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LINE WORKSの使い方の説明会を開催!ビジネスアカウントでの運用をサポート|伊勢御遷宮委員会事務局さまの導入支援事例

LINE WORKSで目指せ官民連携!LINE WORKS操作説明会実施レポート

複数の企業や官民が連携して進めるプロジェクトでは、いかに情報共有をうまくできるかが成功の鍵を握ります。
電話やEメールでも連絡はできますが、リアルタイムで素早く複数の人とコミュニケーションを取りたい場合にはチャットが便利です。

チャットと言えばLINEが有名ですが、みなさんの中には個人用のアカウントを仕事の連絡に使っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
個人アカウントの利用は便利な反面、情報共有やセキュリティの面ではリスクがあるのも事実です。

今回ご紹介する伊勢御遷宮委員会事務局さまでは、「プライベートのLINEアカウントを仕事で使いたくない」「いろんな組織に所属する人たちと、一括でコミュニケーションを取りたい」という思いから、LINE WORKSを導入されました。

スムーズな運用開始に向けて、LINE WORKSの説明会を実施しましたので、LINE WORKSを活用したい方、今LINEを業務に使っている方は是非ご覧ください!

連絡ツールをプライベートのLINEアカウントからビジネスアカウントに切り替えたい

伊勢御遷宮委員会事務局さまは、伊勢神宮の御遷宮(神社を建て替えて、御神体を新しい御社殿へ移す行事)を未来につなげていくために発足した組織です。
伊勢神宮や市役所、観光協会など約80団体の100名ほどが連携し、伊勢の伝統民俗行事についてHPで情報を発信したり、広報誌を発行したりされています。

伊勢御遷宮委員会事務局さまでは、これまで関係団体に連絡を取るときにはプライベートのLINEアカウントを利用されていました。

LINEは、Eメールに比べてスマホで気軽にやりとりができ、リアルタイムでコミュニケーションを取れるのがメリットです。
しかしその一方で、プライベートのLINEアカウントを使うことによる課題もいくつかありました。

1つめの課題は、個人同士のやりとりがブラックボックス化してしまい、話がどこまで進んでいるのかが当事者にしか分からなくなってしまうという点です。
また、プロジェクトの途中で人事異動が発生すると、過去のやりとりを全て引き継ぐことはできません。

2つめの課題は、セキュリティ面に関することです。
複数団体とのやりとりにプライベートのLINEを使うことで、故意ではなくても何かの拍子に重要な情報が漏れてしまう可能性があります。
そもそも、仕事関係の人とプライベートのLINEでつながること自体に抵抗がある人も少なくありません。

さらに、今すぐの課題ではないものの、退職後にも情報が見えてしまうことや、画像やファイルデータは一定期間を過ぎると閲覧できなくなることも、プライベートのLINEを使うリスクでした。

そこで伊勢御遷宮委員会事務局さまは、LINE WORKS(ラインワークス)を導入することで、プライベートのLINEと仕事に使うアカウントを切り分けることにしたのです。

LINE WORKSの導入で行政のデジタル化を推進

LINE WORKSを導入することで、組織内の情報共有を円滑にしたり、セキュリティ面を強化したりする効果が期待できます。
LINE WORKSとLINEは全く別のアプリになるため、ビジネスとプライベートをしっかり線引きすることも可能です。

また、個人のLINEアカウントでは、アカウント名として下の名前やニックネーム、ローマ字表記などを設定している人も多いです。
しかし、仕事の取引相手に対して、例えば「タロウ」や「TARO」といったアカウント名でメッセージを送るのは、あまり好ましくありません。

LINE WORKSなら、個人のLINEとは切り離されたアカウントになるため、きちんと「山田太郎」のようにフルネームで表記でき、組織の担当者として信頼性が増すのもメリットです。

最近は、さまざまな企業や自治体でデジタル化が推進されています。
日常生活でも馴染みのあるLINEのビジネス版であるLINE WORKSなら、操作感はプライベートのLINEと大きく変わらないため、DX化の第一歩として導入するのにも最適です。

LINE WORKSでできること

LINE WORKSには、一般的なLINEと同じようなチャットや音声通話、ビデオ通話の他にも、さまざまな機能があります。

LINE WORKSでできること

  • トーク
  • 掲示板
  • カレンダー
  • タスク
  • アンケート
  • アドレス帳

掲示板では、チャットで見逃しがちな情報を一括周知できます。
誰が閲覧済かを確認できる他、閲覧・編集権限も設定できるので、メンバーを限定した情報共有にもぴったりです。

