kintoneと勤怠管理システムを連携して集計作業を効率化｜製造業 中勢製氷冷蔵株式会社さまのアプリ開発事例

最近は多くの企業で勤怠管理システムの導入が進み、打刻がデジタル化されてきました。
一方で、各種申請のチェックや集計作業には複雑なルールも多いため、まだまだ人の手に頼っている企業様が多いのも実情です。

勤怠管理を担当する方の中には「締日の後は残業が当たり前」という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、kintoneと勤怠管理システムを連携して、申請チェックと集計を自動化した中勢製氷冷蔵株式会社さまの事例を紹介します。
勤怠管理や給与計算の工数を削減したいとお考えの方は、ぜひご覧ください。

勤怠管理システムのデータを集計したり、申請チェックをしたりする手間を削減したい！

中勢製氷冷蔵株式会社さまは、三重県津市に本社を構える県内最大規模の製氷業者さまです。
関西を中心に、本格的なバーから家庭用まで幅広い商品を提供されています。
特に、地下150mから汲み上げた天然水を使用して伝統的な製法で作る「美里氷室」という純氷ブランドは、多くの飲食店で高く評価されています。

そんな中勢製氷冷蔵株式会社さまは、業務効率化にも力を入れていらっしゃいます。
これまでに、人事評価や休暇申請などにkintone(キントーン)を導入し、業務改善をされてきました。

過去のアプリ開発については、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneとLINE WORKSを活用して人事評価の仕組みを変える｜製造業 中勢製氷冷蔵株式会社さまのアプリ開発事例

▼kintoneで休暇管理を効率化！独自の休暇制度に対応できるように｜中勢製氷冷蔵株式会社さまのアプリ開発事例

さらなる業務効率化のため、中勢製氷冷蔵株式会社さまが次に着目したのが勤怠管理と給与計算でした。
というのも、同社では従業員約40名分の勤怠管理や給与計算を社長が自ら担当されていたのです。

中勢製氷冷蔵株式会社さまでは、勤怠管理に「勤太くん」という専用システムを利用し、休暇申請や早出･残業申請にはkintoneを活用しています。
そのため、毎月締日になると「勤太くん」のデータを集計し、kintoneの申請内容と突合してから給与に反映しなければならず、この作業に毎月1～2日かかっていました。

組織のマネジメントや経営戦略の策定など、経営者としてやらなければならない仕事もたくさんある中で、毎月の給与計算はかなりの負担です。
そこで、勤怠管理と給与計算の工数を減らしたいと考えた中勢製氷冷蔵株式会社さまでは、「勤太くん」のデータをkintoneに集約し、自動集計できる仕組みを構築することにしました。

kintoneで勤怠管理するなら「krewData」がおすすめ

中勢製氷冷蔵株式会社さまの勤怠集計を行うには、打刻を元にした日ごとの勤怠データと、申請等のデータを掛け合わせて処理を行う必要があります。
しかし、kintoneの標準機能では複数アプリにまたがるデータの集計ができません。

kintoneデータをエクセルに落とせば手作業で集計や加工ができますが、これでは工数が増えてしまい、ミスが起きる原因にもなります。
そこで役に立つのが「krewData(クルーデータ)」というプラグインです。

krewDataなら、複数アプリにまたがるデータを自動集計できます。 集計フローの設定はドラッグ＆ドロップの直感的な操作でできるため、プログラミングの知識が無い方でも安心です。
集計のタイミングについては、日次や月次のように決まったタイミングで実施する「スケジュール実行プラン」と、アプリ操作に連動して実施する「リアルタイム実行プラン」が選べます。

krewDataの使い方や活用のコツについては、こちらの記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

勤怠管理システムとkintoneを連携して自動集計の仕組みを構築

ここからは、実際に中勢製氷冷蔵株式会社さまでアプリを構築した流れを解説します。
はじめに「勤太くんアプリ」を作成し、従業員名や勤務日、勤務時間といった勤太くんのデータを取り込めるようにします。

