請求書は毎月発行する重要な書類でありながら、中小企業では今もEXCELで作成・管理されているケースが少なくありません。
取引先ごとにファイルをコピーし、前回の請求書を探し、金額や日付を書き換えてPDF化する——件数が少ないうちは問題なく見えても、履歴が増えるほど間違いや確認作業が増えていきます。

三重県内で給食事業やケータリング、仕出し弁当を展開する有限会社キャリオン様も、以前はEXCELで見積書や請求書を作成し、封筒へ宛名を手書きして郵送していました。
マネーフォワード クラウド請求書へ切り替えたことで、見積書から請求書への変換、過去履歴の検索、税率の異なる明細への対応、領収書発行までをクラウド上で進められるようになりました。
本記事では、キャリオン様が「履歴地獄」から解放された過程と導入効果をご紹介します。

この記事でわかること

• EXCELで請求書を作り続けることで発生する手間とリスク
• マネーフォワード クラウド請求書でできること
• EXCEL請求書とクラウド請求書の業務フローの違い
• キャリオン様の見積・請求・領収書発行がどのように変わったか

こんな人におすすめの記事です

• EXCELの請求書をコピーして毎月書き換えている方
• 過去の見積金額や請求履歴を探すことに時間がかかっている方
• インボイス制度や複数税率への対応に不安がある方
• 請求書のPDF化、メール送付、郵送、保管を効率化したい方

意外に多いEXCEL請求書

請求書発行システムが普及した現在でも、EXCELで請求書を作成している中小企業は少なくありません。
EXCELは自由にレイアウトでき、追加費用もかからず、使い慣れている点がメリットです。
請求件数が少ない間は、「前月のファイルをコピーして必要な箇所を書き換えるだけ」で十分に見えます。

しかし、その手軽さは担当者の注意力によって支えられています。
取引先名、請求日、支払期限、明細、数量、単価、税率、振込先などを毎回確認しなければならず、古い金額や日付を残したまま発行するリスクがあります。
ファイル名や保存場所に統一ルールがなければ、どれが最新版か分からなくなり、過去の見積書や請求書を探すだけでも時間がかかります。

特に、キャリオン様のように給食、ケータリング、仕出し弁当など複数のサービスを提供している場合、請求内容は毎回同じとは限りません。
食事代には軽減税率が適用される一方、準備費用や役務には標準税率が適用されるなど、1枚の請求書に異なる税率の明細が混在することがあります。
EXCELでは計算式や表示内容も自社で管理する必要があり、適格請求書の要件を満たしているか不安が残ります。

また、請求書を正しく作るだけでは業務は終わりません。
PDF化、印刷、封入、宛名書き、郵送、控えの保存、問い合わせ対応、入金確認まで含めると、請求書発行は複数の手作業で成り立っています。
下図のように、EXCEL請求書には作成後の業務まで含めて多くの弊害があります。

「マネーフォワード クラウド請求書」とは？

マネーフォワード クラウド請求書は、見積書・納品書・請求書・領収書などをクラウド上で作成、発行、管理できるサービスです。
取引先や品目を登録しておけば、毎回同じ情報を入力し直す必要がなくなり、過去の帳票も取引先名や期間などから検索できます。

大きな特徴は、帳票同士の情報を引き継げることです。
作成した見積書をもとに納品書や請求書を作成できるため、受注後に金額や明細をEXCELへ再入力する作業を減らせます。
見積内容から請求内容への転記ミスを防ぎやすく、誰が作成しても統一された様式で発行できます。

作成した請求書はPDFでダウンロードできるほか、メール送信や郵送代行など、取引先に合わせた方法で届けられます。
電子送付へ切り替えれば、印刷・封入・宛名書き・切手貼付の作業を減らせます。
発行済みの帳票はクラウド上に履歴として残るため、「昨年はいくらで見積もったか」「この取引先へいつ請求したか」といった確認も簡単です。

さらに、マネーフォワード クラウド会計と連携することで、請求情報を売掛金などの会計処理へつなげられます。
請求書作成を単独の作業として終わらせず、入金確認や会計までを見据えたバックオフィス改善が可能です。

