小口現金ほぼゼロ！マネーフォワード ビジネスカードで経費精算を効率化｜給食事業 有限会社キャリオンさまの導入事例

会社に小口現金があるのは当たり前——そう考えていませんか？
三重県内で企業や幼稚園、庁舎などの給食事業を展開する有限会社キャリオン様も、各拠点に小口現金を用意し、従業員が帳面へ記録し、レシートを糊で貼る従来の方法を続けていました。

しかし、事業承継と経理担当社員の退職を機に、バックオフィス業務を根本から見直すことに。
マネーフォワード ビジネスカードを導入したことで、現金の保管･出納管理･レシート整理から解放され、支払いから会計までをデータでつなげられるようになりました。

本記事では、キャリオン様が小口現金を原則廃止した過程と、導入後に生まれた変化をご紹介します。

この記事でわかること

• 小口現金を管理し続けることで発生する手間とリスク
• マネーフォワード ビジネスカードの特徴と活用方法
• 小口現金とビジネスカードの業務フローの違い
• キャリオン様が各拠点の現金管理から解放された経緯
• ビジネスカード･会計･債務支払を連携するメリット

　こんな人におすすめの記事です

• 各店舗や拠点に小口現金を置いている経営者･経理担当者
• レシートの回収や台紙への貼り付け、会計への転記を減らしたい方
• 法人カードの不正利用や使い過ぎが心配で、導入に踏み切れない方
• マネーフォワード クラウド会計を中心にバックオフィスを効率化したい方

クレジットカードを変えるだけでできる業務改善

経費精算や小口現金の代わりに、部門や店舗、担当者ごとの法人カードを発行する企業が増えています。
業務改善というと大がかりなシステム導入を想像しがちですが、日常の支払い手段を現金から法人カードへ変えるだけでも、経理業務は大きく変わります。

現金で支払った場合、経理担当者は領収書の内容だけでなく、本当にその金額を支払ったのか、帳簿残高と手元の現金が一致しているかまで確認しなければなりません。
一方、カード払いなら利用日時･店舗･金額が履歴として残るため、経理担当者は取引内容と証憑の確認に集中できます。

電子帳簿保存法への対応という点でも、カード利用履歴とレシート画像をひも付けられる仕組みは有効です。
レシートの回収、台紙への貼り付け、月ごとのファイリング、会計ソフトへの転記まで含めた経理処理全体を見直せます。

税理士事務所の処理を中心に設計された従来型の会計システムでは、企業の日常的な支払いまで変える発想は生まれにくいものでした。
マネーフォワード ビジネスカードなどのSaaS企業が提供するクレジットカードは、会計サービスの枠を超えて、利用企業の支払いと経理業務を一体で改善するためのサービスです。

SaaS企業が提供する法人向けクレジットカードサービス

「マネーフォワード ビジネスカード」とは？

マネーフォワード ビジネスカードは、法人や個人事業主が利用できる事業用カードです。
管理画面から必要なカードを追加し、店舗･部門･担当者ごとに発行できます。

実物のカードだけでなく、オンライン決済に使えるバーチャルカードも活用できます。
カードごとに利用上限や1回当たりの決済額を設定できるため、「必要な人へ必要な範囲だけ渡す」という管理が可能です。

現金のように、渡した後の使途が分からなくなることを防ぎながら、利用履歴を管理画面で確認できます。
紛失時の停止もオンラインで行えるため、現金を各拠点へ配布する方法に比べて管理しやすくなります。

さらに、マネーフォワード クラウド会計と連携すると、カードの利用明細が会計へ取り込まれ、仕訳候補として表示されます。
レシートをスキャンまたは撮影して利用履歴へ添付すれば、支払情報と証憑を一緒に確認できます。

現在では、複数のレシートをスキャンし、AI-OCRで読み取った内容を利用履歴へひも付ける運用も可能です。

💳ビジネスカード導入で変わること
• 店舗や担当者ごとにカードを分けて管理できる
• 支払いの履歴が自動的に残る
• 利用上限や1回当たりの決済額を自分で設定して使い過ぎを防げる
• レシート画像とカード明細をひも付けられる
• 会計への手入力や転記を減らせる

「マネーフォーワード会計･債務支払･経費導入」サービスページはこちら

小口現金とマネーフォワード ビジネスカードの比較

まず経営者なら心得るべきなのは、「現金は必ず事故が起きる」ということです。
盗難や紛失だけが事故ではありません。

帳簿への記入漏れ、渡した金額の勘違い、釣り銭の不足、レシートの紛失、残高の不一致もすべて現金管理で起こる事故です。
「困っていない」「簡単だから現金の方が早い」という言葉の裏では、経理担当者が時間と注意力を使い、事故が表面化しないよう支えていることがあります。

小口現金は、少額の買い物へすぐ対応できる点では便利です。
しかし、その便利さを維持するために、現金の準備、受け渡し、記帳、残高確認、レシート回収、会計入力という多くの作業が発生します。

ビジネスカードへ切り替える意義は、単にキャッシュレスにすることではなく、支払いの時点から会計までの記録をデータでつなぐことにあります。

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現金から解放されたキャリオン様の感想

有限会社キャリオン様は、三重県伊勢庁舎や伊勢市役所の食堂をはじめ、伊勢･津エリアの複数施設で給食事業を受託しています。
以前は各拠点で食材やごみ袋、洗剤などを購入できるよう、毎月小口現金を用意し、従業員に帳面へ記録してもらっていました。

現金は盗難や紛失を防ぐため、保管場所にも気を遣います。
ある拠点では金庫の代わりに冷蔵庫へ保管していたこともあったそうです。

過去には売上金がなくなる事故もあり、樋口社長は「いつか現金管理をやめたい」と考えていました。

導入前は「少額な買い物には現金が必要」と考えていました。
しかしカードが使えない店舗では購入しないというルールに変えれば、日常的な小口現金はほとんど必要ありません。

