業務支援ツールのおすすめ比較！種類やメリット･選び方を紹介

業務効率化を目指す企業にとって、業務支援ツールの導入は重要な選択肢のひとつです。
しかし、業務支援ツールにはさまざまな種類があり、自社に最適なものを選ぶのは簡単ではありません。

本記事では、業務支援ツールの種類や選び方のポイント、おすすめのツールを紹介します。
「業務効率化のためにツールを導入したい」「自社に合った業務支援ツールを選びたい」という企業さまは、是非ご覧ください。

この記事でわかること

• 業務支援ツールの種類や選び方のポイント
• 複数の業務を一元管理できるkintoneの活用方法

　こんな人におすすめの記事です

• 業務効率化のためにツール導入を検討している方
• 複数のツールを一つのプラットフォームで管理したい方

業務支援ツールとは

業務支援ツールとは、企業の業務効率化や生産性向上を目的としたITツールの総称です。
手作業の削減、情報共有の円滑化、入力ミスの防止など、業務課題の解決を支援します。

職種や業務内容に応じて、営業支援、顧客管理、勤怠管理、経費精算など多様な種類があります。
業務支援ツールを活用することで、従業員の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中できる環境を整えられます。

業務支援ツールの種類

業務支援ツールは、解決したい課題や業務領域によって種類が分かれます。
代表的な業務支援ツールの種類は以下のとおりです。

それぞれのツールは特定の業務に特化しており、導入目的に応じて選択する必要があります。

業務支援ツールを導入するメリット

業務支援ツールを導入することによって、業務時間の短縮やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。

手作業を減らして業務時間を短縮できる

RPAやワークフローシステムを活用すれば、データ入力や転記といった定型業務を自動化できます。
手作業では時間がかかっていた業務が自動化されることで、業務スピードが大幅に向上し、処理時間の短縮が可能です。

システムによる自動処理はヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高められます。
定型業務の自動化により、それらの業務にかかっていた人件費や残業代の削減も期待できるでしょう。
短縮された時間は、戦略的な業務や顧客対応など、より付加価値の高い業務に振り分けられます。

人件費や印刷代などのコストを削減できる

ペーパーレス化ツールを導入すれば、紙代や印刷代、郵送費といった直接的なコストを削減できます。

紙文書の保管スペースが不要になるため、オフィスの賃料コストの削減にもつながります。
長期的には教育コストの削減も見込め、トータルでのコスト最適化を実現できます。

部門間の情報共有を円滑にできる

グループウェアやチャットツールを活用すれば、部署を超えた情報共有がリアルタイムで可能になります。
従来のメールや電話でのやり取りと比べ、必要な情報をすぐに全員で確認できるため、意思決定のスピードが向上するでしょう。

情報の一元管理により、複数のツールを行き来する手間がなくなり、業務の効率化につながります。
クラウドベースのツールなら、外出先や在宅勤務でも同じ情報にアクセスでき、場所を問わず連携できます。

業務の属人化を解消しやすい

マニュアルや業務手順を電子化してツール上で共有すれば、特定の担当者に依存しない体制を構築できます。
業務プロセスをシステム化することで、だれが担当しても同じ品質で業務を遂行できるようになるでしょう。

過去の対応履歴やナレッジがツール内に蓄積されるため、新人や異動者でも短期間で業務を習得できます。
担当者の急な休みや退職時でも、ほかのメンバーがスムーズに業務を引き継げるのもメリットです。

テレワークなど多様な働き方に対応できる

クラウド型の業務支援ツールを導入すれば、オフィス以外の場所からでも業務を進められます。
モバイル対応のツールなら、外出先や移動中でも承認作業や情報確認ができ、業務の停滞を防げるでしょう。

従業員それぞれの事情に応じて、在宅勤務やフレックス制など柔軟な働き方を選択できる環境を整備できます。
多様な働き方を実現することで、従業員の満足度やモチベーションの向上にもつながります。

おすすめの業務支援ツールを比較

業務支援ツールは、解決したい課題や業務領域によって選択すべきツールが異なります。
各カテゴリの代表的なツールは以下のとおりです。

自社の業務課題や導入目的に合わせて、最適なツールを選びましょう。

業務支援ツールの選び方

業務支援ツールの選定を誤ると、導入コストが無駄になったり、現場で使われなくなったりするリスクがあります。
自社に最適なツールを選ぶために押さえるべきポイントは以下のとおりです。

解決したい課題を明確にして導入するツールの種類を決める

ITツールの導入目的が不明確だと、必要な機能が見えず最適なツール選定が難しくなります。
まず業務の現状を把握し、現場のニーズや課題を具体的に整理することが重要です。

たとえば「ペーパーレス化したい」「社外からもデータにアクセスしたい」など、解決したい課題を明確にすることでツール選定の基準を設けられます。
基準を設けるときは、経営課題から順に落とし込み、導入目的を明確にして必要な機能を絞り込みましょう。

