DXやkintoneの伴走支援について、皆で考える研究所。

0596-31-1100

平日:09:00〜18:00まで

お問い合わせ

顧客管理をkintoneで行うメリットとは?~社労士編~|あおい社会保険労務士法人さまの事例

顧客管理をkintone化!脱Accessの効果とは?
紙やエクセル、各社さまざまな方法で管理されている顧客情報。

全ての仕事の出発点と言っても過言ではない顧客管理は、なかなか昔からの管理方法を変えにくい部分でもあります。

今回は、kintone活用をはじめた社労士さまがAccessによる顧客管理を卒業し、各種情報を連携させることで顧客情報を整理整頓、活用できる状態にした導入事例をご紹介します!

手続きに伴うタスク管理を自動化したい!社労士の業務効率化にkintoneを活用

あおい社会保険労務士法人さまは横浜に事務所を構え、企業の労務管理のサポートをおこなっておられます。
顧問契約しているお客様の労務管理にとどまらず、スポットでの労務管理相談や就業規則の作成、人事労務のコンサルティングなども手広く請け負われていることが特徴です。

社会保険労務士である代表の平山先生は、自ら情報管理システムの設定をされるなど、これまでも業務効率化に積極的に取り組んでこられました。

しかし、「自分たちが構築した今の形で本当に良いのか?」「もっと効率の良い運用方法があるのではないか」等、データや情報の管理について専門家の意見が欲しい場面があったり、ご自身だけでシステム構築することの難しさを感じられたり、ということが増えていたという平山先生。

そんな中、コムデックラボにも何度もご登場いただいている名古屋を拠点とした社会保険労務士法人とうかいさまからkintone(キントーン)活用について話を聞き、この機会に業務管理・情報管理の在り方を見直したいと考えられたとのことです。

社会保険労務士法人とうかいさまの事例はこちら!

▼社労士でkintone活用!タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮

kintoneの導入を決めたもう一つのポイントとして、kintoneはクラウド上で情報を管理しているため、どこでもリアルタイムに情報共有が可能であるという点を挙げることができます。

あおい社会保険労務士法人さまではコロナ禍に先んじて大阪や仙台等でテレワーク実施しており、離れた拠点でも遅延なく情報共有できることが業務を進めていく上で不可欠な条件でした。
そのため、「仕事に必要な情報を一元管理でき、なおかつどこからでもアクセスできる」kintoneは、まさにあおい社会保険労務士法人さまの求めるサービスだったのです。

Accessでの顧客管理に潜む課題

社会保険労務士法人とうかいさまの事例をご覧いただき、「顧問先から請け負っている定期手続きのタスク作成を自動化したい」という目標に向かって動き始めたあおい社会保険労務士法人さま。

タスクの自動作成をkintone上で実現するためには、「どの顧問先からどんな業務を請け負っているか」「その顧問先が加入している社会保険の種類は何か」等、手続に関わる顧問先の契約情報がkintoneに集約されている必要があります。

顧問先の契約情報、つまり顧客情報は様々な業務の基幹となる情報です。

あおい社会保険労務士法人さまでも、Microsoft OfficeのAccessを使って顧客情報の管理を行っていました。

しかし、Accessの場合、パソコンの台数分ライセンスが必要となるため、端末管理ライセンス管理コストがかかります。
さらに、パソコンを買い替えるたびにライセンスの購入が必要となる他、Access以外のソフトウェアやエクセルデータとの連携が容易ではありません。

そのため、あおい社会保険労務士法人さまでは、住所録や顧客情報などのデータが連携されず、個別のデータとして分散した状態となっていました。

データが分散していると、照らし合わせに手間がかかるほか、一方のデータに不備(登録時の漢字ミスなど)があると検索に引っかからないといった問題もあり、使いにくさを感じる場面も多かったのことです。