大量の仕入れは本社で管理するBtoB取引であり、店舗に現金を置く理由は想像以上に少なかったのです。

以前は、退職した経理担当社員が税理士の指導に沿って、毎月レシートをノートへ貼り付けていたそうですが、現在は、カード利用履歴へスキャンしたレシートを添付されています。

今回の取り組みを通じてキャリオン様が得た最大の学びは、「昔から当たり前に続けている方法を疑うこと」でした。
税理士から勧められた運用は、10年前なら合理的だったはずです。

しかし、決済手段や電子帳簿保存法などの法制度変更、クラウドサービスやAIが登場したことで、最適な方法も変化しています。
自社や業界の常識だけで判断せず、他社･他業界の事例から学ぶことが、バックオフィス改善の第一歩です。

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バックオフィス全体最適の目線では？

マネーフォワード ビジネスカードだけでも、小口現金の準備や残高確認、利用記録の手間は減らせます。
しかし本当の効果は、マネーフォワード クラウド会計や債務支払などの周辺サービスとデータを連携したときに現れます。

キャリオン様では、請求書による支払いは「マネーフォワード クラウド債務支払」、店舗や担当者の日常的な購入は「マネーフォワード ビジネスカード」で管理します。
どちらの支払い情報もマネーフォワード クラウド会計へつながるため、振込･カード･会計入力を別々の作業として処理する必要がありません。

• 請求書による仕入れ：債務支払で受領･承認･振込を管理
• 店舗や担当者の購入：ビジネスカードで支払い、利用履歴を記録
• レシート･請求書：電子データで支払い情報へひも付け
• 会計処理：各サービスの仕訳データをクラウド会計へ連携
• 経営管理：各サービスの画面で支出や資金の動きを経営者が随時確認

バックオフィス全体最適とは、一つの作業だけを速くすることではありません。
一度入力･取得したデータを次の業務へ引き継ぎ、同じ情報を何度も転記しない仕組みをつくることです。

現場の支払いが会計へつながれば、経理担当者の作業を減らすだけでなく、経営者も会社全体のお金の動きを把握しやすくなります。
下図は、マネーフォワードのサービスで構成されたバックオフィス全体図です。

マネーフォワード様公式ページより

「マネーフォワード クラウド会計･ビジネスカード」の導入はコムデックにお任せください！

小口現金の廃止は、カードを配れば完了するものではありません。
誰にカードを持たせるのか、利用上限をいくらにするのか、購入できるものをどう定めるのか、レシートをいつ･どのように提出するのかを決める必要があります。

現金で行っていた運用をそのままカードへ置き換えるだけでは、新たな混乱を招く可能性があります。
コムデックでは、マネーフォワード ビジネスカードの導入支援に加え、現在の小口現金の利用状況を整理し、店舗･部門･担当者ごとのカード発行ルールや証憑回収の方法、マネーフォワード クラウド会計との連携まで含めて業務フローを設計します。

また、すべての現金を一度になくす必要はありません。
まずカード払いへ変更しやすい支出から切り替え、例外的に現金が必要な場面だけを残す方法もあります。

運用開始後に利用状況を確認し、上限額やルールを見直しながら、段階的に現金を減らしていくことが重要です。
コムデック自身も、経費精算アプリ、法人カード、バーチャルカードなどを組み合わせ、社内の小口現金を2019年頃には廃止しています。

当時は代金引換の宅配便の対応や、町内会費の支払いなど困ることがありましたが、現金ZEROの運用が続いています。
自社運用で得た知見と、キャリオン様をはじめとする支援事例をもとに、現場で無理なく続けられるキャッシュレス化をサポートします。

小口現金の管理をやめたい、複数拠点の支払い状況を見える化したい、レシート整理や会計入力を効率化したい企業様は、ぜひコムデックにご相談ください。

「マネーフォーワード会計･債務支払･経費導入」サービスページはこちら

よくある質問（FAQ）

Q. 小口現金を完全になくすことはできますか？

町内会費など取引先によっては現金しか使えない場面が残るため、必ず完全廃止できるとは限りません（コムデックは経費精算で対応）。
ただし、カード払いが可能な支出を洗い出し、購入先や精算方法を見直すことで、小口現金を大幅に減らすことは可能です。

まずは利用頻度の高い店舗や支出から段階的に切り替えるのがおすすめです。

Q. 店舗や従業員ごとにカードを発行できますか？

必要に応じて店舗･部門･担当者ごとにカードを分けて運用できます。
カードごとに利用上限や用途を定めておけば、支出の管理がしやすくなります。

オンライン決済にはバーチャルカードを使うなど、用途に応じた使い分けも可能です。

Q. カードの使い過ぎや不正利用が心配です。

カードごとの利用上限設定、利用履歴の確認、不要時の停止などにより管理できます。
現金は使った後に帳簿やレシートで確認しますが、カードは利用履歴が残るため、むしろ支出を早く把握しやすくなります。

社内規程で利用目的と証憑提出のルールを定めることも重要です。

Q. レシートはどのように管理しますか？

レシートをスキャンまたは撮影し、該当するカード利用履歴へ添付します。
支払情報と証憑をひも付けることで、経理担当者や税理士が後から確認しやすくなります。

紙の原本を残す場合も、月ごとに簡易保管するなど、過剰なファイリングを見直せます。

Q. 経営者のカードはどのようにしていますか？

キャリオン様では、店舗や業務上の支払いにはマネーフォワード ビジネスカードを活用し、経営者個人のカードは別途運用されています。
経営者に限らず、用途や確認権限に応じてカードを分けることで、公私の支出や閲覧範囲を整理できます。