kintoneでWEBフォームの作成から案内メールの送信を一元化！研修申込管理の効率化に成功｜福祉支援事業 株式会社マルクさまのアプリ開発事例
研修やイベント運営を事業として展開されている企業さまでは、複数ツールを使って申込管理をされているケースがあります。
WEBフォームを通じて申込情報をエクセルに転記して管理し、別途メールでやり取りするといった流れが一般的ですが、業務が煩雑化するうえ、ヒューマンエラーが起こりやすいというリスクがあります。
kintoneなら、申込からその後の案内配信までを一元化する仕組みを構築することが可能です。
今回は、kintoneで研修の申込から案内配信までを一元化する仕組みを構築し、申込管理の効率化に成功した株式会社マルクさまの事例を紹介します。
「申込管理の煩雑化や属人化に困っている」「kintoneで申込管理を一元化したい」という企業さまは、是非ご覧ください。
目次
WEBフォームとエクセル、メールを使った申込管理が煩雑……kintoneで一元化したい！
株式会社マルクさまは、障がいのある方の「社会的自立」を支援する事業を展開する企業さまです。
CSV（Creating Shared Value：共通価値の創造）の考え方を経営に取り入れ、社会課題と事業価値の両立を図っておられます。
事業のひとつとして「福祉研修アカデミー」を運営しており、相談支援従事者初任者研修やサービス管理責任者等基礎研修など各種研修やセットプランなどを完全オンライン で実施することで、全国の福祉事業所をサポートしておられるのが特徴です。
株式会社マルクさまでは、提供している各種研修の申込管理を効率化したいと考えておられました。
当時の申込は、Googleフォームから研修への参加を申し込みいただくと同時に、必要書類のやり取りのために別途申し込み者からメールを送ってもらうという方法でおこなっていました。
さらにその後申込情報をエクセルに転記し、各種案内はメールで送信するというやり方で管理を行っていたため、運用に手間がかかっていました。
この管理方法では、エクセルを使うことでファイル共有などが煩雑化し、業務が属人化するリスクがあるだけでなく、メールの送信も手動だったため効率が悪く、対応に時間がかかるなどの課題もありました。
また、申し込み者にとっても、フォームからの申し込みとメールの両方を送らないといけないため二重に手続きが必要となります。
こうした状況を改善し、研修サービスの申込や情報管理、案内を一元化して申込者にとって負担のない仕組みを作りたいと考えた株式会社マルクさま。
あわせて、現場の作業効率を上げて、抜け漏れのない対応ができる仕組みにしたいという想いもありました。
これらの想いを受けて、コムデックではkintoneを使った一元管理システムをご提案しました。
kintone + FormBridge + kMailerでWEBフォーム作成から案内メールの送信の一元化･自動化に成功！
今回は、kintone(キントーン)に加えて、FormBridge(フォームブリッジ) やkMailer(ケイメーラー)といった外部連携ツールを活用して、研修申込管理を効率化する仕組みを構築しました。
ここからは、実際の仕組みについて解説します。
1.kintoneを導入し申込情報を一元化
株式会社マルクさまでは、今回はじめてkintoneを導入されたため、まずはこれまでエクセルで管理されていた申込情報をkintoneで管理するためのアプリを構築しました。
kintoneとは、自社の業務やフローに合わせて、ノーコードでアプリを作れるプラットフォームです。
顧客情報やノウハウ･ナレッジなど、あらゆる社内情報を管理しながら、データを活用した業務改善システムを構築できます。
kintoneについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
▼kintone(キントーン)とは？できること･できないことまとめ アプリの活用事例もご紹介！
2.FormBridgeを使ってWEBフォームからkintoneに申込情報を連携
申込管理アプリを作っただけでは、これまでエクセルで管理していたときと変わらず、フォームを通じて届いた情報を転記しなければなりません。
そこで今回は、WEBフォームから直接kintoneに申込情報が登録される仕組みを構築するため、FormBridgeを採用しました。
FormBridgeは、マウス操作で簡単にWEBフォームを作成でき、フォームに入力された情報を自動でkintoneに連携できます。
これなら、従来発生していたエクセルへの転記作業がなくなり、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生も防げます。
