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kintoneとGoogle Formsを連携!問診票のデジタル化に向いているのはGoogle Forms?フォームブリッジ?|株式会社イワオ薬局さまのアプリ開発事例

kintone×Google Forms 問診表をデジタル化 Google Formsとフォームブリッジを比較

Google Formsは、お問い合わせフォームやアンケートフォームなどに使用できる無料のWebフォーム作成ツールです。
手軽にWebフォームを作成できるので、社外に向けた情報収集ツールとして活用している企業さまも多いのではないでしょうか?

今回ご紹介する事例は、Google Formsで問診票をペーパーレス化し、kintoneと連携することでデータの転記をはじめとする手間を省き、業務の効率化を実現した事例です。

今、紙で情報収集をしている企業さまや、Google Formsを使っているけれど、手動でエクセルやその他のシステムに転記しているという企業さまは是非ご覧ください。

kintoneとGoogle Formsの連携方法は、こちらの動画でも詳しく解説しています!

紙の問診票は対面によるコロナ感染リスクが高い…問診票をデジタル化したい!

株式会社イワオ薬局さまは、三重県伊勢エリアを中心に6店舗を展開する調剤薬局です。
キャッシュレス決済をはじめ、オンライン服薬指導や処方せんスマホ受付など、各種サービスのデジタル化に取り組んでおられます。

デジタル化の過程でkintone(キントーン)を導入されており、複数店舗間における備品管理の効率化に成功しています。

株式会社イワオ薬局さまのkintoneの導入事例は、こちらの記事でも詳しく解説しています!
▼kintoneで複数店舗間の備品管理を既存システムから切り替え|調剤薬局 株式会社イワオ薬局さまのアプリ開発事例

2020年の新型コロナウィルスの流行をきっかけに、株式会社イワオ薬局さまでは紙による問診票について課題を感じるようになりました。
非対面・非接触が推奨される中、特に薬局と言う場所柄もあり問診票の受け渡しも最小限に抑えたいところ。
それに加えて、紙は検索性が低くかさばることから、問診票を管理するうえで効率が悪いことも課題でした。

Google Formsとフォームブリッジ、どちらを使う?実現したい運用と構築の費用対効果から最適な方法をご提案

問診票をデジタル化することで、コロナウィルスの感染リスクを抑制するとともに業務効率の向上を目指したいと考えた株式会社イワオ薬局さま。

問診票のデジタル化を実現するためには、株式会社イワオ薬局さまが既に導入されていたkintoneとWebフォーム作成ツールの連携が効果的と考えました。

kintoneと連携できるWebフォーム作成ツールとして、代表的なものはGoogle Forms(グーグルフォーム)FormBridge(フォームブリッジ)の2つ。
それぞれの特徴は以下の通りです。

ツール Google Forms FormBridge
概要 ・Googleが提供するWebフォーム
・無料版でも使える
・トヨクモ株式会社が提供するkintone連携ツール
特徴 ・感覚的な操作で簡単にフォームを作成できる
・フォーマットがある程度決まっているため自由度は高くない
・kintoneとの連携設定が少し複雑
・レイアウトやデザインのカスタマイズ性が高い
・連携が前提となっているため、連携設定が簡単
・1つの回答を複数のkintoneアプリに保存できる
・kintone内のデータを活用した自動入力等ができる
費用 無料~ 月額6,000円~

 

株式会社イワオ薬局さまの場合、作成するフォームは問診票の1種類のみであったため、費用を抑えられるGoogle Formsを採用することにしました。

ツールの選定に関して、「複数のアンケートやフォームを作成し、kintoneで顧客情報を一元管理したい」「柔軟性のあるフォームを作りたい」という場合は、フォームブリッジが適しています。

どちらのツールが適しているかはケースバイケースとなるため、株式会社イワオ薬局さまのように課題を明確化したうえで比較検討していくことが大切です。

kintone×Google Formsの連携アプリ導入で問診票デジタル化を実現

使用するWebフォームが決まったところで、Google Formsに入力したお客さまの情報がkintoneへ自動で登録されるアプリを開発し、問診票をデジタル化していきます。

