給与担当者の突然の離職から年末調整を完了｜建設業 株式会社西邦建設さまのKING OF TIME・マネーフォワード クラウド給与導入事例

給与計算は毎月の締切が決まっており、担当者の事情で止めることはできません。
株式会社西邦建設様では、数十年担当していた社員が給与計算業務から突然離れることになり、手書き中心の資料と給与明細をもとに、別の担当者が急きょ引き継ぐ必要が生じました。

しかも相談を受けたのは11月。
年末調整が目前に迫る中、コムデックへ複数回来訪いただき、マネーフォワード クラウド給与･年末調整の初期設定、計算方法の整理、操作説明を伴走支援しました。

すでに約5年間運用していたKING OF TIMEの勤怠データも活用し、現在は勤怠取り込みを含む給与計算を1日かからず完了できる体制が定着しています。

この記事でわかること

• 給与担当者が突然不在になったときに優先すべきこと
• 手書きの支給一覧表、給与明細からクラウド給与へ移行する進め方
• 11月から給与･年末調整を緊急導入した実例
• KING OF TIMEを建設業の勤務形態に合わせて運用する方法
• 導入後も相談できる伴走支援の重要性

　こんな人におすすめの記事です

• 給与計算が特定の担当者に依存している企業
• 担当者の退職･休職･配置転換に備えて業務を標準化したい方
• 手書き資料やExcel中心の給与計算をクラウド化したい方
• KING OF TIMEとマネーフォワード クラウド給与を活用したい方
• 年末調整の設定や運用に不安がある経営者･総務担当者

導入当時の状況と現在の運用について伺った西邦建設 西口部長（右）と担当した弊社樋口（左）

給与担当者が突然不在に！引き継げる資料は手書き中心だった

株式会社西邦建設様は、三重県伊勢市を拠点に、土木･建築･舗装･解体などの幅広い工事を手がける総合建設会社です。
現場で働く社員を支える総務部では、勤怠確認、給与計算、年末調整、有給休暇の管理など、正確さと期限厳守が求められる業務を担っています。

同社では、経営陣の身内の方が長年にわたって給与計算を担当していました。
しかし、事情により突然業務から離れることになり、別の担当者が給与計算を引き継がなければならなくなりました。

残されていた資料や計算結果は手書き中心で、どの情報を使い、どのような手順で計算するのかを短期間で把握することは簡単ではありません。
給与計算は毎月必ず実施しなければならず、担当者が不在でも支給日を延期することはできません。

さらに、その時期は11月でした。
毎月の給与計算に加え、年末調整の準備と処理をすぐに始める必要があります。

現在は笑って振り返ることができますが、当時の打ち合わせは「これからどうしよう」「本当に間に合うのか」という緊張感のある状況でした。

11月からマネーフォワード クラウド給与･年末調整を緊急導入

西邦建設様は、以前からIT環境とKING OF TIMEの運用を支援していたコムデックへ相談し、マネーフォワード クラウド給与･年末調整を急きょ導入することを決めました。
通常の給与システム移行では、現行の計算結果との比較やテスト運用に十分な期間を確保します。

しかし今回は、年末調整までの時間が限られており、資料確認と初期設定、実際の処理を並行して進める必要がありました。
西邦建設様は幸い、コムデックのご近所様ということもあり複数回来訪していただき、手書き資料や給与明細書で過去の計算結果を確認。

従業員情報、支給項目、控除項目、社会保険、住民税などを整理し、新しい担当者が画面上で確認しながら給与計算できる環境を急速に整えました。
操作方法を一度説明して終わるのではなく、分からない点をその場で確認し、実際の計算結果を見ながら一つずつ設定を進めました。

短期間での導入だったからこそ、システム設定と業務の理解を同時に進める伴走支援が重要でした。

マネーフォワード クラウド給与で属人化を防ぐ

給与計算の属人化は、担当者がいる間には気付きにくい課題です。
毎月の給与が正しく支給されていれば、手書きのメモや担当者独自の計算方法が残っていても、給与さえ支払われていれば業務上の問題として表面化しません。

しかし、退職、休職、配置転換、家庭の事情などで担当者が離れると、初めて「誰も計算方法を説明できない」「どの資料が正しいか分からない」そして「本当に正しい金額を支給･控除していたのか？」という状態になります。

クラウド給与へ移行する際は、従来のやり方をそのまま画面へ置き換えるだけでは不十分です。
給与項目、手当、控除、勤怠の集計方法、従業員情報の更新担当、年末調整の確認方法を整理し、別の担当者でも同じ手順で処理できる運用に変えることが重要です。

KING OF TIMEは完全定着。現場に合う打刻方法を使い分け

給与･年末調整のクラウド化に先立ち、西邦建設様ではKING OF TIMEを約5年前から利用しています。
社員は原則として会社へ出社してから現場へ向かい、現場から会社へ戻って退勤するため、通常は事務所でICカードを使って打刻します。