マネーフォワード クラウド請求書で変わること

• 見積書から請求書へ明細を引き継げる
• 取引先・品目・税率の情報を登録して再利用できる
• 過去の請求書や見積書を検索できる
• PDF、メール、郵送など送付方法を選べる
• インボイス制度に対応した様式で発行できる
• クラウド会計との連携で会計への転記を減らせる

「マネーフォワード会計・債務支払・経費導入」サービスページはこちら

EXCEL請求書とマネーフォワード クラウド請求書の比較

EXCEL請求書は自由度が高い一方で、作成・保存・送付・履歴管理のルールを自社で整える必要があります。
マネーフォワード クラウド請求書は、これらの作業をクラウド上で一元管理し、担当者の記憶やファイル操作に依存しにくい仕組みです。

EXCELからクラウド請求書へ切り替える意義は、請求書の見た目をきれいにすることではありません。
見積、請求、送付、保管、入金確認、会計という一連の業務をデータでつなぎ、同じ情報を何度も入力しない状態をつくることにあります。

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履歴地獄から解放されたキャリオン様の感想

有限会社キャリオン様は、三重県伊勢庁舎や伊勢市役所の食堂をはじめ、伊勢・津エリアの複数施設で給食事業を受託しています。
日常的な給食提供に加えて、ケータリングや仕出し弁当など、案件ごとに見積書や請求書を発行する機会も多くありました。

EXCELを使っていた頃は、過去のファイルを探してコピーし、案件ごとに金額や明細を書き換えていました。
取引先ごとの履歴がフォルダやファイルに分散しているため、前年の価格を確認するだけでも該当するファイルを探さなければなりません。
また、見積書から請求書へ内容を写すときには、金額や明細の転記ミスにも注意が必要でした。

また、郵送作業にも手間がかかっていましたそうです。

キャリオン様にとって特に大きかったのが、複数税率とインボイス制度への対応です。
食事部分には8％、準備費用などには10％の消費税が適用されるケースがあり、EXCELでは税率ごとの計算や表示を自社で確認しなければなりませんでした。
取引先から適格請求書の記載について指摘されないかという不安もありました。

マネーフォワード クラウド請求書では、明細ごとに税率を設定し、制度に対応した様式で請求書を発行できます。
見積書の内容を請求書へ引き継げるため、見積時と請求時で金額や明細が変わってしまうミスも防ぎやすくなりました。

現地で現金を受け取った際の領収書発行も変わりました。電子発行を中心にしたことで、紙の領収書や関連備品の購入・保管、発行履歴の管理もシンプルになったのです。

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バックオフィス全体最適の目線では？

マネーフォワード クラウド請求書だけでも、見積・請求・領収書の作成や履歴管理は大きく改善できます。
しかし、本来の効果は、請求書発行を会計や入金管理、支払業務などの周辺業務とつなげたときに現れます。

キャリオン様では、売上に関する帳票は「マネーフォワード クラウド請求書」、取引先から受け取った請求書の支払いは「マネーフォワード クラウド債務支払」、店舗や担当者の日常的な購入は「マネーフォワード ビジネスカード」で管理します。
それぞれのデータをマネーフォワード クラウド会計へつなぐことで、請求・支払・カード・会計を別々に処理する必要がなくなります。

• 見積・売上請求：クラウド請求書で作成・送付・履歴管理
• 入金確認：請求先と入金情報を確認し、未入金を把握
• 仕入先への支払い：クラウド債務支払で受領・承認・振込を管理
• 店舗や担当者の購入：ビジネスカードで利用履歴と証憑を管理
• 会計処理：各サービスのデータをクラウド会計へ連携
• 経営管理：売上・支払・資金の動きを経営者が確認

バックオフィス全体最適とは、すべてのサービスを一度に導入することではありません。
課題が大きい業務から順番にクラウド化し、一度入力した情報を次の工程へ引き継げるようにすることです。
キャリオン様も、債務支払、会計、ビジネスカード、請求書と対象を広げ、紙とEXCELに分散していた情報を段階的につないできました。

