kintoneとDocusignを連携して契約書の作成から電子サインの署名依頼まで一元化｜データベース販売事業のアプリ開発事例

kintone自体には電子サインの機能はありません。
そのため、契約書等の電子署名依頼は別の電子サインサービスを利用しているという企業さまも多いのではないでしょうか。

しかし、kintoneと電子サインサービスを併用すると、書類発行のたびにkintoneで管理している情報を電子サインサービスへと転記しなければならないため、二重入力の手間と転記ミスのリスクが発生します。

そんな時、kintoneと電子サインサービスを連携できるツールがあれば、この転記の手間を無くし、スムーズに書類を発行･電子サインを依頼して、kintone上だけで電子契約を完結させることが可能です。

そこで今回は、Docusign(ドキュサイン)連携アプリを導入して、kintone上で契約書の作成から電子サインの署名依頼までを一元化したデータベース販売事業者さまの事例を紹介します。

「契約業務を効率化したい」「kintoneとDocusignを連携したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

kintoneとDocusignの併用は転記が手間……連携して署名依頼までを一元化したい！

今回ご紹介するデータベース販売事業の企業さまは、医薬データベースの製作･販売を行う医療情報プロバイダーさまです。

この事業者さまは、契約文書の作成から電子サインの署名依頼までを一気通貫で行えるDocusignを使って顧客への契約書や注文書の送付、契約の締結などを行っていました。

この事業者さまは、以前顧客･契約情報の管理をMicrosoft Accessからkintone(キントーン)へ移行し、kintoneで契約情報を管理するようになったため、その情報を活用してkintone上で契約業務を一元化できないかと考えていました。

契約情報のkintone化については、以下の記事で詳しくご紹介しています！

▼Microsoft Accessからkintoneへ移行して顧客･契約情報の一元管理を実現｜データベース販売事業のアプリ開発事例

Docusignとkintoneを併用する場合、kintoneで管理している契約金額等の情報を都度Docusignに転記する必要がありますが、両者を連携すれば二重入力を削減して契約業務を一元化することが可能です。

Docusign連携アプリならkintoneから電子サインの署名依頼を送信できる！

Docusign連携アプリなら、データベース販売事業者さまのニーズを満たして、kintone上で契約書の作成から電子サインの署名依頼の送信までを一元化できます。

ここでは、Docusign連携アプリの特徴と実際の導入の流れを解説します。

Docusign連携アプリの特徴

Docusign連携アプリは、kintoneとDocusignを連携することで、kintoneから取引先へ直接電子サインの署名依頼を送信できるアプリです。

レコードの詳細画面に設置された連携ボタンをクリックすれば電子サインの署名依頼を送信でき、署名依頼後はDocusign上のステータス(未署名･署名完了など)を自動でkintoneに反映するため、kintoneからステータス状況を確認できます。

また、署名済みのPDFや取引先が入力したデータをkintoneに自動保存することも可能です。

Docusignを開かずにkintone上で契約締結を完結できるため、契約業務の効率化につながります。

Docusign連携アプリの導入方法とポイント

データベース販売事業者さまは、Docusign連携アプリを導入したことで、kintoneで契約書を作成し、kintoneから契約書と署名依頼を送信するというフローを実現できました。

ここでは、kintone上で契約情報の管理から契約締結までを一元化したDocusign連携アプリの導入方法とポイントを紹介します。

1.kintoneアプリ上で契約情報を管理する

まずは、契約書を作成するために必要な情報を管理するアプリが必要になりますが、この事業者さまでは以前構築した契約情報が集約されたアプリをそのままDocusignと連携することにしました。

2.k-Reportで帳票を保存する

次に、kintoneの標準機能には契約書などの決まったフォーマットで帳票を作成･出力する機能がないため、k-Report(ケーレポート)使ってkintoneで帳票を発行できるように設定しました。

k-Reportは、kintone内の情報を使って請求書や契約書、各種印刷物を簡単に作成･出力できるプラグインです。
「Docusignで署名されたら、書面上にも署名を反映して発行したい」ということで、以下のように設定することで署名が印字されるように設定しました。

帳票出力設定画面の署名欄に「{{text4_1_r}}」という白文字を定数としてセット

3.kintoneから署名依頼を送付する

続いて、kintoneから署名依頼を送付するために、アプリにボタンを設置します。

この画面で、オレンジ色の「依頼実行」ボタンをクリックすると、kintoneに登録されているメールアドレスに対して、Docusignを介して署名依頼が送られます。
日時を指定してメール送信を予約することも可能です。

4.署名完了後情報が保存される

メールを受け取った側はメールからDocusignを通じて署名を行い、先方の署名が完了するとサイン済のPDFや署名時間がkintone側に記録されます。

添付ファイルから署名済みのPDFを確認できる他、サイン日時からPDF保管日時までわかるようになっています。

なお、先方から電子署名が却下されたときに入力された文章は「却下時メッセージ」に表示されます。

電子署名を依頼した側はkintoneの画面を見るだけで署名状況を確認できるため、別途Docusignを開く必要がありません。

kintoneとDocusignを連携するメリットとは？

データベース販売事業者さまは、Docusign連携アプリを通じてkintoneとDocusignを連携したことで、3つの効果がありました。

Docusign連携アプリ導入3つの効果

• kintone上で契約の締結まで進められるようになった
• Docusignへログインしたり、Docusign側に情報入力をする必要がなくなり、転記の手間とミスのリスクを削減できた
• kintone上で署名ステータスや署名後の書類も確認できるようになった

kintoneとDocusignの連携でさらなる生産性の向上を目指す

データベース販売事業者さまは、Docusign連携アプリを利用してkintoneとDocusignを連携させたことで、Docusignを開かなくてもkintone上で契約書の作成から電子サインの署名依頼まで行えるようになりました。

これにより、従来発生していた二重入力が削減され、管理効率が向上しています。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。

「kintone上で電子サインの署名依頼を送信したい」「Docusignとkintoneを連携させたい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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