マネーフォワード クラウド債務支払で請求書の受領から振込までを効率化｜給食事業 有限会社キャリオンさまの導入事例

事業承継により経理事務員が退職した有限会社キャリオン様の選択は、JDL会計を使った経理に固執する税理士との決別でした。
DXの重要さを説いても変わらない、変われない、変わろうとしない経理担当と顧問税理士との決別で有限会社キャリオン様のバックオフィスを変化をお伝えします。

この記事でわかること

• 債務支払とは何か、EXCELで請求書支払を管理する場合の課題
• マネーフォワード クラウド債務支払で、請求書の受領･承認･支払･会計連携がどう変わるのか
• 有限会社キャリオン様が、事業承継と経理担当社員の退職をきっかけに支払業務を見直した背景
• EXCEL管理からクラウド管理へ切り替えたことで、支払ミス･確認作業･紙の保管がどのように改善されたのか
• マネーフォワード クラウド会計・債務支払を導入する際に、コムデックがどのように支援できるのか

　こんな人におすすめの記事です

• いつもまでも変わらない、変われない、変わろうとしない自社のバックオフィス担当や顧問税理士にお困りの方
• バックオフィス業務の業務改善を行いたい経理担当者

債務支払とは？　請求書支払のEXCELから脱却

債務支払とは、取引先から届いた請求書を確認し、支払予定を管理し、承認を経て銀行振込まで行う一連の業務のことです。
多くの企業では、請求書がメール･郵送･PDFなどさまざまな形で届き、それを経理担当者がEXCELに転記して、支払日や振込先、金額を管理しています。

一見すると「毎月やっているいつもの作業」に見えますが、実際には請求書の回収、内容確認、社内承認、支払データ作成、会計仕訳との連携など、複数の工程が絡み合っています。
特にEXCEL管理の場合、入力ミスや確認漏れ、二重支払、支払遅れといったリスクが発生しやすく、担当者の経験や注意力に依存しがちです。

伊勢市内で、企業･幼稚園むけ給食事業を提供している有限会社キャリオン様では、事業承継をきっかけに経理担当社員が退職したため、従来のやり方に固執するのではなく、請求書支払を含めたバックオフィス業務全体を見直すことが業務改善の大きな転機となりました。
債務支払のクラウド化は、単なるツール導入ではなく、「いつも通りだから問題ない」という状態から抜け出し、会社全体の業務改善を進めるための第一歩です。

「マネーフォワード クラウド債務支払」を活用すると、請求書の受領から承認、支払データ作成、会計連携までをクラウド上で一元管理できます。
これまでEXCELで個別に管理していた支払予定や確認状況を見える化できるため、経理担当者だけに負担が集中する状態から脱却し、バックオフィス全体で正確かつ効率的に支払業務を進められるようになります。

そういい続けてきた経理社員がいなくなり、新社長自身がEXCELを使った方法では時間がかかるだけでなく、支払ミスが発生し、請求書の保管にも手間がかかることに気が付きました。

「マネーフォワード債務支払」とは？

相談を受けたコムデックが提案したのは、会計から丸ごとマネーフォワードクラウドに変更することでしたが、創業から20年以上担当してもらっていた地元の顧問税理士の先生の回答は「マネーフォワード会計」は対応できないとの事でした。
やむを得ず、「マネーフォワード債務支払」だけ先行導入することにしました。

下の図は、従来のやり方とマネーフォワード債務支払により業務フローの比較図となります。
手作業の多くが排除され、最初に紙の請求書をAI-OCRで電子化すれば、あとはデータ連携で承認や銀行振込まで実施されるため、振込金額の入力ミスや、仕訳への転記ミスがなくなります。

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従来の作業方法とマネーフォワード債務支払の比較

従来の請求書支払業務は、請求書の受領、内容確認、承認、振込データ作成、会計入力までを人の手でつなぐ必要がありました。
EXCELで管理していると、最初は手軽に始められる一方で、件数が増えるほど確認漏れや入力ミスが起こりやすくなります。

一方で、マネーフォワード クラウド債務支払を使うと、請求書の情報をデータ化し、承認状況や支払予定をクラウド上で一元管理できます。
支払データや会計仕訳との連携もできるため、担当者の手作業を減らしながら、支払業務全体の正確性とスピードを高めることができます。

このように比較すると、従来のEXCEL管理は「担当者が分かっていれば回る」仕組みである一方、マネーフォワード クラウド債務支払は「誰でも状況を確認でき、データでつながる」仕組みです。
有限会社キャリオン様のように、経理担当者の退職や事業承継をきっかけにバックオフィスを見直す場合、まず請求書支払業務からクラウド化することで、業務改善の効果を実感しやすくなります。

