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大量の手入力業務を卒業!kintoneにより実現した仕入管理・販売管理業務の劇的効率化術!|輸入商社 株式会社来夢さまの導入事例

紙の資料・書類からシステムへ手入力する業務が残る企業様は、業界問わず少なくありません。

輸入商社の株式会社来夢さまも、以前は大量のデータ入力業務で時間やマンパワーを消費していました。

しかしkintoneの導入により、仕入管理・販売管理業務の大幅な効率化に成功されたのです。

今回はその導入事例をご紹介します!

多数の受注の仕入管理・販売管理にかかる工数は膨大だった

株式会社来夢さまは、テントやドライブレコーダーなどを取り扱う三重県鈴鹿市にある輸入商社です。
世界に存在する良いモノをもっと知って、利用して欲しいという想いを持ち、ジャンル問わずさまざまな商品を取り扱っておられます。

特に、アウトドアから大型イベントまで活用できるワンタッチ式テント「EZUP(イージーアップ)」は使い勝手のよさから世界シェアNo.1を誇り、株式会社来夢さまはその日本輸入元総代理店として、販売からカスタマイズまでを担っていらっしゃいます。

1996年の設立から順調に成長を続けてこられた結果、今では多数の取引先を抱え、毎日多数の受注がある株式会社来夢さま。

これまで受注の登録や発注状況管理などは、社員さんが紙の資料を確認しながら、基幹システムへ手入力されていました。

さらに株式会社来夢さまでは、取引先への納期回答や出荷回答などの入力もまず紙に記録をしてからシステムへの入力をおこなっており、一件の受注に対して重複した入力作業が発生するため、多くの時間が必要でした。

問題は仕入管理や販売管理に必要な時間やマンパワーが増えることだけではありません。

作業が増えると、どうしても起こるのがミスです。

たくさんの紙の書類を扱いながら大量のデータ入力をおこなっていると、気を付けていても単純な入力ミスが起こったり、発注が複数の書類にわかれているときに漏れが発生したりしていました。

紙の資料→基幹システムへ手入力

kintoneと発注データの連動による業務効率化

多数の受注に際し発生する、仕入管理や販売管理のためのデータ入力・処理。
これらをもっと効率よくおこなうことはできないか。
データ入力のミスをなくすためにできることはないか。

確実で迅速なサービスを取引先に提供するためになにができるかを、株式会社来夢さまではずっと考えてこられました。

そこで導入されたのが、kintone(キントーン)です。

まず株式会社来夢さまでは、受注に対して発注を行ったのか?現在の状況はどうなっているのか?といった、「これまでの基幹システムで管理しきれない情報」を管理するために、kintoneで受注した商品の発注状況を管理するアプリを作成。

さらに、kintoneのデータ基幹システムの受発注データを連動させ、納期・出荷回答や倉庫チームへの入庫伝票など他の部署や取引先への情報共有に必要なデータや帳簿も作成・出力できる仕組みも構築しました。

手元にある受発注データを徹底的に活用して、工数が増えがちな複数の入力作業やデータ出力などのあらゆる間接業務を効率化することを考えたのです。

現状と理想に合わせたkintone連動構築

転記や二重入力と言った作業で圧迫されている間接業務の部分をいかに効率化するか。

そのために、kintoneと基幹システムをどのように連動させるか、という部分には特に力を入れられたそうです。

まずは実際におこなっている手続きをシステム化するために、ホワイトボード上にすべての手続きを書き出して業務の流れを確認しました。

その上で、どんな情報を基幹システムに連動させるのかを構築していきます。

また、業務の流れを確認する過程で、それぞれの業務の担当者へのヒアリングを実施した結果、営業担当と受注担当、倉庫チームとで、それぞれほしいデータの形式や分類が異なることもわかってきました。

それぞれに必要なデータをどの形式・分類で出力ができるとよいか、対応漏れを防ぐために、通知をどのタイミングでどの担当者に飛ばすとよいか、ていねいに確認しながら、データを最大限活用できるようにkintoneの設定や連動システムの構築を進めていきました。

たとえば、システムの画面にデータがどう表示されるか、ということだけでも業務効率は変わります。

株式会社来夢さまの仕入管理・販売管理のデータはこれまで、すべてが表形式で一覧になっていただけでした。
それを、ヒアリングをもとに、入荷日の時系列過去・本日・未来と並べるようにカスタマイズ

入荷予定日を過ぎたものや今日入荷するもの、明日以降入荷するもの…とkintoneの一画面で閲覧できる仕様に変更したのです。

これまで全データから日付でソートしてデータを抽出していたものが、画面内で区分けされてリスト化されるため、一目で確認ができるように。

結果、取り扱いのミスが減り、処理がしやすくなったそうです。

ちょっとした違いですが、業務のしやすさや効率は大きく変化しました。

旧仕入管理アプリ→新仕入管理アプリ

仕入管理や販売管理に関する間接業務の大幅削減に成功!

元々あった受発注データとkintoneを連動させることにより、株式会社来夢さまでは仕入管理や販売管理の間接業務大幅削減に成功されました。
以前は紙のデータを元に基幹システムに手入力を行っていましたが、現在では状況更新とデータの一括処理だけ
納期回答や出荷回答も、個別に二重入力する必要がなくなりました。

転記や二重入力と言った間接業務にかかる時間やマンパワーが大幅に削減されただけではなく、kintoneと基幹システムとの連動により転記作業を手入力で行う必要がなくなったため、入力ミスも大幅に減少しました。

加えて、kintoneの通知機能を活用することで、状況に変更があった時には担当者にアラートを飛ばし、対応漏れも防ぐことができる環境を実現しました。
このように、kintoneと基幹システムを連動させる仕組みの構築によって、さまざまなプラスの効果が得られました。

kintoneを活かして取引先との連携強化を目指したい!よりスピーディーで確実な作業を実現したい!

kintoneと基幹システムを連動させる仕組みの構築し、既存の受発注データと連携させたことで、仕入管理の業務効率化と手入力によるミス削減を実現された株式会社来夢さま。

今後は、外部との連携をより強化していきたいと考えておられるそうです。

kintoneは社外にも部分的に情報を共有できるという特性を活かし、取引先が関わる業務においてもkintoneを活用することで、株式会社来夢さまからの情報共有の円滑化を図るほか、取引先からもkintoneに直接情報を入力してもらえるようなデータ管理を目指されています。

株式会社来夢様のkintoneやデータを活用した更なる発展に期待したいですね!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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