kintoneの検索機能を拡張できるプラグイン6選！標準機能でできない検索が可能に
kintoneを業務で活用し、日々データを蓄積されている企業さまにとって、必要な情報をすぐに引き出せる検索機能がとても重要です。
しかし、標準機能の検索では特定のワードがうまくヒットしなかったり、探したい情報にたどり着くまでに時間がかかったりします。
検索機能を拡張するプラグインを導入すれば、素早く検索がてきる他細かい複合条件での絞り込みができるため、情報を探す手間を減らして生産性を高めることが可能です。
本記事では、kintoneの標準検索の種類や仕様を解説したうえで、実務で役立つおすすめのプラグインを紹介します。
「kintoneの検索をもっと便利にしたい」「自社に合った検索拡張プラグインを選びたい」という企業さまは、是非ご覧ください。
この記事でわかること
- kintoneの標準検索の種類や仕様
- 標準機能では対応できない検索のパターン
- 検索性を向上させるポイントとおすすめのプラグイン6選
こんな人におすすめの記事です
- kintoneの検索がしにくいと感じている方
- 大量のデータのなかから必要な情報をすぐに見つけたい方
- 自社に最適な検索プラグインを比較･検討したい方
目次
kintoneの標準機能でできる検索
kintone(キントーン)が標準で備えている検索機能は、大きく分けて4つあります。
それぞれの役割を理解して使い分けることで、kintoneに蓄積されたナレッジやデータを効果的に活用することが可能です。
全体検索
画面上部の検索バーから、アプリやスペースを横断してキーワード検索を行えます。
権限に基づいて結果が表示されるため、機密情報が漏れる心配はありません。
まずは広く候補を探したいときに適していますが、詳細な絞り込みには向かないため、全体検索で当たりをつけてから各アプリで詳細を確認する運用がスムーズです。
アプリ内検索
特定のアプリのなかで条件を組み合わせて探したいときに使います。
担当者や日付、ステータスなどを指定して絞り込めるため、正確な検索が可能です。
ただし、英数字は単語単位、日本語は2文字以上での検索が基本となるため、短い型番の部分一致で検索をしたい場合などには対応できません。
スペース内検索
プロジェクトやチームごとのスペース内に絞って情報を探せる機能です。
スレッドの投稿やアプリのデータをまとめて検索できるため、過去の議事録や関連する案件情報を同時に参照したいときに役立ちます。
検索AI
検索AIとは、知りたい内容を自然な文章で問いかけることで、kintone内の情報を踏まえて適切な回答を生成してくれる機能です。
スタンダードコースとワイドコースで利用できます。
キーワードの完全一致だけでなく、表記ゆれや類義語も汲み取った高度な検索が可能です。
添付ファイルの中身まで検索対象に含められるため、資料をひとつずつ開いて確認する手間がなくなり、必要な情報にすばやくたどり着けるのが大きなメリットです。
検索AIについては以下の記事で詳しく解説しています。
▼kintoneの検索AIとは？メリット･使い方やAIで検索性を向上させる他ツールも紹介
ただし、検索AIを使うためにはあらかじめ検索対象のアプリを設定しておく必要があるため、kintone内の情報を自動的に横断して検索してくれるわけではないという点には注意が必要です。
kintoneの標準機能でできない検索
標準検索には、システムの仕様上どうしてもヒットしないパターンがあります。
2文字以上の日本語に対する1文字検索
kintoneの日本語検索は、基本的に2文字以上のまとまりを1つの単位として認識しているため、「山」という1文字だけで「山田」を探し出すことはできません。
1文字検索をしたい場合は、読み仮名や索引用のフィールドを別に用意するか、簡単検索ボックス･プラグインのように一文字検索に対応したプラグインを導入する必要があります。
英数字の部分一致検索
型番やコードといった英数字のみのデータは、単語の区切り方によって、途中の文字だけを入力してもヒットしないことがあります。
たとえば「ABC123」というデータに対して「BC」だけで検索しても、結果には表示されません。
この場合は、検索用のフィールドを自動で作成する運用にするか、部分一致に強い一覧高速検索&絞り込みプラグインなどを活用して検索性を高める必要があります。
kintoneの検索性を向上させるポイント
標準機能の仕様を理解したうえで、データの持たせ方や入力ルールを整えると検索のしやすくなります。
例えば、社名の「株式会社」と「(株)」、全角と半角、ハイフンの有無といった表記ゆれを統一するだけで、検索のヒット率は格段に安定します。
入力時に自動で変換してくれるプラグインを導入すれば、現場の負担を下げながらデータをきれいに保てるのでおすすめです。
とは言え、それ表記ルールを定めるだけでは全てのデータの検索は難しく、またルールを徹底するかどうかもユーザー個人に委ねられます。
また、標準の絞り込み機能は、クリック数や画面遷移が多く手間に感じる場面も多いでしょう。