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EXCELからマネーフォワード債務支払に変わって

実際にEXCEL管理からマネーフォワード クラウド債務支払へ切り替えたことで、キャリオン様の支払業務はどのように変わったのでしょうか。
ここでは、キャリオンの樋口社長に、導入後の変化を語っていただきました。

マネーフォワード クラウド債務支払の導入後は、届いた請求書から順番にスキャンされ、データ化された内容をノートパソコン上で確認できるようになりました。
紙の請求書がすべて揃い、EXCELの一覧表が完成するのを待つ必要がなくなったことで、支払日までに余裕を持って確認・承認できるようになったといいます。

さらに、支払後の請求書保管についても、考え方が大きく変わりました。
以前は、毎月の請求書をバインダーに綴じ、表紙を付け、書庫に並べて保管していました。

しかし、支払が完了した後にその紙の請求書を見返す機会はほとんどありません。

現在ではコムデックに倣って、毎月の書類はバインダーではなくチャック付きポリ袋に保存しています。

EXCEL管理のときは、支払一覧表を作ること、請求書と照合すること、銀行振込の金額を入力すること、紙を整理して保管することなど、ひとつひとつの作業に時間と注意力が必要でした。
マネーフォワード クラウド債務支払に切り替えたことで、それらの作業がデータを中心に進むようになり、樋口社長自身も支払状況を把握しやすくなりました。

単に「経理担当者の作業が楽になった」というだけでなく、経営者が支払業務を自分の目で確認できるようになったことが、キャリオン様にとって大きな変化でした。

企業や幼稚園給食以外にもケータリングなど手広く事業を行われています

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バックオフィス全体最適の目線では？

債務支払だけをクラウド化することでも、請求書支払業務のミス削減や効率化には大きな効果があります。
しかし、本来のバックオフィス改善は、ひとつの業務だけを部分的に効率化するのではなく、会計･経費･給与･勤怠･労務･支払といった周辺業務まで含めて、データが自然につながる状態を作ることが重要です。

たとえば、請求書支払で発生したデータが会計仕訳につながり、経費精算や給与、勤怠の情報も同じクラウド基盤の中で連携できれば、担当者がシステムごとに同じ情報を入力し直す必要がなくなります。
これにより、転記ミスや確認作業を減らせるだけでなく、経営者も会社全体のお金の流れを把握しやすくなります。

有限会社キャリオン様の場合は、顧問税理士の反対から「マネーフォワードクラウド会計」が導入できなかったため、最初からすべてを一気に変えるのではなく、まずは課題が顕在化していた「請求書支払」からマネーフォワード クラウド債務支払を導入しました。
これは単なる支払業務の効率化ではなく、将来的に会計や給与などのバックオフィス業務全体をクラウド化していくための第一歩でもあります。

下図は、マネーフォワード様の製品で構成されたバックオフィス全体図です。

マネーフォワード様公式ページより

「マネーフォワード クラウド会計・債務支払」の導入はコムデックにお任せください！

有限会社キャリオン様のように、経理担当者の退職や事業承継をきっかけにバックオフィス業務を見直す場合、単に新しいシステムを入れるだけでは十分ではありません。
コムデックでは、マネーフォワード クラウド会計・債務支払の導入支援だけでなく、請求書の受領方法、承認ルート、支払データ作成、会計連携、紙書類の保管方法まで含めて、実際の運用に合わせたバックオフィス改善をサポートしています。

今回のキャリオン様でも、単にマネーフォワード クラウド債務支払を設定するだけでなく、EXCEL管理からクラウド管理へ移行するための業務の流れそのものを一緒に見直しました。
特に、マネーフォワード クラウド債務支払は、会計や経費精算など周辺サービスと連携してこそ効果を発揮しやすい仕組みです。

まずは請求書支払から始め、将来的にマネーフォワード クラウド会計や給与、経費などへ広げていくことで、バックオフィス全体のデータがつながり、手入力や転記作業を大きく減らすことができます。
「今のやり方で大きな問題は起きていない」「担当者が分かっているから大丈夫」と感じていても、担当者の退職や事業承継、取引量の増加をきっかけに、これまでのやり方が急に限界を迎えることがあります。

支払漏れや振込金額の入力ミス、承認状況の見えにくさ、紙の請求書保管の手間に不安がある場合は、早めにクラウド化を検討することが重要です。
コムデックは、ツールの初期設定だけでなく、現状業務の整理から運用定着まで伴走します。

