kintoneとkrewDataで担当者別の顧問料を自動集計する方法｜ワールドワイド社労士事務所さまのアプリ開発事例

社労士事務所では、スタッフの業務負荷を公平にしたり、事務所全体の生産性を高めたりするため、業務量を把握したうえで顧問先の配分を適正化したい場合があります。
しかし、そのためのデータ集計や管理には多くの手間がかかります。

そんな時、kintoneなら、プラグインを活用することで業務配分を可視化することが可能です。
今回は、krewDataで異なるkintoneアプリのデータを自動集計し、担当者別の顧問料の可視化に成功したワールドワイド社労士事務所さまの事例を紹介します。

「担当者別の顧問料を可視化したい」「担当者を変更したときの業務配分をシミュレーションしたい」という企業さまは、是非ご覧ください。

kintoneで社労士の顧問料を担当者別に自動集計･可視化したい！

ワールドワイド株式会社さまが展開するワールドワイド社労士事務所さまは、中小企業の人事部門を力強く支援されている社労士事務所さまです。
労務顧問業務に留まらず、人事制度の設計･運用や社員教育研修、組織開発、採用支援、さらにはDX化支援に至るまで、包括的なサービスを提供されています。

ワールドワイド社労士事務所さまは、従業員の働きやすさを追求しており、担当者の業務量を常に把握しておくため、担当者別の顧問料を集計していました。
複数名で担当する場合は、顧問先リストに担当者と担当割合を登録し、割合に応じて担当者別の顧問料を計算する仕組みです。

この運用なら、顧問料の金額をベースに業務量を考慮して業務を割り振れるほか、特定のスタッフに負担が集中しないよう、適宜担当者を入れ替えることも可能です。

しかし、この集計はkintone(キントーン)から各種データを出力して手作業でスプレッドシートに貼り付けて行っており、「もしここの担当を変えたら全体の金額がどう変わるか」といったシミュレーションを行うまでにかなり手間がかかります。

この集計をkintoneのみで完結したいところですが、売上情報を管理する売上伝票アプリには担当者情報を登録していないため、標準機能では自動集計できません。

集計作業の負担を軽減するとともに、仮に担当者を入れ替えた場合の顧問料をリアルタイムにシミュレーションする仕組みを構築したいと考えたワールドワイド社労士事務所さまでは、krewData(クルーデータ)を使ってkintoneアプリのデータを自動集計する仕組みを構築することにしました。

kintoneで社労士の「担当者ごとの業務配分」を可視化する仕組み

ワールドワイド社労士事務所さまは、請求データを集計してマネーフォワードクラウド請求書へ連携するため、すでにkrewDataを導入されていました。

krewDataとは、異なるアプリに分散されたデータを自動集計できるプラグインです。
あらかじめ設定したタイミングで自動集計できる「スケジュール実行」と、処理を実行したタイミングでリアルタイムに集計を行う「リアルタイム実行」の2つのプランがあります。

なお、スケジュール実行プランでも、ボタンを押せば任意のタイミングで集計を行えます。
ワールドワイド社労士事務所さまは、担当者を変更したときのシミュレーションをしたいとのことだったので、任意のタイミングでボタンを押して集計を行うことにしました。

担当者の変更を検討するときには、顧客リストの担当者や割合を変更してから任意の月の集計を実行することで、そのとき顧客リストに登録された情報をもとに顧問料を再集計するフローを構築しています。

集計フローでは、顧問先管理のアプリに登録された担当者ごとに集計を行うようになっており、実際に集計された結果がこちらです。

この集計結果をワールドワイド社労士事務所さまにご確認いただき、従来の集計と合わない箇所をチェックし、修正していきました。

kintoneで担当者別顧問料を可視化

ワールドワイド社労士事務所さまでは、krewDataを使った仕組みにより、担当者の変更前後の担当金額を把握できるようになりました。

たとえば上記では、3月20日と31日に集計した担当金額が横並びで表示されています。
それぞれ担当者の顧問料割合を変更して集計を行ったタイミングごとに結果が記録されていくため、顧問料配分がどのように変わるかがわかるようになっています。

また、全体のシミュレーションだけではなく、担当者別に各顧問先の顧問料の内訳を把握することも可能です。

担当者別の内訳も、全体のシミュレーション結果と同様に横並びで違いを確認できます。

集計したタイミングのデータがどんどん追加される形式にしたことで、シミュレーション結果の比較も可能になりました。

kintoneの自動集計と従来の集計を一致させるための工夫

当初は、kintone上の請求書アプリからデータを抽出して集計するフローを構築していましたが、顧問料を毎月請求しない顧問先があり、従来のスプレッドシートによる集計結果と一致しないケースが発生しました。

たとえば、四半期や半年にまとめて請求する顧問先の場合、請求書アプリにはその月の顧問料データが存在しません。
そのため、該当月の担当者別顧問料が「0円」として処理されたり、そもそも集計対象から除外されたりしてしまい、実際の業務負荷を正しく反映できないのです。

この問題を解決するために、請求書アプリではなく、毎月の請求が発生するかどうかにかかわらず安定して顧問料を参照できる「売上伝票アプリ」の「ひと月あたりの顧問料(売上金額)」を基準とした集計フローへ切り替えました。

kintoneで構築した社労士の担当者別顧問料の集計フローには課題もある

今回の仕組みだと、集計するたびにデータが追加されていくため、集計の結果がどんどん横に伸びていきます。
そのため、過去の集計結果を確認したいときは、条件を指定して絞り込む必要があります。

また、便宜上名前が分かれている顧問先は別で集計されてしまうことも課題です。
たとえば、ABC株式会社の本社と情報システム部門が別で登録されている場合、本社に統一したくても、現在の運用ではそれぞれ別で顧問料が集計されます。
この部分は、今回の仕組みで解決することが難しいため、運用で調整することになります。

kintoneを活用して業務の効率化を促進する

ワールドワイド社労士事務所さまは、krewDataを使ってkintoneアプリの請求データと顧問先情報を集計する仕組みを構築したことで、スプレッドシートを使って集計し直していた担当者別の顧問料を、kintone上で自動集計できるようになりました。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「社労士の担当者別顧問料をリアルタイムに把握したい」「社労士の業務配分を適正化する仕組みを構築したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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