kintoneに案件情報を一元化！案件管理の効率化で残業時間削減｜卸売･小売業 株式会社フルグラフィックファクトリーさまのアプリ開発事例

顧客からの発注を受けて、工場を挟んで製品を提供する企業さまの場合、顧客情報はもちろん工場の情報、スケジュールなど膨大な情報を管理しながら納品まで遂行しなければなりません。
そのプロセスを複数のツールを使って案件情報を管理していると、情報が分散して書類の作成や情報管理に手間取ることになります。

こうした情報は、kintoneに一元化することで効率的に管理が可能です。
今回は、分散した情報をkintoneに一元化したことで、書類作成の業務はほぼゼロになり、残業時間も削減できた株式会社フルグラフィックファクトリーさまの事例を紹介します。

「複数のツールを使って複雑な案件管理を行っている」「案件管理にかけるリソースを削減したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

案件管理が複雑すぎてリソースがとられる……情報の一元化が必要

株式会社フルグラフィックファクトリーさまは、フルグラフィックのキャラクターグッズのOEM製造およびオリジナルグッズの作成サービスを提供する企業さまです。
「丈夫で実用的、それでいて、デザインにとことんこだわれるオリジナルグッズを作りたい」という一心で創設されました。
オリジナルグッズだからこそのこだわりや、コンテンツに準ずるからこそ譲れない点などを踏まえて、高品質なアパレルやグッズ製品を作ることを理念とされています。

そんな株式会社フルグラフィックファクトリーさまは、案件管理についてさまざまな課題を抱えていました。

まず、案件情報が複雑なため顧客･案件･明細の3階層で管理が必要になっていました。
また、1つの資料を完成させるために複数の資料(発注･スケジュール等)を作成しなければならず、資料のために資料を作成しなければならない手間が発生していたのです。

その結果、出荷書類の作成に何時間もかかり、残業が発生する状況でした。
ほかにも、受注から出荷までの一元管理体制が整っていなかったことから、案件ごとにエクセルファイルで管理しており、データの散在も業務を複雑化する原因になっていました。

これらの業務は、社長を含む特定のスタッフのマンパワーに依存していたことも課題で、業績が伸びるにつれてリソースが不十分になり、人力による対応が困難になってきていました。
業績が伸びるなかでさらなる成長を続けるためには、マンパワー依存からの脱却が必要になります。

そのために、まずは受注から出荷までを一元化できるシステムを構築したいと考えた株式会社フルグラフィックファクトリーさま。
構築したシステムを運用しながら、改善を回せる体制を整えたいと考え動き出されたのです。

kintoneに情報を集約し案件管理の仕組みを構築

株式会社フルグラフィックファクトリーさまの課題を詳しく伺った結果、案件の発生から出荷に至るまでに、同じ情報を何度も転記したり情報を探したりしなければならない手間があることがわかりました。
この課題を解決するためには、情報がスムーズに流れる仕組みの構築が不可欠です。

kintone(キントーン)をベースに情報が流れるようにして、「kintoneさえ見れば仕事が進む」体制を整えるべく、今回は以下のような流れで仕組みを構築しました。

1. 業務フローの整理
2. マスタの整理
3. 案件管理アプリの構築
4. 対面開発でブラッシュアップ

まず最初に、業務フローを一緒に整理しました。

「営業」「受注」「出荷」「請求」までの流れを追って詳しく整理した結果、以下のような流れで請求まで流れていくことがわかりました。

間に工場が挟まる分、業務が複雑になりやすい構造です。

業務フローが明らかになったら、次は出荷までに必要なマスタを整理します。

今回は特に顧客データと仕入データを整理しました。
その後、案件管理アプリを構築し、対面開発を通じてブラッシュアップを行いました。

株式会社フルグラフィックファクトリーさまは、これまで複雑な形で情報や案件を管理されていたため、成長に合わせて段階的にシステムを構築していく必要がありました。
そのなかで、活用が進むにつれて改善のアイデアや要望がどんどん増えていったため、スピーディに対応することを重視しています。

kintoneによる案件管理の仕組みで情報が一元化され受注から納品がスムーズに

今回構築した案件管理の仕組みは、以下のような3層構造になっています。

1. 案件管理
2. 案件明細
3. スケジュール/出荷確認

これらのアプリの中で、工場への発注と工場からの納品、検品と顧客への納品も管理できる仕組みになっています。
この構造にすることで、従来発生していたデータの転記作業を削減することが可能です。