下図は、マネーフォワードのサービスで構成されたバックオフィス全体図です。

マネーフォワード様公式ページより

「マネーフォワード クラウド会計・請求書」の導入はコムデックにお任せください！

請求書発行システムは、アカウントを作成すればすぐに業務が改善されるわけではありません。
現在使っている見積書・請求書の様式、取引先情報、品目、単価、税率、締め日、支払期限、送付方法などを整理し、自社に合う運用を設計する必要があります。

コムデックでは、マネーフォワード クラウド請求書の初期設定だけでなく、EXCELで管理している取引先や品目の整理、帳票レイアウト、採番ルール、税率設定、メール送付・郵送の使い分け、領収書発行、クラウド会計との連携まで支援します。
導入後も、実際の業務で無理なく使い続けられるよう運用の見直しを行います。

請求件数が多い企業や、販売・案件情報をkintoneで管理している企業には、kintoneとマネーフォワード クラウド請求書を連携する方法もあります。
kintoneに登録された取引先・見積・請求データを連携することで、双方へ同じ情報を入力する作業を減らし、請求書の一括発行や送付につなげられます。

また、請求書発行だけを効率化するのではなく、マネーフォワード クラウド会計、債務支払、ビジネスカード、経費、給与などを含め、バックオフィス全体を見直すことも可能です。
キャリオン様のように、負担やミスが大きい業務から段階的に導入することで、現場への負担を抑えながらクラウド化を進められます。

EXCEL請求書から脱却したい、インボイス制度へ確実に対応したい、見積から請求・会計までをつなげたい企業様は、ぜひコムデックにご相談ください。

「マネーフォワード会計・債務支払・経費導入」サービスページはこちら

よくある質問（FAQ）

Q. マネーフォワード クラウド会計との連携は必須ですか？

必須ではありません。
マネーフォワード クラウド請求書だけでも、見積書・納品書・請求書・領収書の作成、送付、履歴管理に利用できます。
ただし、クラウド会計と連携すると請求情報を会計処理へ引き継げるため、転記作業を減らし、売掛金や入金状況を把握しやすくなります。

Q. EXCELで作成した過去の請求書を移行できますか？

EXCELファイルをそのまま請求書データとして完全に移行できるとは限りません。
取引先や品目など、今後も使用する情報を整理して登録し、過去の請求書はPDFや元ファイルとして保管する方法が一般的です。
どこまで移行するかは、検索の必要性や保存状況に応じて決めます。

Q. 見積書から請求書を作成できますか？

はい。見積書の取引先、明細、金額などを引き継いで請求書を作成できます。
同じ内容を再入力する作業が減り、見積時と請求時の金額・明細の不一致を防ぎやすくなります。

Q. 8％と10％が混在する請求書にも対応できますか？

明細ごとに税率を設定できるため、軽減税率と標準税率が混在する請求書も作成できます。
実際の課税区分は取引内容によって異なるため、判断に迷う場合は顧問税理士へ確認したうえで設定してください。

Q. インボイス制度に対応した請求書を発行できますか？

適格請求書の要件に対応した帳票を作成できます。
適格請求書発行事業者の登録番号や税率ごとの消費税額など、必要な情報を正しく設定して運用することが重要です。

Q. 請求書をメールで送れますか？

メール送信に対応しています。
取引先によっては紙での郵送を希望する場合もあるため、メール・PDF・郵送を使い分けながら段階的に電子化できます。
送付方法と宛先の確認ルールもあわせて整備することをおすすめします。

Q. スマートフォンから領収書を発行できますか？

インターネットに接続できる環境であれば、スマートフォンやタブレットから帳票を作成・確認できます。
キャリオン様では、現地で代金を受け取った際にスマートフォンから領収書を発行する運用へ切り替え、後日郵送する手間を減らしています。

Q. kintoneの販売・案件データと連携できますか？

kintone側のデータ構成や運用によっては、コムデックの連携システムを使って取引先・見積・請求情報をマネーフォワード クラウド請求書へ連携できます。
請求件数が多い場合や、kintoneを販売管理の中心にしている場合に効果的です。
現在のアプリ構成を確認したうえで個別にご提案します。