kintoneで名刺管理を行う方法！SanSanとの連携もご紹介

営業部などの名刺交換を頻繁に行う部門の方は、アナログで名刺管理をしていると管理が煩雑になりがちですよね。
アナログな名刺管理をしていると、お客さまのデータを手入力で行う必要性があったり、大量の名刺の中から名刺を探す作業などに時間を取ってしまい、さらに正確さにも欠けてしまいます。

kintone(キントーン)で名刺管理も行うことで、名刺の情報入力や検索などの作業を効率化することが可能です。
そこで今回は、kintoneでの名刺管理を行う方法と、Sansanなどの外部ソフトとの連携について紹介します！

この記事でわかること

• kintoneを使って名刺管理をより便利に行う方法
• 名刺管理用kintoneアプリの作り方
• kintoneと連携できる名刺管理サービス

こんな人に向いている記事です

• 名刺をkintone上で管理したい方
• 名刺情報を営業部や会社全体で共有したい方

名刺管理はkintone上で行うと便利！

kintoneをすでに導入されている会社さまは、kintoneで名刺管理を行うことで以下のようなメリットがあります。

• 営業スタッフが1人で管理していた情報を会社全体に共有することで、名刺の情報を会社の資産にできる
• スマホで撮影した写真から名刺情報を取り込みが可能になり、入力時間の省略や入力ミスをなくすことができる
• 外部の名刺管理ソフトとの連携で、データの紐付けや管理を簡単に行うことができる

このように、kintoneで名刺管理を行うことで、業務効率化や名刺の情報の有効活用が可能となるのです。
現在kintoneを利用していて、名刺管理をアナログでしている方は、ぜひkintoneでの名刺管理を検討してみてください。

kintoneで名刺管理を行う方法は主に2つあります。

• kintoneで名刺管理アプリを新しく作成する
• 外部の名刺管理ソフトと連携させる

本記事では、この2つの方法について解説していますので、ぜひ参考にしてください！

プラグインを利用してkintoneで名刺管理アプリを作る方法

kintoneを利用している会社さまで、名刺管理を手入力などのアナログで行っている場合は、kintoneで名刺管理アプリを作成することをおすすめします。
kintoneのアプリストアには名刺管理にも使えるアプリが用意されており、こちらを利用するだけで名刺管理を行うことは可能です。

また、自社に合わせたオリジナルの名刺管理アプリを作成することで、すでにkintoneで管理している情報と連携しやすい使い勝手の良いものになります。
ここでは、kintoneでの名刺管理アプリの作成方法について紹介します。

まずは必要な情報をリストアップしよう

最初に、名刺管理アプリで必要となる項目を検討します。
名刺管理をする際に、一般的に重要とされている項目をリストアップしているので、「どの項目が必要か見当がつかない」という会社さまは下記項目を参考にしてみてください。

• 会社名
• 部署
• 役職
• 氏名
• 電話番号
• メールアドレス
• 住所
• 交換日
• 社内営業担当者
• 備考

新しくアプリを作成しよう

それでは、実際に必要情報を管理できる名刺管理アプリを作っていきましょう！

名刺管理アプリを作りたいスペースで、「はじめから作成」でアプリを作っていきます。

kintoneではドラッグ＆ドロップで項目を配置していくことができます。
登録したい情報に応じて配置するフィールドの種類を選んでいきますが、名刺管理アプリに関しては電話番号と交換日、メールアドレス、社内営業担当者以外は文字列フィールドで良いでしょう。

交換日は日付、社内営業担当者はユーザー選択(または社員アプリからのルックアップ)、そして電話番号とメールアドレスは「リンク」項目を使います。

リンクフィールドは、入力する情報の形式を制限することが可能です。
今回はメールアドレス形式を指定しますので、「××××@××××.××」の形式に沿わなければ登録ができません。

リンクフィールドの場合、登録したメールアドレスをクリックするとメールソフトが起動してメールを作成・送付することができます。

各フィールドについてはこちらの記事でご紹介しています！
▼kintoneの使い方 基本的な機能から拡張機能までを分かりやすく解説！

必要項目を配置してみました。
備考欄は文字列の複数行項目にして、名刺交換日は登録日が初期値として入るように設定しています。

ついでに添付ファイルフィールドで名刺写真もつけられるようにすれば、スマホからさっと写真を撮って登録することができます。

こちらの記事でご紹介している一覧検索プラグイン等を入れれば、会社名や氏名で簡単に検索をかけることができますので、十分名刺管理アプリとして機能してくれるでしょう。
▼無料で使えるkintoneプラグイン！効率化を実現するおすすめ10選

「Ai名刺解析プラグイン」を導入すればスマホで撮影するだけでOK

作成した名刺管理アプリをより便利なものにするには「Ai名刺解析プラグイン」がおすすめです。
Ai名刺解析プラグインを使うと、名刺をスマホで撮影するだけで会社名や電話番号などの名刺情報が自動でkintoneに登録されます。

そのため、手入力でかかっていた時間を省いたり、入力ミスを防ぐことが可能です。
展示会などのイベントで1日に何十枚と名刺交換をされる機会が多い会社さまは、こちらのプラグインを導入して入力時間の削減や正確な情報管理に役立ててみてください。

Ai名刺解析プラグイン
月額20,000円

「Sansan」などの名刺管理ソフトとkintoneを連携させる

名刺管理は「Sansan」で行い、取引先の担当者管理はkintoneで行っているためどうしても一部二重管理になる部分が出てきてしまうという会社さまは、kintoneとSanSanを連携させることが可能です！
名刺情報の手入力による手間やkintone・Sansan間での重複管理などを無くし、効率的に運用することができます。

