伴走支援でkintoneアプリを見直し！属人化しない環境整備を実現｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例

kintoneを導入して数年ほど経つと、担当者の異動や退職によって使われなくなったアプリが出てきたり、前任者しか把握していない独自の運用が残ったりと、活用が形骸化してしまうケースがあります。
新しい担当者はkintoneをどう使えばよいかわからず、アプリの見直しもままならないまま運用が止まってしまうことも少なくありません。

このような場合、業務フロー全体を棚卸ししたうえでkintoneのアプリを見直し、伴走支援を受けながら「だれでも使える環境」に整え直すことが効果的です。
今回は、業務フローの整理からkintoneアプリの見直しを行い、だれでも活用できるkintone環境の再構築を進めている一般社団法人電池サプライチェーン協議会さまの取り組みを紹介します。

「kintoneを導入したものの活用しきれていない」「担当者が変わって引き継ぎがうまくいっていない」という企業さまは、是非ご覧ください。
一般財団法人電池サプライチェーン協議会さまの取り組みはこちらのインタビューでも公開中です！
▼全体を俯瞰して、全体を整えて良くしていくという取り組み方がコムデックさんにお願いしてよかったポイントです一般財団法人電池サプライチェーン協議会さま

担当者が変わってkintoneが形骸化……アプリを見直してだれでも使える環境に整えたい！

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、電池メーカーや部材・素材メーカー、商社、リサイクラー、設備メーカーなどで構成される業界団体です。電池サプライチェーンの持続可能な発展を目指し、政策提言や国際標準化への対応、リサイクル推進、人材育成などを通じて、日本の電池産業の競争力強化と業界横断での課題解決に取り組んでいます。

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、kintone(キントーン)を導入してさまざまな業務課題の解消に取り組んでこられました。たとえば、イベント開催のために必要な情報管理をkintoneに集約したほか、その情報とQRコードを使ってイベント参加者の受付業務も効率化されています。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

▼イベント管理をkintone化して工数を10時間削減！参加者の満足度も向上｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例

▼kintoneで構築した受付システムとQRコードの活用で受付人員の削減に成功｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例

kintoneの構築を進めて数年経ち、kintone担当者さまが長期休業に入られたり、構築した環境が形骸化してしまい使われないアプリが出てきたりと課題が生じてきました。
前任者が独自に使っていたと思われるアプリや用途不明のアプリがあり、活用できない状態だったのです。

あらためてkintone環境を整理していくと、導入当初に業務フロー全体を考えたアプリの構成ができていなかったことで、あとからアプリを紐づけるといった設計も難しいことがわかりました。
そこで、一般財団法人電池サプライチェーン協議会さまでは、この機会に一度業務フロー全体を見直し、kintoneを活用する業務の選定と現在の環境の修正を行うことにしました。

今度は担当者に依存せず、マニュアル化を進めてだれでも作業できる仕組みを整えたいと考えたのです。

伴走支援を活用して業務フローの整理からkintoneアプリの見直しをスピーディーに実施！

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまからの相談を受け、今回は対面開発のお打ち合わせ4回で業務フローの整理から環境調整を伴走支援させていただくことになりました。
ここからは、どのようにアプリ調整まで進めるか、プロセスについて解説します。

業務フローをMiroへ落とし込む

まず、一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまにて、現状の業務フローを自社で棚卸しし、Miroで整理していただきました。
Miroとは、複数人で同時に編集できるオンラインホワイトボードツールです。

今回のように業務フローを書き出して可視化したり、付箋を貼りながらブレーンストーミングを行うときに使います。
今回はスピード重視だったため、一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのほうで整理していただきました。

こちらが実際に整理いただいた内容です。

イベント管理･会員管理･新規入会フローなど、複数の業務領域が網羅されており、現状の業務の全体像が可視化されています。

現状と理想を明確化する

続いて、Miroに整理していただいた情報をもとに、コムデックと打ち合わせを行い、現状の課題と理想の状態を明確にしました。
kintoneを活用すべき業務とそうでない業務を選別し、大きく以下の4つの議題にまとめました。