現場の従業員が直感的に操作できるか確認する

多機能なツールは魅力的ですが、社内で使いこなせなければ意味がありません。
自社のITスキルレベルに合っているか、無駄な機能が多すぎないかをチェックする必要があります。

まずは無料トライアルやデモを活用して、実際に現場の担当者が操作性を確認することが重要です。
IT専任者がいない中小企業では特に、直感的に操作できるUIや充実したマニュアルの有無が定着の鍵となるでしょう。

既存のシステムや外部ツールとの連携性を確認する

すでに導入している基幹システムや会計ソフトがある場合、それらとスムーズに連携できるかを確認しましょう。

API連携やCSVインポート･エクスポート機能など、柔軟なデータ連携ができるツールを選ばないと、データの二重入力や転記作業が発生し、かえって業務効率が低下するリスクがあります。

現状は連携不要でも、将来的な拡張性も考慮し、他のツールと組み合わせやすいものを選定するのがおすすめです。

導入コストに対する費用対効果を算出する

初期費用と月々の運用費用を事前に確認し、長期的なコストを見積もる必要があります。
導入によって削減できる時間や人件費、ミスの減少による損失防止など、定量的な効果を算出することが大切です。

IT導入補助金など公的支援を活用できれば、費用負担を大幅に軽減できます。
費用対効果を判断する際は、業務効率化や時間短縮など具体的なメリットを考慮し、必要な機能に絞って選定することでコストを最適化できるでしょう。

セキュリティ水準やサポート体制の充実度を確認する

顧客情報や営業機密を扱う場合、データの暗号化や二段階認証など、十分なセキュリティ機能が備わっているかを確認する必要があります。
サポート対応の範囲もチェックポイントです。
万が一のトラブル時に迅速な対応が受けられるか、日本語サポートがあるかなども重要な判断材料となるでしょう。

導入実績が豊富なベンダーやITコンサルに相談することで、最適な選定から申請書作成まで支援を受けられることもあります。

業務支援ツールには複数の役割をカバーできるkintoneがおすすめ

業務支援ツールは種類ごとに導入すると管理コストが増え、データが分散しやすくなります。
kintoneは複数の業務を一つのプラットフォームで管理でき、ツールごとの使い分けを最小限に抑えられます。

ノーコードで自社の業務に合わせてアプリを作成できるため、柔軟な業務改善が可能です。
顧客管理、タスク管理、案件管理、原価管理など、あらゆる業務アプリを自由に構築できます。

複数の業務データを一元管理することで、部門間の情報共有が円滑になり組織全体の生産性向上が期待できます。

プラグインやAPI連携により、RPAツールや会計ソフトなど外部ツールとの連携性も高いのが特徴です。
業務の変化に応じてアプリを追加･修正できるため、長期的な拡張性が高く、業務の変化に柔軟に対応できます。

kintoneについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

▼kintone(キントーン)とは？できること･できないこと･使い方を業務別に紹介！

業務支援ツールとしてのkintone活用事例

kintoneを業務支援ツールとして活用し、業務効率化を実現した事例を紹介します。

kintoneをSFAとして活用し情報の一元化に成功

株式会社OptoCombさまでは、営業情報がメールやエクセルに分散しており、案件の進捗状況や顧客とのやり取りをすぐに把握できないという課題がありました。
kintoneをSFAとして導入し、顧客情報や商談履歴、見積書などを一元管理する仕組みを構築しました。

営業担当者が外出先からでもスマートフォンで情報を確認･更新できるようになり、チーム全体での情報共有がスムーズになりました。
その結果、案件の検索時間が大幅に短縮され、営業活動の効率が向上しました。

詳しくはこちらをご覧ください。

▼kintoneをSFAとして活用し、情報の一元管理を実現！｜製造業 株式会社OptoCombさまの開発事例

kintone × 電子サインシステムで転記作業を自動化

株式会社 建.LABOさまでは、受注データをkintoneで管理していましたが、電子サインシステムへの転記作業が手作業で行われており、入力ミスや作業負担が発生していました。
kintoneと電子サインシステムをAPI連携させることで、受注データを自動で転記する仕組みを構築しました。

これにより、手作業での転記が不要になり、入力ミスもなくなりました。
その結果、業務担当者の負担が軽減され、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになりました。

詳しくはこちらをご覧ください。

▼kintoneから電子サインシステムへの転記を自動化！｜建設業 株式会社 建.LABOさまのアプリ開発事例

業務支援ツールを活用して業務課題を解決しよう

業務支援ツールは、手作業の削減やコスト削減、情報共有の円滑化など、多面的な効果をもたらします。
ツール選定では、解決したい課題の明確化、操作性の確認、費用対効果の算出などが重要です。

種類ごとにツールを導入すると管理コストが増えるため、kintoneのように複数業務を一元管理できるツールが効率的といえます。
コムデックでは、kintoneの導入からアプリ構築までの支援を行っております。

「自社に最適な業務支援ツールを構築したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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