まずは、Google Formsで問診票のフォームを作成しました。
初めて来局されたお客さまにiPadをお渡しし、Google Formsの問診票を入力してもらう仕組みです。

コムデック kintone Googleフォーム 連携 kintone webフォーム 無料
Google Formsの回答内容が保存されるkintoneの問診票アプリはこちらです。

コムデック kintone Googleフォーム 連携 kintone webフォーム 無料

Google Formsに入力した情報はkintone内で閲覧できますが、Google Formsの入力ページからは閲覧できないようになっています。
お客さまはGoogle Formsの入力ページにのみアクセスする形式であるため、他のお客さまの情報が漏洩する心配もありません

Google Formsから自動的に登録された内容をスタッフがkintoneで確認して、問題が無ければ登録完了となります。

フォームからの入力ではなく、対面で直接アプリに登録いただくこともできる仕様となっており、その場合にはお客様に個人情報の取り扱いについての同意確認として、アプリ内に自著で署名をいただいています。
※GoogleFormsで問診票を入力いただいた場合には、入力の段階で個人情報の取り扱いに同意いただくため自署によるご署名はいただいていません。

GoogleFormsとkintoneの連携方法については、こちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼Google Forms×kintone連携で抜け・漏れなしの問い合わせ対応

デジタル問診票を安全かつスムーズに運用するポイント

デジタル問診票を安全かつスムーズに運用するため、株式会社イワオ薬局さまでは以下の2つのポイントに気を付けて構築を行いました。

1つ目のポイントは、複数ある店舗間で、他店舗のお客さま情報を閲覧できないように権限設定をすることです。
お客さまの個人情報を店舗外に漏洩しないようシステム側で制御することで、個人情報の保護に努めています。
この機能によって、お客さまだけでなくスタッフも安心してデジタル問診票を運用できます。

2つ目のポイントは、Google Formsの入力ページをQRコード化しておくことです。
あらかじめ問診票のURLをQRコード化して印刷しておくことで、お客様がお越しになった時にiPadからすばやく入力ページに飛べるため、スタッフとお客さまの対面時間を短縮することができます。
これらの工夫により感染リスクを抑制でき、スムーズな運用につながっています。

問診票をデジタル化することで、感染リスクの低減と検索性の向上を実現

株式会社イワオ薬局様では、kintoneとGoogle Formsの連携による問診票のデジタル化によって大きく2つのメリットがありました。

  • 問診票の受け渡しがなくなり、お客さまとスタッフの対面時間が短縮された
  • 問診票のデータ化により、検索性が向上した

お客さまとスタッフの対面時間の短縮によって、課題に感じていたコロナウィルスの感染リスクが低減されました。
スタッフが安心して働ける環境になるとともに、お客さまの不安を和らげることにもつながっています。
また、紙による問診票では、お客さま情報を調べる手間と時間がかかっていましたが、デジタル化によって検索性と業務効率が向上したのも大きな変化です。

しかし、問診票をデジタル化したことで既存の課題を解決できた一方で、「高齢のお客さまにとって入力が難しい」という新たな課題も生まれました。
問診票のデジタル化によって感染リスクを抑制できても、お客さまにとって不便では意味がありません。
そこで、スタッフが代わりに情報を入力することで、入力が難しいお客さまにも安心してデジタル問診票をご利用いただけるよう工夫しました。

kintone×Google Formsの連携でコロナ対策をしつつ効率的な運用を

株式会社イワオ薬局さまは、kintoneとGoogle Formsの連携によって、デジタル問診票の導入を実現しました。
デジタル問診票は、コロナウィルスの感染リスクの抑制と検索性の向上をもたらし、紙での運用時に抱えていた課題の解決につながっています。

株式会社コムデックでは、業務のデジタル化に関してお客さまのお悩みをお聞きしたうえで、目の前でアプリを構築する「対面開発」を承っております。
自社でのアプリの構築が難しい、課題の解決につながるアプリのイメージがもてないという場合は、お気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

佐田 薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」「System Design Expert」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「kintone芸人」で検索!

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