マネーフォワード クラウド会計・債務支払を活用して、請求書支払業務を効率化したい、経理業務の属人化を解消したい、バックオフィス全体をクラウド化していきたい企業様は、ぜひコムデックにご相談ください。

「マネーフォワード会計･債務支払･経費導入」サービスページはこちら

よくある質問（FAQ）

Q. マネーフォワード クラウド債務支払では、どのような業務ができますか？

マネーフォワード クラウド債務支払では、請求書の受領、内容確認、承認、支払予定の管理、振込データ作成、会計連携まで、請求書支払に関わる一連の業務をクラウド上で管理できます。

従来のように、請求書を見ながらEXCELへ支払先･金額･支払日を手入力し、さらに銀行振込や会計入力へ転記する方法に比べて、手作業を減らしやすいのが特長です。支払漏れや入力ミス、承認状況の見落としを防ぎたい企業に向いています。

Q. EXCELで請求書支払を管理していても、特に問題がなければ導入しなくてもよいですか？

現在大きな問題が起きていない場合でも、EXCEL管理は担当者の経験や注意力に依存しやすい方法です。
請求書の件数が増えたり、担当者が退職･異動したり、事業承継で経営体制が変わったりすると、これまでのやり方が急に回らなくなることがあります。

有限会社キャリオン様でも、経理担当社員の退職をきっかけに、EXCEL管理の限界が見えるようになりました。
支払日が近づいてから慌てて確認する、銀行振込の金額を手入力する、請求書と支払一覧表を読み合わせるといった作業に不安がある場合は、早めにクラウド化を検討することをおすすめします。

Q. マネーフォワード クラウド債務支払を導入すると、支払ミスは減らせますか？

はい、支払ミスの削減が期待できます。請求書の情報をデータ化し、承認済みの内容をもとに支払データを作成できるため、金額の手入力や転記作業を減らせます。

EXCEL管理では、請求書、支払一覧表、インターネットバンキング、会計ソフトを見比べながら確認する必要があり、入力ミスや確認漏れが起こりやすくなります。マネーフォワード クラウド債務支払では、請求書・承認・支払・会計の情報をつなげて管理できるため、支払漏れや二重支払、振込金額の入力ミスを抑えやすくなります。

Q. 紙の請求書が多くても導入できますか？

紙の請求書が多い企業でも導入できます。紙で届いた請求書はスキャンし、AI-OCR等でデータ化することで、クラウド上で確認･承認･支払処理を進められます。

キャリオン様でも、届いた請求書から順番にスキャンしてデータ化することで、紙の請求書がすべて揃い、EXCELの支払一覧表が完成するのを待つ必要がなくなりました。
ノートパソコン上で内容を確認できるようになったことで、支払日までに余裕を持って対応できるようになっています。

Q. マネーフォワード クラウド会計まで同時に導入しないと意味がありませんか？

必ずしも最初から会計まで同時に導入する必要はありません。
キャリオン様のように、まずは課題が大きい請求書支払業務からマネーフォワード クラウド債務支払を導入する方法もあります。

ただし、マネーフォワード クラウド債務支払は、マネーフォワード クラウド会計や経費精算などの周辺サービスと連携することで、より大きな効果を発揮しやすくなります。
まずは債務支払から始め、将来的に会計･経費･給与などへ広げていくことで、バックオフィス全体のデータ連携を進めることができます。

Q. 導入すると、経理担当者以外でも支払状況を確認できますか？

はい。クラウド上で支払予定や承認状況を確認できるため、経理担当者だけでなく、経営者や請求書の起案者である担当者も支払業務の状況を把握しやすくなります。

EXCEL管理では、支払一覧表が完成するまで経営者が状況を確認しにくく、担当者に聞かなければ分からないことが多くなりがちです。
マネーフォワード クラウド債務支払を使うことで、届いた請求書から順番に確認でき、支払日までに余裕を持って承認･確認できるようになります。

Q. コムデックにはどこまで相談できますか？

コムデックでは、マネーフォワード クラウド債務支払やマネーフォワード クラウド会計の初期設定だけでなく、現状業務の整理、請求書の受領方法、承認ルート、支払データ作成、会計連携、紙書類の保管方法まで含めて相談できます。

単にツールを導入するだけでなく、EXCEL管理からクラウド管理へ移行するための業務フローづくりや、導入後の運用定着まで伴走します。請求書支払業務を効率化したい、経理業務の属人化を解消したい、バックオフィス全体をクラウド化していきたい企業様は、コムデックにご相談ください。