に入ってしまっている方も多いかと思いますが、タスクが明文化されていないと「その人しか処理ができない」「周りからは進捗がわからない」「引き継ぐときに口頭になってしまう」「抜け漏れが起きる」といった問題が発生する可能性があります。
かといって、毎月同じタスクを作って、あるいは複製して登録するのは面倒ですよね。
「あらかじめ作っておいた繰り返しタスクの一覧(タスクマスタ)を、タスク管理アプリに一括でコピーしてくる」方法をご紹介します。
必要になるのは、タスクマスタアプリとタスク管理アプリの二つと、「一覧レコード集計/コピープラグイン」。
マスタアプリに登録されたタスクの情報を、毎月一回ボタンを押すことでコピーしてきます。
この方法の場合、タスクの追加や内容変更、削除はマスタアプリ側で行うため、アプリそのものの管理権限が無くても、一度設定してしまえばタスク内容を変えられるのがメリットです。
また、タスクマスタアプリにある情報をコピーしてくる形のため、ある程度項目が多くても対応ができます。
繰り返しタスクそのものを設定！定例レコード一括生成プラグイン
マスタを作るほど繰り返しタスクが多くない、そんな時には無料の定例レコード一括生成プラグインで繰り返しタスクを作成する方法があります。
日付フィールドと時刻フィールドを作り、指定した「毎月1日」「毎月10日」の期日でタスクが作成されるように設定できます。
このプラグインで設定する場合、タスク名等は「初期値」として設定する形になります。
定期タスクを作成する期間を選ぶことができます。
kintoneを活用したタスク管理事例
実際にkintoneを活用してタスク管理を効率化した事例を紹介します。
複数のパターン･業界をご紹介していますので、自社に合った活用方法をご参考ください。
ガントチャート形式でタスクを見える化
ここまでご紹介してきたのは、 一つ一つのタスクが独立しており、同じ案件・プロジェクト内のタスクだとしても個別に実行していくことができる、前の工程の影響を受けないタスクの管理方法です。
一つのタスクが終わったらその次のタスク、それが終わったらまたその次の……と、タスクを順番に消化していく工程管理をkintoneで実現したい場合には、最終的な期日と細かいタスクの管理が必要になります。
そんな時には、ガントチャートやカレンダーを使ってタスクを管理しましょう！
無料のプラグインを使うことで、簡単に進捗管理表が出来上がります。
▼kintoneで工程進捗管理をやってみよう！ガントチャート形式でタスクを見える化
ケースに合わせて決まったタスクを自動登録
この二つが主なタスクの種類になりますが、中には「大きなタスクの種別に応じて、細かいタスクが変わる」という難易度の高いパターンも存在します。
例えば、社会保険労務士は顧問先から依頼された「入社」「退社」「産休」等の手続きに対して、顧問先が加入している社会保険の種類に応じた手続きを行います。
手続によっては何年も先まで申請が必要なものもあり、管理したくても管理できない、そんな状態になってしまいがちです。
そんな時には、「発生しうるタスクのマスタ」をあらかじめ作り、「この社会保険の場合のタスクのセット」を設定します。
▼士業でkintone活用！顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ！
タスク管理から進捗管理までを一元化
パソコン教室やプログラミング教室など全国で約100ヶ所の教室運営をされている株式会社チアリーさまでは、日常的に本部と各教室とのやりとりが発生します。
たとえば、教材のリリースを伝える「お知らせ」や、シフト表の提出依頼をはじめとする「タスク依頼」などです。
株式会社チアリーさまが利用されていた自社開発のサイトでは、同じ内容でも各教室に向けてお知らせやタスクを1つずつ作成しなければならず、非常に手間と時間がかかっていました。
ほかにも、さまざまな運用課題を抱えていたこともあり、タスク管理をkintoneに一元化するプロジェクトをスタートしたのです。
今回は、各教室のアカウントを管理するための「教室リスト」、本部が依頼内容を登録するための「タスク一括作成アプリ」、教室が依頼内容を確認･管理するための「タスク管理アプリ」を構築。
本部がタスク一括作成アプリに依頼内容を登録すると、「krewData(クルーデータ)」というプラグインによってタスク依頼のレコードが各教室分自動で作成される仕組みです。
krewDataは、アプリ間の自動集計やレコードの自動登録ができるプラグインです。
今回は「実行」ボタンを押すとリアルタイムに集計ができる「リアルタイム実行プラン」を使って、任意のタイミングで依頼を飛ばせるようにしました。
飛ばした依頼はタスク管理アプリに届いており、教室側はタスク管理アプリを見れば依頼を確認できます。
アプリを通じて教室から本部へ提出物を送れるようになっているので、タスクの実行も効率化されます。
株式会社チアリーさまでは、あわせてプロセス管理を活用し、各教室の未処理タスクを可視化することで見逃しや処理漏れも防止できました。
▼kintoneでタスク管理を一元化！ 通知のひと工夫で進捗管理も可能に！｜教室運営業 株式会社チアリーさまのアプリ開発事例
様々なタスク管理をkintoneで実現
「抜けもれなくタスクが実行されているか」「そもそもタスクの登録自体に抜け漏れが無いか」「タスクの進捗状況に問題はないか」等々、タスク管理、プロジェクト管理に関するお悩みは尽きませんが、kintoneであればそのタスク管理の課題を簡単に解決することができます。
仕事の最小単位であるタスクをきちんと管理し、例えば処理時間等も登録いただけるようになると、進捗管理としてのタスク管理だけではなく、工数管理や生産性の算出にもつながるデータがkintoneに蓄積されていきます。
本記事でご紹介した以外にも、kintoneでタスク管理を実現した事例を以下でまとめていますので、あわせてご覧ください！
▼kintoneを活用したタスク管理事例
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