kintoneとLINE WORKSを連携して通知の抜け漏れを回避！連携のメリットと活用事例を紹介

タスクや案件情報をkintoneで管理している企業さまの中には、「kintoneの通知が多すぎて気が付けない」という悩みを抱えていらっしゃる方も多いのではないでしょうか？

kintoneは条件に合わせて様々な通知ができる機能が備わっていますが、kintoneで管理する情報が増えていくにつれて通知も多くなり、「通知を見落としてしまう」「通知が多すぎて何が重要なのかわからない」といった状況に陥りやすくなります。

そんなkintoneの通知に関する問題は、チャットツールのLINE WORKSと連携することで解決可能です！
社内のコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを利用している企業さまは、kintoneと連携すれば重要な通知を見逃すこともなくなります。

この記事では、kintoneとLINE WORKSを連携するメリットと、実際の活用事例を紹介します！

kintoneの通知は気が付けない！？手軽に設定できるが故の落とし穴

自社の業務に合わせて様々なアプリを作ることができる業務改善プラットフォームのkintone(キントーン)は、データの一括管理ができるだけでなく、リマインドや通知機能まで備えています。

「誰に」「いつ」「どんな条件に合致したときにどんな通知するのか」が設定可能で、タスク漏れを防ぐことができます。

しかし、手軽に通知を設定できる一方で、kintoneを使い込めば使い込むほど以下のような課題に直面するケースが少なくありません。

• 通知を設定しすぎていつも通知件数が「99+」
• 普段はチャットツールでコミュニケーションとっており、kintone通知を見ていない
• 共有でアカウントを使っていて、通知機能が使えない
• 通知は届いても「通知内容」を見るために都度kintoneを開かないといけない

「kintoneの通知が便利！」と利用をはじめたものの、設定して通知まみれになっている…というユーザーは少なくありません。

普段の社内コミュニケーションにはチャットツールを使っており「kintoneの通知まで見ていない」という方もいるでしょう。

また、部署で1アカウント等、複数人で１つのアカウントを共有しているケースもあります。
共有アカウントの場合は自分に関係のない通知も届くため、通知の見逃しが発生しやすくなります。

そして、kintoneの通知機能は便利なものの通知画面では「通知の内容」までは確認できません。
「レコードが更新されました」という通知がきても、複数のレコードを管理している場合「どのレコード？」「どの情報が更新されたの？」といった内容を確認するためには、都度kintoneに移動する必要があります。

kintoneとLINE WORKSを連携できるプラグイン「kintone for LINE WORKS」を使えば、これらの問題を解決できます。

kintoneとLINE WORKSの連携でできること

「普段はチャットツールでコミュニケーションをとっている」という場合、kintone通知をkintoneだけでなくLINE WORKSにも送ることで、通知の抜け漏れをなくせます。

kintoneとLINE WORKSを連携することで、以下のことができるようになります。

• kintoneポータル画面･モバイルアプリ･メールに通知が届く
• kintoneアカウントをもっていない従業員にも通知を飛ばせる
• kintoneのアカウント単位ではなく、LINE WORKSのユーザー単位で通知が届く
• 通知から対象案件とその状況を把握しやすくなる

先ほど列挙したような「通知が溜まりやすい」「自分に関係のない通知が多い」「通知だけでは通知内容を確認できない」といったkintoneの通知に関する課題も、kintoneとLINE WORKSを連携すれば解消できます。

両者を連携すれば、LINE WORKSにチャットとして通知が届きます。
指定したグループチャットに通知を送ったり、LINE WORKSユーザー単位でメンション(@)を付けて通知を送ることができるため、自分に関係のない通知がなく、リアルタイムでkintoneの更新･変更内容などを把握可能です。

「どのアプリ･タイミングで誰に通知するのか」については柔軟な設定が可能となっています。
例えば「案件管理アプリにデータが登録されたときに営業担当者と総務担当者に通知」といったように設定が可能です。
▼kintoneからLINE WORKSに通知を送信！受注や入金をリアルタイムで通知

