kintoneでKPI管理を効率化！自動集計と進捗率のダッシュボード化を実現｜シニア事業 ENSOUホールディングス株式会社さまのサポート事例

エクセルによるKPI管理はやりやすい一方で、転記ミスのリスクが高まったり、リアルタイムに数値を把握できなかったりといった課題があります。
そんな時、kintoneなら入力した数値をもとにKPIを自動で集計し、ダッシュボード化することが可能です。

今回は、KPIを自動集計する仕組みをkintoneで構築し、集計作業の効率化に成功したENSOUホールディングス株式会社さまの事例を紹介します。
「エクセルを使ったKPIの集計に手間と時間がかかっている」「KPIをリアルタイムに把握できる仕組みがない」という企業さまは、是非ご覧ください。

エクセルだと目標の進捗率をリアルタイムに把握できない……kintoneでKPI管理を効率化したい！

ENSOUホールディングス株式会社さまは、老人ホーム紹介事業を中心に、リサイクル事業や不動産事業、身元保証事業など幅広い事業を展開されている企業さまです。
常に「社会により良いサービスを提供する企業となるには？」という問いに向き合いながら、発展し続けることを理念とされておられます。

前回は、kintone(キントーン)の仕組み構築のなかでもハードルが高い要件定義をコムデックが伴走支援させていただきました。

各事業のKPI/KGIの管理構造を明確化し、kintoneの基本設計を構築した様子は、以下の記事をご覧ください。

▼kintone構築に向けた要件定義も伴走支援でスムーズに！｜シニア事業 ENSOUホールディングス株式会社さまのサポート事例

そもそも、この仕組みを構築するに至った背景には、いくつかの課題がありました。
ENSOUホールディングス株式会社さまでは、複数の事業それぞれでKPIを集計･管理する運用だったため、KGIをベースにしつつも各事業がバラバラに行動している状態でした。
エクセルなどを使っていたため集計が遅く、リアルタイムに数値を把握･管理できないという課題に対し、KPIの集計･管理におけるバラつきを解消するのはもちろん、今後フランチャイズ化を進めていくためにも全社でKPI/KGIが見える状態にして、データドリブンな経営を行いたいと考えておられました。

そこでコムデックでは、リアルタイムにKPIを集計･可視化する仕組みを実現するため要件定義から伴走支援させていただきました。
その上で今回は、前回の要件定義をもとに、中心的な事業である老人ホーム紹介事業におけるKPI集計の仕組みを構築しています。

kintoneで入力値を自動集計してKPI管理を効率化するダッシュボードを構築！

ENSOUホールディングス株式会社さまの課題を考慮すると、各担当者が必要事項を入力し、管理者が必要なタイミングかつ見たいレイアウトでリアルタイムにKPIを把握できる仕組みが求められます。
この仕組みをkintoneで構築できれば、意思決定スピードの向上も期待できるはずです。

まずは全社いっぺんに仕組み化するのではなく、老人ホーム紹介事業に絞って仕組み化を始めました。
ENSOUホールディングス株式会社さまのように複数事業を幅広く展開されている場合は、スモールスタートで仕組みを馴染ませてから全社に広げるのが効率的だからです。

ここからは、KPI集計の仕組み化手順とポイントを紹介します。

1.エクセルの集計表をベースにレイアウトを決める

まず、従来集計に使われていた以下のエクセル表をもとに、kintoneで集計する際のレイアウトを考えました。

この表から、どの数値を集計したいか、どういう見せ方がわかりやすいかなどを考えつつ、kintone上でどのようにアウトプットを再現するかを決めました。

kintone上で各アプリの数値を横断的に集計しつつ、見やすく可視化するには、krewData(クルーデータ)とkrewDashboard(クルーダッシュボード)が必要です。
krewDataは、kintoneの各アプリに分散しているデータを集計して、欲しい集計値を自由に導き出せるプラグインです。
kintoneの標準機能では異なるアプリの数値を集計できないため、エクセルのように自由な集計がしたい場合に重宝されます。