そんな時、検索窓を一覧画面に常駐させるプラグインを導入すれば、ボタン操作をせずにその場ですぐに検索できるようになるため、作業スピードが向上します。
kintoneの検索機能を拡張するプラグイン6選
標準機能では手が届かない検索の悩みを解決できる、おすすめのプラグインを紹介します。
一覧テキスト絞り込み検索プラグイン
一覧テキスト絞り込み検索プラグインは、一覧画面からすぐに特定のキーワードでレコードを絞り込めない手間を解消するプラグインです。
標準のフィルタ機能を使わずに、画面上に配置された検索ボックスへ入力するだけでリアルタイムに絞り込みが行えるようになります。
複数のフィールドを対象とした横断的な絞り込みも可能で、データ量が多いアプリでの閲覧性が大幅に向上します。
簡単検索ボックス･プラグイン
簡単検索ボックス･プラグインは、標準の絞り込みUIが複雑で、操作が難しいという課題を解消するプラグインです。
直感的に使える検索ボックスを一覧画面に設置でき、誰でも迷わず必要なデータにたどり着けるようになります。
表示する検索条件をあらかじめ絞っておくこともできるため、入力ミスを防ぎ、現場の運用をスムーズにします。
検索プラグイン
検索プラグインは、膨大なレコードの中から目的のデータを素早く見つけ出せないストレスを解消するプラグインです。
一覧画面の上部に検索パネルを表示し、キーワードや日付、選択項目など複数の条件を組み合わせて高速に検索を行えます。
検索条件の保存機能も備わっており、日常的に繰り返す検索作業の工数削減に役立ちます。
検索拡張プラグイン
検索拡張プラグインは、1文字での検索やバーコード検索ができないといった標準機能の制限を解消するプラグインです。
日本語の1文字検索や英数字の部分一致検索にも対応しており、より柔軟なデータ抽出が可能になります。
スマートフォンでのバーコード読み取りによる検索にも対応しているため、在庫管理や資産管理などの現場業務にも適しています。
横断検索プラグイン
横断検索プラグインは、複数のアプリにまたがるデータを一度に検索できない制約を解消するプラグインです。
アプリを切り替えることなく、複数のアプリから目的のキーワードに関連するレコードを一括で抽出できるようになります。
顧客名で検索して「案件管理」と「請求管理」の両方のデータを同時に確認するといった、アプリ間をまたいだ状況把握が容易になります。
一覧高速検索&絞り込みプラグイン
一覧高速検索&絞り込みプラグインは、1文字での部分一致検索ができない制約や、検索スピードの課題を解消するプラグインです。
入力した瞬間に結果が表示される圧倒的な高速レスポンスにより、ストレスのない検索体験を実現します。
高度な絞り込み機能を備えながら、標準の「一覧」と同じような感覚で操作できるため、大量のデータを扱う大規模な運用環境でとくに効果を発揮します。
kintoneの検索機能を向上させた事例
一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまでは、会員企業の急増に伴い、イベント当日の受付業務を紙の名簿で行っていたため「参加者を探すのに時間がかかり、受付に長蛇の列ができてしまう」という課題がありました。
そこで、kintoneをベースに申し込みから来場者名簿の作成までを自動化する仕組みを構築しました。
そのなかで、当日受付の検索スピードを最大化するために、一覧画面検索プラグインを導入。
これにより、kintoneの検索機能では数ステップかかる絞り込み操作を省き、キーワード入力だけで瞬時に参加者を特定できるようになりました。
検索機能の拡張も含めて細かい調整を行った結果、受付業務が劇的にスムーズになり、イベント1回あたり約10時間の工数削減を実現しています。
詳しくはこちらをご覧ください。
▼イベント管理をkintone化して工数を10時間削減！参加者の満足度も向上｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例
検索機能を充実させてkintone活用の幅を広げよう
kintoneはプラグインを活用することで、検索機能を拡張できます。
これにより、情報の検索スピードが上がり、チーム全体の生産性が向上するでしょう。
その結果、より重要な業務に時間を割くことが可能です。
kintoneはカスタマイズ前提のツールであるため、検索機能のほかにも標準機能だけだと使いにくい部分があるのではないでしょうか。
そのなかで、IT専門ではない企業さまでは「自社の業務に合ったアプリ自体をもっと作り込みたい」「やりたいことはあるが、どう進めればいいかわからない」などと悩まれているケースが多くあります。
コムデックでは、お客さまのご要望に合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
業務全体の流れを見据えた最適なアプリ構成の提案から、その場でのカスタマイズまでを一気通貫でサポートします。
「自社に最適な環境をプロと一緒に作り上げたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