• 1. イベント･議決権行使の仕組み構築
• 2. 会員･会社情報変更フローの整備
• 3. 新規入会フローの最適化
• 4. 会員様向け情報の一元化

これらに優先順位をつけ、それぞれに完了目標時期を設けて進行します。
すでに「1.イベント･議決権行使の仕組み構築」は運用を開始しており、「2.会員･会社情報変更フローの整備」「3.新規入会フローの最適化」と「4.会員様向け情報の一元化について」については引き続き改善を進めている状態です。

現状･構築･理想の再整理を行う

次に、各議題について現状･構築･理想という3つの軸で整理し直すことで、何をどこまでkintoneで実現するかを明確にしました。
こちらも以下のようにMiroで可視化し、整理しています。

現状の課題を起点に、kintoneでどう構築すれば理想の状態に近づけるかを整理することで、対面開発での実装をスムーズに進められるようにしています。

整理が終わった議題の報告とアプリ調整

対面開発で整理が終わった議題は、内容をまとめた議事録を作成し、報告しやすい形に整理しました。
また、整理した内容をもとにkintoneのアプリ構成や設定を調整し、業務フローに沿った形でアプリが機能するよう整えています。

課題･理想･構築の内容を整理したうえで、議決権行使管理･参加履歴の可視化･イベント申込フローの自動化など、具体的な改善内容が明確になっています。

今回のアプリ整理の結果、会社管理アプリから議決権行使の対象となる正会員Aのデータを議決権行使アプリに事前集約し、kViewer(ケイビューワー)･FormBridge(フォームブリッジ)を通じて会員自身に議決権行使を入力してもらう仕組みを整えました。
なお、今回はスピード感を重視しているため、対面開発で確実に情報を整理できるプロセスを踏み、kintoneに落とし込んでいく流れになっています。

kViewerとは、kintoneアカウントを持たない外部のユーザーにもkintone内の画面を公開できるツールです。
FormBridgeは、アンケートや申し込み･問合せフォームなどを自由に作成して公開できるツールとなっています。

入力されたデータは議決権行使アプリに自動で反映され、提出済み･未提出で絞り込んだうえでkMailer(ケイメーラー)を使って未提出の会員にリマインドメールを送ることが可能です。

kMailerは、kintone上でメールの作成から送信、管理ができるツールです。
HTMLメールの作成だけではなく、配信後の効果分析も行えます。

このように、外部ツールを活用しながら議決権行使の仕組みを構築し、現在は実際に運用を開始しています。
今後は運用する中で出てきた改善要望や改修検討事項等をまとめながら、提出状況の確認やリマインド対応の効率化を進めていく予定です。

伴走支援を活用して既存のkintoneアプリを見直したメリット

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、全体の業務フローをあらためて整理したことで、どの業務にどれだけの手間がかかっているかが明確になり、kintoneで置き換えるべき作業を特定できるようになりました。
アプリ同士の連携状況や関係も整理され、これまで形骸化していたアプリの再構築が進み、実際の業務フローに沿った形でkintoneを活用できる環境が整いつつあります。

並行してマニュアル化を進めているため、担当者が変わってもだれもが同じ手順で作業できる体制を構築できるでしょう。
今後、会員様へのkViewerの活用が浸透すれば、一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまの作業時間が大幅に削減される見込みです。

スピード感を重視して進めている部分もあり、社内メンバーが変化についてこられるかどうかという懸念もありましたが、都度マニュアルを作成してカバーできているとのことです。

kintoneアプリの見直しを継続し最適な環境の整備完了を目指す

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、全体の業務フローを整理されたことで、現状の業務にフィットする形でkintone環境を改善できました。
これにより、必要なkintoneアプリが整い、マニュアル化によって担当者以外のだれもがkintoneを使える環境が整ってきています。

まだ進行中の議題もあるので、今後も伴走支援を継続し、最適な環境への整備完了を目指します。
コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。

「kintone内がごちゃごちゃになってきている」「数年前に導入したkintoneが現状に合っていない」などお悩みの企業さまは、お気軽にご相談ください。

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