顧客情報 Access

kintone導入期のアプリ開発において解決したい課題は各企業様それぞれですが、ほとんどの場合それらの課題の軸となるのは顧客管理です。

そこで、タスクの自動作成を目指すあおい社会保険労務士法人さまでも、まずは顧客管理からkintoneで整備していくこととなりました。

社労士におけるkintone顧客管理アプリのポイントは「ひとつひとつはシンプルに」

kintoneによる顧客管理へ切り替えるにあたり、まずはこれまで使用されていたAccessにある情報を確認。

用途をお伺いしながら、これまでは分散して管理していた情報をまとめるのか、それとも分けたままで連携させるのか等、管理したいデータを洗い出し分類していきました。

その結果、”(旧)住所録”「会社情報」「人名マスタ」に。

”(旧)業務台帳”「顧客情報」「手続きマスタ」「業務台帳」にさらに細分化させることに。

「一元化」と言うとひとつのアプリにまとめることを想像されるかもしれませんが、管理すべき情報が多い場合には、一つにまとめてしまうとかえって管理がしにくくなってしまいます。

項目が多すぎて、あまりにも横に長いエクセルは使いにくいのと同じです。

元のファイル数よりアプリは増えていますが、マスタ化各アプリ間の連携を行うことで一つ一つのアプリ自体をシンプルにして、使いやすくする狙いがありました。

kintone 会社情報 

情報を整理する過程で、Accessでの顧客管理時には見やすさの点から必要だった項目も、kintoneであれば自動抽出ができるため不要になるような項目もありました。

例えば、Accessの業務台帳で設定していた「手続き完了チェック」は、kintoneでは「進捗状況」という項目で一括管理できるようになるため削除しました。

ただ元の管理方法を置き換えるのではなく、適宜情報を整理整頓しながらアプリ化をしていくことで、情報の二重登録や転記といった手間を減らしていくことができるのです。

Accessで管理していた情報をkintone化した結果、あおい社会保険労務士法人さまからは「kintoneでデータが一元化され、業務の進捗状況の把握やお客様情報の確認がタイムリーに行えるようになりました!」喜びの声も挙がっています。

kintone 業務台帳

kintone顧客管理のメリット・デメリット

kintoneによる顧客管理をスタートさせたあおい社会保険労務士法人さまで生まれたメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット
  • 顧客ごとの契約状況の一元管理が実現し、契約外の業務も管理できるようになった
  • リモートワークをしている従業員との情報共有がスムーズになった
    →kintoneにあるコメント機能やお知らせ掲載機能などを活用され、顧客やタスクに紐づいた情報共有が可能になりました
  • 「手続きマスタ」で各種手続きに必要な付随業務を登録して管理するため、抜け漏れがゼロに!
    →「会社情報」「手続きマスタ」と「業務台帳」を紐づけたことでタスク管理ができるようになり、都度のチェックや照らし合わせをしなくても、すべき業務が確認できるようになった
  • Access購入の手間やコストがゼロに
デメリット
  • 運用そのものの改善が必要な部分もあり、アプリを作っていく前に業務の仕組み改善を考える必要がある
  • Accessの時とは「どこに何の情報が入っているか」が変わったため、運用に慣れるまで時間がかかる
  • 労務管理ソフトの管理とkintoneの連携はまだ自動では不可能なため、二重管理になる情報もある

各情報の管理区分(アプリ)が変わったため、Accessでの管理とは異なる部分も多くありました。
しかし、対面開発で作る→使う→直すのサイクルを素早く回すことでスムーズに導入が進み、「ただ単にシステムを作るシステム開発会社ではなく、対面開発で親身になって一緒に考えてくれるコムデックに依頼して良かった!」と評価していただけるまでに業務効率が向上。

対面開発であれば、ただアプリを作るだけではなく、業務の仕組みそのものの見直しや、仕組みを変えることで新しく出てきた課題にも一緒に考え、取り組んでいけるため、安心して管理方法を変えていけるのです。

業務効率化のためのkintone活用は次のステップへ

あおい社会保険労務士法人さまで、顧客管理を皮切りにスタートしたkintoneによる業務効率化。

今回のkintone導入によって顧客ごとに必要な手続きが見える化し、法人内での業務が管理しやすく整理され、土台ができあがりました。

今後は、業務をより効率化すべく、目標である「業務台帳へ自動でタスク作成」のフェーズにステップアップ、そして、請求業務のkintone化などを目指していかれるとのことです。

定型業務の多い社労士さまでこれだけの変化が起こせるkintone導入。

御社でも検討してみませんか?

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

IT導入のお悩みなら、
コムデックラボ

まずはお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

0596-31-1100

平日:09:00〜18:00まで