こちらのセクションでは、Sansanとkintoneの連携について紹介します。

Sansanとは？オンライン名刺管理を提供しているサービス

改めて説明する必要はないくらいに有名ですが、名刺管理ソフト「Sansan」はSansan株式会社が提供するサービスです。
利用企業約7,000社、名刺管理サービスシェア84%を誇り、業界最大手となっております。

Sansanには名刺管理機能をはじめとして、以下の5つの機能があります。

・名刺管理機能
紙の名刺をスマホなどでスキャンすることで、自分の名刺を登録することが可能です。
登録した情報をもとに、オンライン名刺の発行ができ、URLを相手に伝えるだけで名刺交換ができる機能もあります。

・顧客管理機能
名刺交換した相手に対して名刺情報の更新やメルマガなどのニュース配信を行うことができます。
帝国データバンクとの連携やメールのクリック率計測など、豊富な機能を持っています。

・コミュニケーション機能
クラウド電話帳として活用することができます。
社員のプロフィールも可視化することができ、業務連携を助ける機能を持っています。

・外部サービスとの連携機能
salesforce、SATORI、Hubspotといった営業効率化のための各種SFA、CRM、MAツールとの連携が可能です。
Open APIやプラグインなどを利用して各種サービスとの連携ができます。

・セキュリティ機能
2要素認証やIPアドレス制限などの機能により、第三者からの不正なアクセスを防ぐことで、重要なデータの漏洩を防ぎます。

名刺管理だけでなく、マーケティングやコンプライアンス強化までカバーできるため、ビジネスシーンで活躍できるサービスとなっています。

プラグイン導入で、Sansanとkintoneを1クリックで連携できる

プラグイン「Sansan with kintone」を導入することで、Sansanのデータをkintoneへ一括登録、更新をすることができます。
また、メールアドレスをキーにして、Sansanのデータとkitnoneのデータを紐付けすることが可能です。

連携方法は簡単です。

1. kintone上にSansan連携用アプリを作成
2. SansanのAPI Keyを発行
3. cybozu developer networkからSansan with kintoneをダウンロード
4. プラグイン追加後に「設定」を開き、API Keyを入力
5. 利用する機能を選択
6. 用意したアプリのフィールドとSansan上のデータの付け合わせ
7. 保存

以上の工程で、Sansanとkintoneを連携することができます。

すでにSansanを利用しており、これからkintoneを利用する会社さまには、Sansanで管理している顧客データをkintoneで登録・更新することができます。
Sansanとkintoneのどちらも利用されている会社さまはSansanとkintone間で起きている顧客情報の二重管理を防ぐことができますので、是非お試しください！

その他kintoneと連携できる名刺管理ソフト

前項で紹介したSansanとの連携以外にも、kintoneと連携できる名刺管理ソフトがあります。
以下で紹介する名刺管理ソフトを利用している会社さまや、名刺管理ソフトの導入を検討している会社さまはぜひ参考にしてみてください。

ホットプロファイル

株式会社ハンモックが提供する名刺管理ソフト「ホットプロファイル」は、名刺管理だけでなく、顧客管理・営業支援も網羅しているサービスです。
ホットプロファイルは「ホットプロファイルSales」「ホットプロファイルMarketing」の2プランから選ぶことができ、それぞれ営業支援・BtoBマーケティング支援に強みを持ったプランとなっています。

利用料金に関してですが、お客様の目的に応じて機能を組み合わせて提供するため、料金もお客様ごとに異なります。
導入を検討したい会社さまは、詳しい機能や料金について問い合わせてみてください。

アルテマブルー

「アルテマブルー」は、キヤノンエスキースシステム株式会社が提供している現場の使いやすさを追求した名刺管理サービスです。
スマホでの名刺情報の取り込み、名寄せや退職者名刺管理といったデータの整頓、メール配信や人脈の可視化などのデータ利用を行うことが可能です。
初期費用は0円で、月額費用が2,500円/1ユーザーから利用することができます。

使い勝手がよく、費用もリーズナブルなため、とにかく名刺管理機能が欲しい会社さまにはぴったりのサービスとなっています。

bizcompass

株式会社ブルーが提供する名刺管理ソフト「bizcompass」は、中小規模の会社さま向けのサービスとなっています。
スマホで名刺情報を簡単に取り込み、名刺検索やその名刺が社内のどのメンバーと面識があるかといった人脈検索機能やメール送信など、名刺管理における機能を一通り備えた名刺管理ソフトです。

全プランで初期費用48,000円が必須となり、最低利用期間が12ヶ月となっています。

通常プランでは、月5,000円/ユーザーで5ユーザーまで使用することができ、最低１ユーザーから契約が可能です。名刺データ化費用は30円/枚です。

小規模プランでは、１ユーザーのみ利用可能なプランとなっております。費用は年34,000円となっており、名刺のデータ化が年間600枚分無料となります。

中規模プランでは、最低5ユーザーから契約が可能なプランです。費用は年240,000円/ユーザーとなっており、年間6,000枚の名刺データ化が無料となります。

名刺管理ソフトを安く導入したいという中小規模の会社さまはbizcompassの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

kintoneで名刺管理を行うことで情報一元化＆情報共有円滑化

今回は、kintoneでの名刺管理について紹介しました。

kintone上で名刺管理を行うことで、これまで個人単位で管理していた名刺を社内共有したり、スマホで写真を撮るだけで簡単にkintoneに登録することが可能となります。
そうすることで、名刺を会社の大事な情報として資産にしたり、名刺情報入力時の時間や入力ミスの削減に繋げることができます。

kintoneで名刺管理を行う方法として、アプリを作成してプラグインを利用する方法と、外部ツールと連携する方法をご紹介させていただきました。
この記事を参考に、現在の会社状況に合わせて導入方法を検討してみてください。