ただし、krewDataはあくまで集計結果をkintoneアプリに表示するに留まるため、レイアウトを自由に変えられるわけではありません。
その役割を補うのがkrewDashboardです。

krewDashboardは、kintoneアプリのデータをダッシュボード化できるプラグインです。
棒グラフや円グラフなどのほか、ピボットテーブルやタイムラインなどさまざまな形式でデータを可視化できます。

2つのプラグインを組み合わせることで、kintoneにおけるKPIデータの集計と可視化を両立することが可能です。

2.KPI集計に必要なkintoneアプリを確認

次に、KPIを集計するための管理アプリを整理し、どのアプリから数値を取得するかを明確にしました。
こちらが集計のもととなる活動記録アプリです。

このアプリ自体は、従来から利用している営業活動を記録するためのアプリです。

今回は、このアプリをベースに面談予定回数などKPIにつながる数値を記録していくことで、リアルタイムの数値を収集できる仕組みに調整しました。
これにより、担当者は従来の業務の一環としてKPIの入力ができるようになります。

3.krewDataを使って自動集計するフローを組む

集計のベースとなるアプリが決まったら、krewDataを使って集計フローを構築し、自動化や面談率･成約率などを計算する仕組みを構築しました。

最終的な集計値を出すためにさまざまな処理を組み込んでいるため複雑に見えますが、どのアプリからどの数値を引っ張ってきてどのように計算するかが明確になっていれば設定自体はそう難しくありません。

4.krewDashboardで集計表のレイアウトを作る

最後に、集計結果を表示するダッシュボードをkrewDashboardで構築しました。
ユーザーが指定した並び順に変えられるようにしたり、これまでのKPI集計表と項目の並び順をそろえたり、これまでのエクセル集計表と大きく変わらない見た目と使い勝手を意識して構築しています。

こちらが実際のダッシュボードです。
表の見た目をエクセルに近づけているだけでなく、担当者や期、地域区分のボタンをワンクリックするだけで、該当するものだけに絞り込まれた集計値を表示できます。

ただし、エクセルの表を完全に踏襲できるわけではないため、管理者と担当者それぞれが確認するダッシュボードを分けています。
比率の確認もダッシュボードを分けており、結果的に自分が見るべき数値がキャッチアップしやすくなったともいえます。

他にも、月次の集計結果では、各地域やKPIのカテゴリがクロス集計されており、経営層はKPIの達成状況を俯瞰して見ることができます。

kintoneでKPI管理の仕組みを構築したメリット

ENSOUホールディングス株式会社さまでは、担当者が従来どおりに記録をつけるなかで、自動的にKPIが集まる仕組みを構築できました。
これにより、担当者の負担を増やさずに、集計の自動化を実現できています。

また、エクセルへの転記が必要なくなったことで、集計にかかっていた時間が削減されたのはもちろん、転記ミスの防止にもつながっています。
いつでもリアルタイムにKPIの達成状況を把握できるため、週次営業会議などでも活躍しているとのことです。

kintoneで構築したKPI管理の仕組みを各事業に広げていく

ENSOUホールディングス株式会社さまは、従来エクセルで行っていたKPI管理をkintoneで行える仕組みを構築したことで、リアルタイムにKPIを把握できるようになりました。
これによりデータドリブン経営の基盤が整い、意思決定スピード向上を期待できます。

まずは、まずは中心事業である老人ホーム紹介事業で着手しましたが、現在すでにほかの事業でも同様にKPI管理の仕組みを構築しているところです。
コムデックでは、ENSOUホールディングス株式会社さまが「全社におけるKGI/KPIの見える化」を実現し、事業成長のための意思決定スピードを向上させられるよう支援を続けて参ります。

コムデックでは、kintoneの構築や運用における悩みを整理し、改善のサポートを行う「kintone伴走支援」を提供しています。
「kintoneを使ったKPI管理の仕組みの作り方がわからない」「エクセルで集計しているKPIをkintoneに一元化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

「kintone伴走支援」サービスページはこちら