kintoneとAI-OCR を連携できるプラグイン5選！活用シーンやメリットも解説

紙の書類に書かれた情報を元にシステムへと入力する作業は、多くの企業にとって大きな負担となっています。
「入力作業を自動化できたらいいのに」と考える方も多いのではないでしょうか。

そんなときに役に立つのが、書類に書かれた文字をスキャンしてデジタル化できるAI-OCRという技術です。
kintoneのプラグインを活用すれば、特別な機器を用意しなくても、今ある環境でAI-OCRを使えるようになります。

本記事では、kintoneとAI-OCRを連携できるプラグインと、具体的な活用シーンやメリットを解説します。

こちらの動画では、kintoneとChatGPT4oを連携して、請求書画像をデータ化するアプリを開発した事例も紹介していますので、あわせてご覧ください。

この記事でわかること

• AI-OCRを活用するメリット
• kintoneとAI-OCRを連携する方法

こんな人におすすめの記事です

• データ入力の手間を減らしたい方
• 人手不足や人件費の問題を解消したい方
• 紙ベースの情報をkintoneに集約して活用したい方

AI-OCRとは

OCRはOptical Character Recognitionの略で、日本語では「光学文字認識」と訳されます。
紙に書かれた文字をスキャンして、編集可能なデジタルデータに変換する技術です。

OCRは、まず書類の画像で傾きやコントラストを補正し、その中から文字の特徴を抽出して、テキストに変換する、という仕組みで文字をデジタル化します。

従来のOCRでは、対応できるレイアウトやフォントが限定的でしたが、最近はAI(人工知能)を搭載した、より高度なツールが注目を集めています。

AI-OCRはディープラーニングによってあらゆる書類を学習しているため、手書き文字にも柔軟に対応できるのが特徴です。
また、AI-OCRでは文字そのものを認識すると同時に、文脈も考慮して解析できます。
使うたびに学習を重ねるため、精度がどんどん向上していくのです。

kintoneとAI-OCRを組み合わせることで、これまで現場の都合等でどうしてもデジタル化できなかった書類をデータとしてkintoneに蓄積し、活用できるようになります。

kintoneとAI-OCRを連携できるプラグイン・ツール6選

ここでは、kintone(キントーン)とAI-OCRを連携できるプラグインや連携ツールを6つ紹介します。
それぞれに得意な作業や付随する機能が異なるため、自社で実現したいことを思い浮かべながら、比較してみてください。
※料金はすべて税抜き表示です。

コムデック 生成AI for kintone

コムデック 生成AI for kintoneは、kintoneに添付したPDFや画像データをAIが数秒読み取り、必要な情報を自動で抽出できるツールです。

請求書や見積書などの情報をわざわざkintoneに手入力する必要がなくなり、入力作業の負担を大幅に軽減できます。
専門知識がなくても導入しやすく、日常業務の効率化や入力ミスの削減につながるでしょう。
読み取った結果は自動的にkintoneに反映されるため、関係者との共有もスムーズに行えます。

「コムデック 生成AI for kintone」について詳しく見る

記事の後半では、実際にコムデック 生成AI for kintoneを活用して添付書類を読み取った事例をご紹介しています！

AI-OCRプラグイン for kintone

AI-OCRプラグイン for kintoneは、k＆iソリューションズ株式会社が提供するプラグインです。
初期設定が簡単で、kintoneとの連携に必要なフィールドは自動で生成されるため、すぐに運用を開始できます。

一括読み取り機能があるため、大量の帳票データを処理したい方にもおすすめです。

ATTAZoo AI OCRパック

ATTAZoo AI OCRパックは、JBCC株式会社が提供するプラグインです。
高精度なデータ読み取りが強みで、手書き文字や活字の認識率は99.2%を誇ります。

元となる書類の画像と読み取り結果を一画面に並べて表示してくれるため、確認作業もスムーズです。

mojula for kintone

mojula for kintoneは、株式会社バーズ情報科学研究所が提供するプラグインです。
帳票イメージを登録したkintoneアプリで、「AI-OCR」実行ボタン、読み取り内容リンク、アプリ連携ボタンを押すだけで、書類の入力作業が完了します。