また、カレンダーでは自分のスケジュール管理はもちろんのこと、他のメンバーの予定も確認できます。
スマホから登録や閲覧ができるので、外出先でもリアルタイムで予定を把握できるのがメリットです。

この他、アンケートも便利な機能の1つです。
日程調整や投票など、目的に合ったテンプレートを使うことで、簡単にアンケートが実施できます。
災害時の安否確認にも使えるため、組織のBCP対策としても有効です。
回答結果は自動集計され、表やグラフでひと目で確認できます。

LINE WORKS活用に向けて説明会を実施

LINE WORKSの基本的な操作方法はLINEと同じですが、伊勢御遷宮委員会事務局さまではスムーズな導入・運用に向けて説明会を実施しました。
実際にスマホを操作しながらお伝えしたLINE WORKSの使い方の内、特に重点的に説明したポイントをご紹介します。

LINE WORKSの基本説明

はじめに、アプリのインストールやメッセージのやりとりなど、基本的な操作方法についてご説明しました。

自治体さまや企業さまによっては年配の方が多い組織もあり、「インストール」や「アプリの設定」という言葉を聞いただけで難しく感じる方もいらっしゃいます。
そんな時にも対面の説明会なら、参加者さまのペースに合わせて、分からないところはその都度立ち止まりながら進められるのがメリットです。

LINE WORKS 導入支援 サポート 使い方

相手がプライベートのLINEを利用している場合の連絡方法

伊勢御遷宮委員会事務局さまの場合、連絡をとるのは外部の方が中心で、相手はプライベートのLINEアカウントを利用していることが多いのが特徴です。

LINE WORKSでは、別の組織のLINE WORKSや個人のLINEと連絡を取ることが可能ですが、LINE WORKSとプライベートのLINEでつながるためにはLINE側から友達登録をしていただく必要があります。

外部の関係者に1人ずつ友達登録を依頼し、遠隔で操作方法を説明するのは難しいように思えましたが、ちょうど近いうちに関連団体の集まりが予定されていることが分かりました。

そこで、当日簡単に友達登録を依頼できるよう、LINE WORKSのビジネスアカウントのQRコードを紙に印刷して持参し、その場で読み取って友達登録を進めることにしました。
一度友達登録してもらえれば後はLINEと同じようにチャットを送ることが可能です。

伊勢御遷宮委員会事務局さまの説明会では、急遽カレンダー機能のご説明も追加しました。

当初、カレンダー機能を使う予定は無かったのですが、LINE WORKSの機能を一通りご説明する中で、今はエクセルでスケジュール管理をしていることが発覚しました。

エクセルだとパソコンを開かなければならず情報を更新するのにもタイムラグができてしまいます。

その点、LINE WORKSのカレンダー機能ならスマホ1つで出先からでも登録・閲覧ができ、メンバーの予定もリアルタイムで共有できます。
また、プッシュ通知を設定すれば、重要な予定をリマインドしてくれるのもメリットです。

LINE WORKSの説明会では、このように、当初の予定にはない内容でも、お役に立てそうな機能があれば積極的にご提案させていただいています。

LINE WORKS 導入でDX化の第一歩を踏み出そう!

伊勢御遷宮委員会事務局さまでは、LINE WORKSの操作説明会の実施によって疑問点を解消し、組織の特性に合った運用をスタートさせることできました。

また、ビジネスとプライベートのアカウントを使い分けることで、外部の関係者から「組織の担当者」として信頼を得る効果も期待できます。

今後はビジネスアカウントを利用して、式年遷宮に関する情報発信を積極的に行っていきたいということでした。

LINEは老若男女を問わずプライベートで利用している人が多いため、ビジネスでも取り入れやすいツールの1つです。
電話と違ってお互いに都合の良いときに連絡ができますし、メールのような畏まった文章も必要なく、連絡を効率化できます。

しかし、プライベートのLINEを仕事に利用すると、常に情報管理のリスクを抱えていることになります。
そんな時、お勧めなのが今回ご紹介したLINE WORKSです。
LINE WORKSなら仕事とプライベートをしっかり切り分けながら、LINEの便利さや使い勝手はそのまま、LINEを利用している人とも連絡を取ることができます。

コムデックでは、LINE WORKSを導入される自治体さま・企業さま向けに、導入支援や定着サポートのサービスを提供しております。
基本的な操作・設定方法はもちろんのこと、組織の状況や課題に応じた活用方法もご提案が可能です。
組織内・組織外を問わず、コミュニケーション力をアップさせたいとお考えのご担当者さまは、ぜひお気軽にご相談ください!

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この記事を書いた人

西道 涼

『クラウドサービスの先導者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

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