ここからは、実際にコムデックで設定したkintone×LINE WORKS連携事例をご紹介します。

グループ内に通知＆既読したかも確認可能

コムデックでは、お客様から依頼のあったkintone等のライセンス追加･削減について、お客様と直接やりとりをする担当者とは別のライセンス発注担当者が実施しています。

そのため、お客様から依頼を受けた担当者からライセンス発注担当者に情報をパスする必要がありますが、この依頼をkintoneに登録しただけではkintoneを開かないと通知に気が付けず、またkintoneへ登録した後ライセンス発注担当者が依頼を確認してくれたのかは分かりません。
そのため、kintoneに依頼内容を登録した後、LINE WORKSでライセンス発注担当者宛に「依頼を登録したので確認お願いします」という内容のチャットを手動で送信している状態でした。

そこで、ライセンス発注依頼をkintoneに登録したら、自動的にLINE WORKSのグループ内に依頼内容を通知できるように連携アプリを設定。
LINE WORKS上で通知されるため気が付きやすく、またLINE WORKSの既読管理機能でライセンス発注担当者が依頼を読んだかどうかも確認できるようになりました。

実際の通知設定用アプリはこちらです。
通知するタイミング･誰に通知するのか･通知内容をどう表示させるのか、を柔軟に設定できます。

対象にアプリに新規にレコード登録をすると、以下のような形で通知されます。

どのアプリにどんな情報が追加されたのかがひと目でわかるだけでなく、通知対象のレコードURLも添付されるので、すぐに内容を確認することができます。

セミナーの来場者管理がスムーズに

LINE WORKSへの通知の応用編として、セミナーの来場者管理にも活用できます。
セミナー等でご来場いただいたお客様の管理を紙やエクセルで行う場合、あらかじめ来場予定者のリストを作成し、受付をしたお客様に丸をつけるなどして「誰がきたか、まだ誰がきていないか」を管理します。
しかし、これでは受付を担当している人しか現状を把握できません。

自分の担当しているお客様が来場された際には、タイミングよくご挨拶や会場案内をしたいのが本音です。
そこで、kintoneとLINE WORKSを連携させ、受付をした際にLINE WORKSへいつ･誰が来場したのかが通知されるように設定しました。

担当者にメンションが(@)がつくため、営業担当がご来場いただいたことをリアルタイムで認識でき、スムーズにアテンド、ご挨拶ができます。
こちらの設定方法については、以下の動画や記事をご覧ください。

kintoneとLINE WORKSを連携するメリット

kintoneとLINE WORKSを連携するメリットは、通知の確認漏れを防げることです。

リリース当初の連携アプリではグループ宛の通知ができなかったため、個人宛に通知を送っていました。
先ほどご紹介したライセンス発注担当者への通知に関しては、ライセンス発注担当者個人にbotから通知されるようになったことで認知は早くなったものの、依頼者は発注者が確認したかどうかがわからず、結局確認状況や手配状況を直接確認することもありました。

複数人で構成されるグループチャットへの通知ができるようにプラグインがアップデートされたことで、情報がどこまで共有されているかが見えるようになり、非効率な確認が不要になりました。

ただし、kintone for LINE WORKSではkintoneの通知と違ってリマインダー通知は送ることができません。
リマインダー通知をLINE WORKSに送りたい場合にはRPAと組み合わせることで実現可能となりますので、今後の対応にご期待ください。

kintoneとLINE WORKSを連携して社内コミュニケーションを円滑にしよう！

kintoneとLINE WORKSを連携すれば、通知の確認漏れを防ぎ、社内コミュニケーションの円滑化を図れます。
両者のメリットを最大限に活かしつつ利用できるので、kintoneとLINE WORKSを使い分けている企業さまは導入を検討してみてください。

業務を進めるにあたり、スムーズなコミュニケーションは必要不可欠です。
kintoneとLINE WORKSは、それぞれ優れた機能を有しているため、連携してうまく活用すれば、業務をスムーズに進められます。

「kintoneとLINE WORKSを連携させたい」「kintoneの通知が多すぎて困っている」という企業さまは、ぜひコムデックに1度ご相談ください！