今回は申込フォームとして活用しましたが、ほかにもお問い合わせや社内申請など、さまざまな用途に活用することが可能です。
3.kMailerを使ってkintoneから案内メールを送信
kintoneの標準機能では、メールの送受信や管理はできません。
しかし、だからといって外部メールを使ってやり取りするのでは、せっかく申込管理を効率化したのに効果が半減してしまいます。
そこで、kintoneから直接メールを送れるようにするため、今回はkMailerを活用しました。
kMailerは、kintone内のデータを引用したメールを送信できる連携ツールです。
例えば、申込管理アプリに登録されたメールアドレスを引用して、案内メールを送信できます。
個別送信だけではなく、一斉送信や日時指定送信、自動送信にも対応しているため、一度に複数の参加者に対して同じ案内メールを送信するといった作業を効率化することが可能です。
従来のように、手作業でメールアドレスを転記する流れだと送り忘れが発生するおそれがありますが、今回はkintoneで申込フォームの入力からメールアドレスの取得までを自動化したので、送信漏れの心配がありません。
kintone伴走支援で申込管理システムを短期間で実装
今回の仕組みの特徴は、以下のフローをkintone内で完結できることです。
- 申込フォームの作成
- フォームからの申込
- 申込情報のアプリ登録
- 案内メールの送信
申し込み者はフォームに一度入力すれば良く、また株式会社マルクさまも転記等の必要がありません。
kintoneに自動的に登録された情報を元に処理が進んでいくため、作業効率も格段に上がるだけでなくヒューマンエラーが起こりにくい仕組みになっています。
今回は短期間で導入する必要があったため、十分なテストや管理項目･一覧の整備に時間をかけられませんでしたが、伴走してサポートさせていただくことによって無事に期限内で実装を完了できました。
WEBフォームでの申込からメール配信までを一元化するkintone申込管理システムのメリット
株式会社マルクさまが今回構築した仕組みで得られたメリットは4つあります。
1つ目はkintoneにデータを一元化したことで、リアルタイムの情報を把握･共有できるようになったことです。
従来は、フォームを確認したうえでエクセルへ転記し、共有するという流れだったためラグがありましたが、フォーム入力後はkintoneへ直接情報が登録される仕組みによって、アプリからいつでも最新情報を閲覧できます。
2つ目は、申込を受けたあとの業務を自動化できたことです。
申込情報の入力やメールの送信といった手作業が効率化されたことで、入力ミスや送信忘れといったヒューマンエラーの防止につながっています。
その結果、コミュニケーションがスピードアップし、申込者の満足度も高まるでしょう。
3つ目は、申込履歴や対応状況を可視化できるようになったことです。
各申込に対して、ステータスや対応者、メールの送信状況などが可視化されるため、進捗状況がわかります。
統一されたフォーマットで情報が管理されるため、担当者ではなくても同じように対応できるのが魅力です。
4つ目は、権限管理によってセキュリティを高められることです。
エクセル管理だと、ファイルの紛失･流出といった不安がありますが、kintoneならアクセス権を設定することで、不要な情報閲覧や編集を制限でき、情報漏洩リスクを抑えられます。
これらの仕組みは慣れるまでにやや時間がかかるため、ITに不慣れな新人への教育コストが必要になりますが、最初にkintoneの大まかな扱い方と仕組みの特徴を押さえてしまえば、その後のスムーズな業務を実現することが可能です。
今後はkintoneをベースとしてAIの活用も視野に
株式会社マルクさまは、これまでさまざまなツールを活用してこなされていたWEBフォームからの研修申込とそれらの管理をkintoneで一元化し、業務を効率化することに成功しました。
転記や入力といった手作業が大幅に削減されたことで、入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの発生が予防され、精度も向上しています。
今後は、kintone × AIでさらなる業務の効率化を目指す予定です。
コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「イベントや研修などの申込管理をkintoneで一元化したい」「手作業を少しでも削減したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。