ここからは、今回構築した3つの仕組みを解説します。

案件管理アプリ

案件管理アプリでは、顧客の基本情報に加えて案件情報も管理できるような設計にしました。
顧客への納品予定日までのスケジュールまでが登録されており、このアプリだけで情報を把握できます。

なお、1つの案件に対して複数商品の注文が含まれる場合がほとんどなので、案件明細は以下のように別アプリで管理する構造にしています。

1つの商品でも別デザインを異なる納品先に納品するケースもあるので、「納品先」も案件明細のなかで管理することが可能です。
案件管理アプリには、画面上部に「案件明細入力」と「活動登録」というボタンが設置されており、このボタンから案件明細を登録できるようになっています。

これはアプリアクションといって、指定のデータが転記されたレコードを新規に作成できる機能です。
たとえば「案件明細を入力」のボタンをクリックすると、案件管理アプリの顧客情報が案件明細に転記されます。

ボタンをクリックすると各画面に飛べるので、案件管理アプリを起点に情報入力が可能です。
このように、案件管理アプリを起点にしてデータを入力していくことで、必要な情報が出荷まで流れていく仕組みにしました。

案件明細アプリ

案件明細アプリには、かなり詳細な情報を登録できるようにしています。
工場への発注、納品情報はもちろん、商品の詳細や送り状の出力等、この画面を見れば注文の内容が全てわかるようなアプリ構成になっています。

案件明細アプリで入力した納品先情報は、案件管理アプリのほうにも反映されるので、二重入力の負担を軽減することが可能です。

スケジュールチャート/出荷確認票アプリ

スケジュールチャート/出荷確認票アプリでは、以下のように工場への発注や納品といったスケジュールが管理できるようにしています。
依頼する工場や担当者、管理する商品などの情報をまとめられるような設計になっており、かなり細かくスケジュールを管理できるようにしています。

なお、スケジュールチャート/出荷確認票アプリは、到着確認票/作業リストアプリと紐づいており、工場から株式会社フルグラフィックファクトリーさまに納品された商品の到着状況や検品作業の進捗も確認できるようになっています。

レコード詳細に飛ぶと、案件明細に登録した情報を見ることが可能です。
出荷状況をチェックするためのチェック項目もあり、これらをベースとした確認作業用のチェックシートを出力して検品作業ができるようにしました。

こうして、出荷までに必要な情報がkintoneに一元化され、どこを見れば何がわかるか明確になりました。

kintoneで案件管理を一元化したメリット

kintoneで構築した仕組みによって、最初に情報を登録したあとはある程度自動で書類を作成できるようになり、残業が必要になるほどだった書類作成業務がほぼゼロにまで削減されました。
また、データを登録する場所がkintoneだけになったため、情報が一元化され情報収集の工程が不要になりました。

更新する場所が1ヵ所だけになったので、入力が楽になったほか、複数人とコミュニケーションをとらなくてよくなりました。
さらに、kintoneでの管理を基準にした運用によって、業務フローも標準化されました。

これにより、入社3ヶ月の方でも第一線で活躍できるようになり、ベテランにしかできなかった仕事が新人でも可能になったことで、属人化の解消にもつながっています。
もちろん、kintone導入の初期段階では、従来のエクセル入力と違った形式になる分慣れるまでに手間を感じる部分はありました。

業務やデータの流れに沿って適切な箇所へ情報を入力しなければならず、エクセルほど自由度が高くないためです。
しかし、情報の入力さえ慣れればその後の運用はスムーズになります。

kintoneをベースに業務改善を加速させさらなる成長を目指す

株式会社フルグラフィックファクトリーさまは、受注から出荷までの複雑な工程における顧客情報や案件内容、スケジュールなどの管理をkintoneに一元化したことで、従来発生していた書類作成業務をほぼゼロにまで削減できました。
その結果、残業時間の削減にも成功しています。

今後は、他の業務についても改善し、さらに残業を減らしてゼロに近づけたいと考えているとのことです。
また、事務作業をAIに置き換えることで、売上が伸びても人員を増やさなくていいような体制を整えたいとのことでした。

現在は、トラブル報告や日報のような定性的な情報を集める仕組みの構築も進めており、今後はそのなかでのAIの活用も推進される予定です。
こうした取り組みによってkintoneの運用が進んだ暁には、ダッシュボードを使った分析などのデータ活用を推進して、会社の指針を決めるための仕組みのアップデートを目指していくとのことでした。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「案件管理に必要な情報が分散しており管理が複雑化している」といった企業さまは、お気軽にご相談ください。

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