読み取り内容リンクでは、元の帳票と同じレイアウトで読み取り結果が表示されるため、直感的に確認と修正ができます。

Smart at AI for kintone Powered by GPT

Smart at AI for kintone Powered by GPTは、M-SOLUTIONS株式会社が提供するプラグインです。
もともとはkintoneとChatGPTを連携するためのプラグインとして開発されており、AIを使ってメルマガの文章を作成したり、社内データを元にしたFAQを作成したりすることが可能です。

その後のアップデートで画像解析機能が追加され、名刺や領収書、手書きメモなどのデジタル化もできるようになりました。

モジトリ

モジトリは福島コンピューターシステム株式会社が提供するプラグインです。
スマホのカメラで撮影した写真から文字を抽出して、kintoneデータとして登録できます。

PDFにも対応していますが、1ページずつしか処理できないため、どちらかと言うと事務部門よりも現場での活用に向いています。
例えば、営業の名刺管理、工場での備品管理、電気･ガスの検針作業などにおすすめです。

「コムデック 生成AI for kintone」について詳しく見る

AI-OCRを活用するメリット

AI-OCRの活用には、さまざまなメリットがあります。

データ入力を自動化できる

AI-OCR活用の最大のメリットは、データ入力を自動化できることです。
請求書や契約書、申込書などの書類をスキャンするだけでデータ化できるため、入力の手間と時間を削減できます。

これまでは「わざわざ入力しなおすのはちょっと……」と足踏みをしていた現場の日報や報告書等もデジタル化可能です。

AI-OCRで手書き日報を自動読み取り！運送業の事務作業を大幅削減する方法| コムデックAIラボ

kintoneで名刺管理を行う方法！SanSanとの連携もご紹介| コムデックAIラボ

入力ミスを防げる

人の手でデータを入力する場合、どうしても入力ミスは起きてしまいますし、従業員の能力によって処理速度も違ってきます。
その点、AI-OCRならヒューマンエラーが起きませんし、処理速度も安定しているのがメリットです。

以前は、乱れた手書き文字の識別は難しいこともありましたが、最近は精度がかなり向上しているため、人間は作成されたデータをさっと確認するだけで済みます。

過去のデータを探しやすくなる

紙で管理する場合、知りたい情報を探すためには、大量の書類をめくらなければなりません。
どのファイルに入っているのか、いつ頃の書類なのか、どんな見た目だったか……など、経験に基づいて探すことも多いため、新人には分からないこともあるでしょう。

AI-OCRを活用して文書をデータ化しておけば、kintone内を横断的に検索できるため、誰でも簡単に検索できます。

ペーパーレス化できる

書類を紙で管理していると、あっという間に膨大な量になってしまいます。
エコの観点で良くないのはもちろんのこと、保管スペースを確保するために広いオフィスや倉庫が必要になってしまい、コストの観点でも良くありません。

また、最近はペーパーレス化が進んでおり、外部からの請求書や契約書がデータで届くことも増えましたが、データで届いた書類を入力や確認作業のためにわざわざ紙に印刷している企業も少なくありません。
AI-OCRを活用すれば、届いたデータをそのまま流し込むだけで処理が完結します。

AI-OCRの活用シーン

ここでは、AI-OCRの活用シーンを具体的に紹介します。

<請求書>

取引先情報、日付、金額、支払期限、口座情報、金額の内訳(明細)などを読み取ります。

読み取ったデータを元に支払いデータを作成したり、現場の情報と紐づけて原価管理を行ったり、読み取るだけで終わりではなくその後のデータ活用につなげることができます。
また、事務規定や環境を整備すれば電子帳簿保存法への対応も可能です。

請求書のAI-OCR活用については、こちらの記事でも事例を解説しています。

▼kintone×AIの活用事例3選！業務の自動化を実現した方法と効果を解説

<契約書・申込書>

担当者、顧客情報、締結日、契約期間、契約内容、金額などを読み取って登録します。
これまでお客様の契約内容を調べたいときには、年月別にファイリングされた契約書を探しに行かなければならなかったものが、kintone上で簡単に検索できるようになります。

契約情報をデータ化すれば、契約終了日が来る前に自動で担当者にアラートを出したり、次の契約書を自動作成して出力したりもできるため、kintoneなら契約管理を一元化できます。