次に、既に利用している「休暇･時間外等申請アプリ」の中で集計に必要なデータを確認します。

このアプリからは、対象の従業員コードと申請内容、日付や時間の情報が必要になります。

続いて、krewDataで「勤太くんアプリ」と「休暇･時間外等申請アプリ」のデータを突合するフローを設定していきます。

具体的には、まず勤太くんの打刻データで「所定労働日と公休」や「所定労働時間と休憩」などを判別します。
そのうえで、勤太くんデータで所定労働日に打刻が無い場合には、「休暇･時間外等申請アプリ」上に対応する申請があるかどうかを突合するようにフローを設定しました。

申請チェックができたら、最後に従業員の給与形態(月給/時給など)に応じた賃金を計算し、結果を「勤怠アプリ」に反映します。

これで、勤太くんの打刻データをインポートすれば、申請チェックと給与計算が自動でできる仕組みの完成です。

計算結果のズレを1つずつ解消して集計フローを完成させる

今回のアプリ開発で特に注力したのは、従来の方法による計算結果と、自動計算の結果との間に生じるズレを解消することでした。
勤怠データの集計は従業員の給与に直結する作業なので間違えるわけにはいきません。

しかし、勤務場所によって定時が違ったり、雇用形態によって計算方法が違ったりすることもあるため、ルールは複雑になりがちです。

中勢製氷冷蔵株式会社さまでも、従来は社長が自らの目で見て判断して手作業で計算している部分が多々あり、krewDataで一通り集計フローを設定した段階では計算結果が従来のものと一致しませんでした。

そこで、社長とコムデックで打ち合わせを行い、ズレの原因がどこにあるのか(申請か、集計か、など)を1つずつ突き止めて、調整を重ねました。
細かい部分まで丁寧に認識をすり合わせることで、最終的に正しい計算結果になる集計フローが完成しました。

勤怠管理をkintoneに集約するメリットとは

中勢製氷冷蔵株式会社さまでは、勤怠管理をkintoneに集約したことで集計作業にかかる工数を大幅に削減できました。
従来は1〜2日かかっていたデータ作成が、わずか10分程度でできるようになり、確認作業を含めても1時間もあれば完了するようになりました。
集計を自動化したことで、手作業による計算ミスや勘違いも防げています。

また、勤怠管理や給与計算はさまざまな専門知識が必要になるため、どうしても属人化しがちなのが特徴です。
今回のようにノウハウをkintoneに集約してシステム化しておけば、担当者の変更や組織の拡大があっても対応できる事もメリットです。

勤怠データが機械的に処理されるようになったことで、従業員も「きちんと登録しておかないと給与計算ができない」ということが理解しやすくなり、打刻や各種申請に対する意識も向上しました。

従来は申請の誤りや提出漏れも手作業でカバーしていましたが、自動計算になるとそのまま給与に反映されてしまいます。
自動化にあたっては、最終的なチェックはしっかりと人間の目で行いつつ、従業員への意識づけも続けていくことが大切です。

kintoneで勤怠管理を効率化しよう！

中勢製氷冷蔵株式会社さまは、勤怠管理をkintoneに集約したことで、1〜2日かかっていた集計作業を1時間程度にまで圧縮できました。
kintoneの標準機能だけでは難しかった高度な集計の自動化も、krewDataのおかげで実現できました。

krewDataはノーコードで設定できますが、今回のように複雑な集計フローを組むためには、一定の知識と経験が必要になってきます。
「自分たちで調べながらやってみたけど、難しくて挫折してしまった……」ということにならないためにも、プロの力を借りるのがおすすめです。

コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
対面開発では、kintoneを熟知するスタッフが、企業さまの業務や課題、ご要望に合わせて、最適な方法をご提案いたします。

アプリを作って終わりではなく、現場での定着や開発の内製化まで含めてサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。

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