AIがベテランの配車判断を再現！kintoneで配車業務の属人化を解消する仕組み

運送業の配車業務では、今ある案件に対して誰にどの仕事を振るか、どの車で行くかという判断が必要です。
この作業、ベテラン担当者の勘や経験に頼りきりになっていませんか？

荷主ごとの細かなルールやドライバーの得意なこと、車両の特性といった情報はマニュアル化されておらず、ベテラン担当者でなければ配車が難しい……という声もよく伺います。

そんなとき、kintoneとAIを連携させると、案件情報と車両･ドライバーのマスタデータをもとに最適な配車候補を自動提案する仕組みを構築することが可能です。

今回は、配車業務の属人化という課題を、kintone×AIで解決する実践事例を紹介します。
「配車の判断をベテランだけに頼らない体制を整えたい」「担当者が変わっても同じ水準で配車業務を続けたい」という企業さまは、是非ご覧ください。

本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

配車業務の属人化が生まれる背景

配車業務では、大型荷物の都心への配送、午前中に時間指定がある工場への配送、小口案件の住宅街への配送など、案件ごとに条件が大きく異なります。
どの配送をどのドライバー・車に割り当てるかを判断するには、荷主ごとの細かいルールやドライバーの得意なこと、車両の向き不向きを把握していなければなりません。

こうした情報は担当者の頭の中にしか存在しないことが多く、長年経験を積んだ担当者だけが瞬時に判断できる状態になりがちです。
その結果、配車業務が特定の担当者に集中し、不在時に業務が止まるリスクや、新任担当者がなかなか独り立ちできないという課題の発生につながっています。

kintoneとAIを組み合わせた配車候補の自動提案

配車業務の属人化を解消するために、今回はkintone(キントーン)とAIを組み合わせ、配車候補を自動提案する仕組みを構築しました。
活用しているのは、コムデック 生成AI for kintoneです。

コムデック 生成AI for kintoneとは、kintoneとAIを掛け合わせて業務効率化の仕組みを構築するサービスです。
ここからは、配車候補を自動提案するまでの流れを解説します。

配車管理アプリと車両･ドライバーマスタを準備する

仕組みの土台となるのが、3つのkintoneアプリです。
まず一つ目の配車管理アプリでは、配車ステータス･配車日･荷主名･住所･エリア･受付時間･車両･ドライバーなどを一覧で管理します。

配送完了のステータスになっているレコードは、すでに仕事を終えた案件です。
車両とドライバーも記録されており、過去の配車実績がわかるようになっています。

このアプリで利用する車両やドライバー情報は、車両マスタとドライバーマスタを作成して、別で管理しています。
車両マスタには基本情報や点検情報に加え、「この車はどういう案件に向いているか」という情報を備考欄にテキストで入力します。

単なるスペックだけでなく、案件との相性を判断するための情報を持たせておくのがポイントです。

同様に、ドライバーマスタにも保有免許や運転できる車種といった基本情報に加えて、得意なことや強みといった情報を記載します。
こうした数字では表しにくい人や車の特徴、つまりはこれまで配車担当者の頭の中にしかなかった情報をkintoneに入力しておくことで、AIが案件との相性を判断できるようになります。

AI処理で配車候補を自動生成する

マスタが整ったら、未配車の案件に対して最適な配車候補をAIに判断させます。
実際に、配車ステータスが未配車になっている3つの案件に対して、どのドライバーを割り当てるのが最適かを判断させてみましょう。

画面上の「AI処理」ボタンをクリックすると、表示されている案件すべてに対してAIが一括で処理を行います。

処理が完了すると、各レコードに「車両候補AI」「ドライバー候補AI」「候補理由」が自動で入力されます。

なぜその車が適切か、なぜそのドライバーが最適かという根拠が示されるため、内容を確認しながら配車の妥当性を判断することが可能です。

候補内容を確認して配車を確定する

AIが提示した候補はあくまで参考情報のため、最終的な判断は配車担当者が行います。
候補理由を確認して問題がなければ、kintoneの一覧画面をエクセルのように表示･編集できるkrewSheet(クルーシート)を使って、車両とドライバーの情報をレコードに転記します。これで、配車業務は完了です。

このように、AIが理由とともに候補を提示してくれるため、経験の浅い担当者でもベテランに近い水準で配車判断ができるようになります。
今回は配車管理の情報と車両･ドライバーの情報を元に判断させましたが、休暇の情報や車両点検の予定等も読み込ませればより精度の高い配車管理の自動化を実現できるでしょう。

この仕組みにより、配車業務を属人化させず、チームで対応できる体制を整えることも可能です。

kintone×AIで配車業務の属人化を解消しよう

配車の割り当て判断がベテラン担当者に集中している状況は、担当者の不在や退職をきっかけに大きなリスクとなります。
kintoneに車両･ドライバーの情報を蓄積してAIを活用すれば、「誰がどの車で行くべきか」という候補をその理由とともに自動で出すことが可能です。

担当者が変わっても同じ水準で配車判断ができる体制が整えば、業務が特定の人に依存する状況から抜け出せるはずです。
自社での仕組み構築が難しい場合は、コムデックにご相談ください。

コムデックが提供する「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」では、配車業務に限らず、社内でどのようにAIを活用できるかをご提案しています。
「ベテランの判断基準を仕組みとして残したい」「配車業務の標準化を進めたい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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