<日報>

報告者、作業現場、日付、作業時間、作業内容、所見などを読み取って登録します。

建設業の場合、なかなか現場の方にkintoneを使ってもらうのが難しく、紙の日報をそのまま運用しているという企業さまも多いのではないでしょうか？
kintoneとAI-OCRを組み合わせれば、自動で読み取った後現場と紐づけて自動的に工数を集計し原価管理に利用したり、予算の消化状況を自動で算出したり、「ただ記録していただけ」の日報データを次に生かすことができます。

<問診票>

日付、患者情報、健康状態、症状などを読み取って登録します。
病院の場合、多くは専門の電子カルテシステムを使っていると思いますが、その一歩手前にkintoneを挟んで問診票データを自動読み取り・データ化することで、電子カルテシステムに手入力をしなくてもCSV等で取り込みできるようになります。

<アンケート>

回答者の属性、回答、自由記述などを読み取って登録します。
kintone側で選択肢の数字と内容を紐づけることも可能です。
(1＝大変満足　2＝満足　3＝普通…など)

紙のアンケートを集計するには、従来はExcel等に打ち込んで集計表を作成する必要がありましたが、kintoneとAI-OCRを組み合わせれば読み取りから結果の集計まで自動化できます。
そこに顧客情報を紐づけてCRMに活用したり、さらにAIで分析をかけて今後のアクションプランを出したりもできるでしょう。

<名刺>

企業名、役職、氏名、住所、連絡先などを読み取って登録します。
高額な名刺管理サービスを使わなくても、あらゆるデザインの名刺に対応できる他、社内で名刺情報を共有の財産として管理することが可能です。

<履歴書>

氏名、生年月日、住所、資格情報などを読み取って登録します。
使用する項目やレイアウトの変更にも柔軟に対応できるのが、AI-OCRの強みです。

AI-OCRで読み取った応募者の履歴書情報を元に、AIが書類審査を行ったり、応募者の傾向を分析して自社が求める人物像との乖離を抽出し、募集要項の改善ポイントを洗い出したりといったこともできます。

「kintone × AI 事例集」DLページはこちら

kintone × AI-OCRの活用事例

ここからは、実際にコムデック 生成AI for kintoneを使ってkintoneとAI-OCRを連携し、業務を効率化した建設業・製造業の事例を紹介します。

kintoneで原価管理をするためには、届いた請求書や納品書の内容をアプリに登録していく必要があります。
請求書や納品書は「一か月間のまとめ」で届くため、明細を一行ずつkintoneに手入力して案件や現場と紐づけなければならず、時間がかかっているという方も多いのではないでしょうか。
今回は、請求書をAI-OCRで読み取り、それを元に摘要･金額といった情報を自動入力する手順を紹介します。

まず、事前準備として、請求書の読み取りを行いたいアプリに添付ファイル項目を追加します。
そのうえで、AIと連携させた設定アプリで以下のプロンプト(指示文)を登録し、どのkintone項目にどんな情報をどんな形で登録すれば良いのかを指示します。

設定を行うと、読み取りを行うアプリに読み取りボタンが表示されるので、請求書の画像やPDFを添付し、レコードを保存してから読み取りボタンをクリックします。

今回は、以下のようなサンプルの請求書を読み込んでみました。

これをAIが自動で読み取り、以下のようにkintoneアプリに保存してくれます。

日付･摘要･数量･単価など、請求書の情報が反映されているため、人は金額や数量が正しいか同課を確認して、案件管理アプリ等との紐づけだけ行えば作業は完了です。
一行ずつ手入力する必要が無いため、請求書1枚当たりの作業時間は半分以下になるでしょう。

「kintone × AI 事例集」DLページはこちら

kintone × AI-OCRで業務を効率化しよう！

kintoneとAI-OCRを連携すれば、あらゆる入力作業を自動化でき、人手不足の解消やコスト削減、データの有効活用などが可能になります。
ただし、ツール選びや外部システムとの連携には専門知識が必要な場合も多いため、プロに相談するのがおすすめです。

コムデックでは、kintone × AI 活用をサポートするkintone × AI 事例集を提供しております。
AI-OCRに関する事例もありますので、是非ご覧ください。

「kintone × AI 事例集」DLページはこちら

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