AIが顧客カルテを自動要約！税理士事務所の打ち合わせ準備を数分に短縮する方法

kintoneを使って顧客管理、進捗管理、案件管理などを行っている税理士事務所さまは多くいらっしゃいますが、kintoneで一元化されているからこそ「データのチェックに時間がかかる」という課題が生まれます。

kintoneにAIを掛け合わせれば、この課題を解消したうえで、データを活用したより価値ある情報提供を実現することが可能です。
今回は、税理士事務所における顧客カルテ解析の実践事例を紹介します。

「打ち合わせ準備の時間を削減したい」「属人化しがちな提案力を標準化したい」という企業さまは、是非ご覧ください。
本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

打ち合わせ準備のデータ確認と情報整理が課題

税理士事務所では、月に1回月次の試算表等を持ってクライアントと打ち合わせをする機会が多いでしょう。
その打ち合わせの準備として、kintone(キントーン)に蓄積されたさまざまなデータを確認する必要があります。

たとえば、進捗管理を見て滞っている内容がないか、対応履歴を見て1週間前にもらった相談に対して回答が漏れていないかなどです。
kintoneの関連レコード機能を使えば、顧客管理画面に対応履歴や工数の記録、進捗管理を表示できるので、クライアントが今どんな状況にあるのかを把握できます。

しかし、それらの情報を次の面談でどのような形で話せばクライアントにとって最も価値のある情報となるのか、ピックアップして判断するのはあくまで担当者です。
一元管理できたからこそ、逆にデータのチェックに時間がかかるという課題が生まれていると言えます。

こうした負担を軽減するのに適しているのが、AI活用です。

AIによる顧客カルテ解析で情報整理を自動化

今回は、コムデック 生成AI for kintoneを活用して、kintoneに蓄積された顧客データをAIが自動で解析し、打ち合わせに必要な情報を整理する仕組みを構築しました。
コムデック 生成AI for kintoneとは、kintoneとAIを掛け合わせて業務効率化の仕組みを構築するサービスです。

構築した顧客カルテ解析の仕組みを使えば、関連レコードの情報を一つひとつ確認する手間が省かれ、クライアントがどういう状況にあるのか、何を提案すべきかが一目で把握できるようになります。

ここからは、実際の仕組みを解説します。

顧客管理アプリで進捗や対応履歴を一元管理する方法

顧客管理アプリでは、会社名･業種･代表者の氏名･契約内容といった基本情報のほかに、以下のように関連レコードを活用し、タスクの進捗状況を顧客管理内で把握できるようにしている税理士事務所も多いのではないでしょうか。

さらに、その顧問先に対してかかっている社内工数の履歴や、訪問･電話での相談履歴も網羅し、顧客アプリひとつで顧問先のことがすべてわかるような仕組みが理想的な一元管理の状態です。

これらを目視で読んでいくと顧客の状況がわかりますが、たくさんの顧客を抱える税理士事務所さまでは、その負担が大きくなりがちです。
そこで、そのプロセスをもっと簡略化するためにkintoneとAIを連携させました。

kintoneとAIを連携させて顧客情報を解析させる

顧客カルテ解析というアプリにAI連携設定を行い、分析対象顧客を顧客管理アプリから選択して保存します。
そうすると、顧客カルテ解析アプリ上に「【税理士】顧客カルテ解析」というボタンが表示されるため、そちらをクリックすると左側にAIに対する指示(プロンプト)が表示され、裏側でAIが動き始めます。

プロンプトでは、直近3ヶ月の状況、遅延や工数超過などの注意点やリスク、対応の優先度、今回の打ち合わせで提案できるトピックスを抽出してほしいという指示を与えています。

今回大きなポイントとなるのが、「提案できるトピックス」の部分です。
今旬の話題や法改正の情報だけでなく、その顧問先の業種や従業員規模、年商といった情報も踏まえてトピックスを提案してくれます。

解析結果が自動で出力される

解析が完了すると、以下のように顧客カルテ解析アプリ内にまとめて出力されます。

結論ファーストで今何がどういう状況なのか、何がリスクになっているのか、今どういうことを提案したらよいのかが整理されています。
目視で関連レコードの情報を一つひとつ紐解くよりも、圧倒的にすばやく情報を把握し、次の提案につなげることが可能です。

また、提案内容にはkintoneのなかで管理していない情報も多分に含まれています。
定期的に経営者や代表の方と面談する機会があるなら、これらの提案内容からお客様がより興味がありそうなものをピックアップして何か一つでも有意義な情報をお届けできると、満足度向上につながるでしょう。

提案内容に含まれるトピックをうまく活用すれば、だれもが顧客に最適な情報を届けることが可能になります。
これまでは事務所の所長や経験豊富な担当者しかできなかった提案のハードルが下がり、属人化の解消にもつなげることが可能です。

kintone × AIでデータ活用を促進させよう

税理士事務所では、打ち合わせ準備のためにkintoneに蓄積された顧客情報を確認し、整理する必要があります。
AIを活用した顧客カルテ解析を使えば、この作業を自動化し、クライアントの状況や提案内容を一目で把握できるため、打ち合わせ準備を大幅に効率化することが可能です。
だれでも顧客の状況をすばやく把握したうえで次の提案ができるため、属人化の解消にもつながります。

コムデックでは、業務フローを整理し最適なAI活用を提案する「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」を提供しています。

「打ち合わせ準備の属人化を解消したい」「顧客への提案力を標準化したい」という税理士事務所さまは、お気軽にお問い合わせください。

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