一方、講習や研修などで直行直帰する場合は、スマートフォンから打刻します。
毎日の基本動作は分かりやすいICカード、例外時にはスマートフォンという使い分けにより、現場社員を含めて無理なく運用できています。

ICカードは導入後約5年間買い足すことなく利用できており、タイムカードに比べて運用コストを抑えられている点もメリットです。
有給休暇についても、付与日数と取得状況をシステム上で確認できるようになり、総務部の管理負担が大きく軽減されました。

事務所に設置されているKING OF TIMEの打刻用パソコン（タイムカード氏名は架空名）

勤怠データを取り込み、給与計算は1日かからず完了

現在は、KING OF TIMEで確認した勤怠データをもとに、マネーフォワード クラウド給与で毎月の給与計算を進めています。
以前の担当者が手書き資料の作成を含め、実際にどのくらいの時間をかけていたかは分からないため単純な比較はできませんが、現在は勤怠データの取り込みを含めて1日かからず完了できています。

給与明細はWeb配信を利用し、社員が各自で確認できるようにしています。
一方、必要な方には紙でも渡し、社内の状況に合わせてデジタルと紙を使い分けています。

約2年前の緊急導入から運用を重ね、給与計算と年末調整は日常業務として定着しました。
担当者不在という危機への対応をきっかけに、特定の人の経験と手書き資料に依存した業務から、データと設定をもとに引き継げる業務へ変わっています。

年に一度の年末調整こそ、継続サポートが重要

年末調整は年に一度しか行わないため、担当者が前年の操作を忘れてしまうことがあります。
法改正や様式変更もあり、毎月の給与計算とは異なる確認が必要です。

西邦建設様では、初年度にコムデックと一緒に入力内容と処理手順を確認し、税理士による最終確認も含めた流れを整えました。
現在もバックオフィス改善サポートを継続し、年末調整の時期に困ったことがあれば相談できる体制を維持しています。

クラウドサービスは導入しただけでは、毎年の業務を自動で完了してくれるわけではありません。
実際の運用を確認し、担当者の疑問や制度変更に合わせて支援を受けられることが、安心して使い続けるためのポイントです。

導入後の確認で、未活用機能と次の改善が見つかる

定期的に運用を確認すると、すでに契約しているサービスの中に、まだ使えていない機能が見つかることがあります。
西邦建設様では、今回のヒアリングを通じて住民税の振込データを作成できる機能を確認し、活用を検討することになりました。

一方、残業･休日出勤の申請忘れがあり、総務部から社員へ確認の電話をかけることもあります。
ツールが定着した後も、申請を忘れにくい仕組みや確認ルールへ改善する余地があります。

また、会計はJDL、支払いは紙の請求書･Excel･ネットバンキングを中心に運用しており、銀行データ連携、仕訳の自動化、請求書の一元管理、振込データ作成などが今後の改善候補です。
給与から始まったクラウド化を、無理のない順番でバックオフィス全体へ広げていくことができます。

総務部も工事部に負けず劣らず忙しく、生産性改善が重要なテーマです

KING OF TIME･マネーフォワード クラウドの導入はコムデックにお任せください

コムデックでは、現在の勤怠･給与･年末調整の流れを確認し、KING OF TIMEとマネーフォワード クラウド給与の初期設定から運用定着まで支援します。
給与システムの移行では、従業員情報、給与項目、手当･控除、社会保険、住民税、勤怠データ、給与明細、年末調整、税理士･社労士との役割分担まで整理します。

通常の計画的な移行はもちろん、担当者が突然不在になった場合も、期限と現状を確認しながら優先順位を付けて対応します。
給与計算が特定の担当者や手書き資料に依存している、年末調整の運用に不安がある、勤怠と給与をつなげたい企業様は、ぜひコムデックへご相談ください。

よくある質問（FAQ）

Q. 手書き資料しか残っていなくても導入できますか？

手書き資料と過去の給与明細、賃金台帳、従業員情報、社会保険･住民税資料などを確認し、必要な設定を整理します。
計算根拠が不明な項目は、就業規則や賃金規程、税理士･社労士への確認が必要になる場合があります。

Q. KING OF TIME以外の勤怠データも給与計算に使えますか？

勤務時間、残業、休日、有給など、給与計算に必要な項目を確認した上で、マネーフォワード クラウド給与へ取り込む運用を設計、設定が可能です。

Q. 導入後の年末調整もサポートしてもらえますか？

はい。初年度の設定･操作支援に加え、バックオフィス改善サポート（月額1万円）に継続加入いただけますので、年末調整の時期に合わせた確認や、運用中の疑問への対応も行います。
税務判断が必要な内容は、顧問税理士と連携して進めます。