「より良い会社」のために今取り組むべきこととは?現状認識で自社の課題を洗い出してみた

社内の業務改善やIT活用を進めたいと思ったとき、どこから手を付ければよいのかわからず、取り組みやすそうな業務や目についたところから進めてしまい、行き当たりばったりな改善になってしまっていませんか?

そんな時、進むべき方向性を定めるためには現状認識が不可欠です。

今回は、これからさらに社内の改善を進めていこうとしている輸入商社の企業様が、方向性を定めるために実施した現状認識の様子をご紹介します。

仕入れ管理をkintone(キントーン)化、各部署で業務改善を推進

テントやドライブレコーダーなどを取り扱う輸入商社の株式会社来夢さま(https://www.raimu-jp.com/)は、これまでに仕入れや受注の進捗管理をkintone(キントーン)化に取り組まれて来られました。

▼大量の手入力業務を卒業!kintone(キントーン)により実現した仕入管理・販売管理業務の劇的効率化術!|輸入商社 株式会社来夢さまの導入事例

実際に仕入れ業務で行っている手続きをすべて洗い出し、業務の流れを確認したうえで基幹システムとkintone(キントーン)を連携

それにより、これまでは膨大な時間と手間がかかっていた転記業務が不要になり、入力漏れ・対応漏れのリスクも大幅に軽減されました。

さらに、株式会社来夢さまでは各部署にkintone(キントーン)開発の責任者を設置し、自分の部署の業務に必要なアプリは自分で作れるように指導することで社内の誰でもkintone(キントーン)を使える、作れる状態を実現されました。

kintone(キントーン)を導入して全社的に活用を進めた結果、株式会社来夢さまの業務効率が向上し「お客様や従業員にとってより良い会社」を目指すための環境が整ったのです。

▼一人のIT担当者から全部署へ!kintone(キントーン)担当者を各部署に配置し業務改善スピードアップ|輸入商社株式会社来夢さまの事例

「より良い会社」を目指すために……必要なのは現状認識

kintone(キントーン)の導入により、業務効率化に成功された株式会社来夢さま。

さらに業務効率を上げてお客様への対応をもっと素早く的確に行えるようにしたい、より良い商品を届けたい。

そんな「より良い会社」を目指していきたいという想いを実現するためには、まずは会社全体の方針を定め、全社で共有する必要があります。

進む方向が定まっていなくては、冒頭で述べたような「行き当たりばったりな改善」になってしまいます。

まずは「より良い会社」を目指すために会社がどうなっていくべきなのか?そのためには今どんな課題があって、その課題にどのように取り組んでいくべきなのか?

これらを明確にするために、株式会社来夢さまでは時間を取って現状認識を行うことになりました。

「IT活用」に留まらない現状認識とは?

いきなり「現状認識」といっても、何から考えればいいのか、どんなところに目を向けていいのか困ってしまいますよね。

そんな時には、以下のような切り口で自社について考えてみてください。

  • 自社を運営していく上で、一番の数値的目標(KGI)を確認する
  • 自社の強みや課題、置かれている環境を洗い出す
  • 出てきた課題に対して、どんな手を打っていくか、どう改善していくかを考える
  • 課題に対する取り組みの優先順位を決める

株式会社来夢さまの場合にも、現状認識に参加される各部署の方に上記のような質問を投げかけて、それぞれのお考えを発表していただきました。

今利用しているシステムやIT環境にこだわらず、会社全体の目線で考えることが重要です。

現状認識のポイントは、軸を「KGI」からブレさせないこと

株式会社来夢さまでは、各自が考えていただいたことをホワイトボードにまとめることで整理していきました。

自分の部署の目標(KGI)と、その目標を達成するために必要な取り組みを書き出すことからはじめるとスムーズに進めることができます。

この時、取り組むことは「会社全体のKGI」からブレさせないことが大事です。

例えば、会社の目標が「売上アップ」であるならば、取り組みはその目標につながる内容になっていなくてはなりません。

現状認識を行わずに目についた課題から取り組んでしまうと、KGIにつながりにくい施策となってしまったり、優先順位がそこまで高くないものから取り組んでしまったりと、この軸からずれた内容になってしまう恐れがあります。

株式会社来夢さまの場合には、売上をアップさせるには「お客様を増やす、取り扱い製品を増やす、クレームを減らす(顧客離れを防ぐ)、ロスを減らす、粗利率を上げる」といった取り組みが必要という意見が出ました。

これらの取り組みがKGIを達成するためのKPIとなり、リソースの状況やKGIへの影響度から優先順位を決めていくことができます。

現状認識を行うメリットとは?集約することで支援者と共有

KGIに沿ったKPIを設定し、優先順位を決めたら、KPIに影響のある現在の業務の流れ(ペーパーレスになっているか、どのように情報連携をしているか等)とそこにおける課題を洗い出し、具体的な改善策を検討していきます。

しっかり時間をかけて現状認識を行うことで、「今自社が本当に取り組むべき課題」が洗い出され、何に取り組むべきかが明文化されます。

現状認識をする際おすすめなのは、現状認識をkintone(キントーン)等の「社内の人間がいつでも見られるところ」に集約し、共有することです。

現状認識もただ行うだけでは意味がありません。

全社でそれを共有し、定めたKGI,KPIに向かって一歩ずつ取り組みを進めていくことが重要です。

株式会社来夢さまでは、以下のようなkintone(キントーン)アプリで自社の強みや課題、そして今回決めた取り組みと優先順位を見える化しました。

kintone(キントーン)アプリにすることで、自然と現状認識の記録が蓄積されていく他、会社をより良くしていくための伴走支援を行う社外協力者とも情報共有ができます。

自社メンバーだけではなく、支援者も一緒に現状認識を行うと、課題に対してどのようなITを活用して改善していけるかという具体的な案が生まれ、取り組みを推進していく力が強まるのではないでしょうか?

コムデックでは、今回の株式会社来夢さまのように、具体的なITツールの活用を支援するだけではなく、「まず何に取り組んだらいいのか?」を一緒に考えるところから中小企業のDXを伴走支援しています。

様々なITツールが溢れる今の時代、「何を導入するか」の前に「自社の目標は何か」「目標のために何が必要か」に立ち返って現状認識を行ってみてはいかがでしょうか?