業務フローを改善するには？3つのポイントと進め方、改善事例を解説

業務の効率化や生産性向上のために業務フロー改善に取り組みたいと考えている企業さまは多いでしょう。
しかし、どこから手をつければいいかわからず、改善が進まないまま時間だけが過ぎてしまうケースも少なくありません。

業務フロー改善においては、ECRSというフレームワークを活用して改善点を見つけ、段階的に進めることが効果的です。

本記事では、業務フロー改善のフレームワークから具体的な進め方、成功させるためのポイント、実際の事例までを詳しく解説します。
「業務フローの可視化や改善方法を知りたい」「効率化に役立つツールを探している」という企業さまは、是非ご覧ください。

この記事でわかること

• 業務フローを改善する方法
• 業務フローを改善するツールとしてkintoneをおすすめする理由
• kintoneを使った業務フロー改善の事例と進め方

こんな人におすすめの記事です

• 業務フローの可視化や改善方法を具体的に知りたい方
• 業務フロー改善に役立つツールを探している方

業務フロー改善のフレームワーク

生産性の向上やリソースの最適化のために、業務フローの改善を検討される企業は多いでしょう。
しかし、業務フローの改善といってもさまざまなやり方があるため、「どこから手をつければいいかわからない」という方も少なくありません。

そこで、まずは業務改善のフレームワークとしてよく用いられるECRS(イクルス)に沿って、業務フロー改善のポイントを解説します。

不要な業務を排除する

ECRSの「E」はEliminate(排除)を意味し、業務そのものをなくせないか検討するステップです。
慣例で続けているだけの業務や、当初は必要だったが今は不要になった業務を見直すことで、コストや手間をかけずにすぐ実行でき、最も高い効果が期待できます。

たとえば、目的のない定例会議、形骸化した報告書、過剰な承認ステップなどが該当します。
業務フロー改善では、この排除を最初に取り組むべきテーマとして検討しましょう。

複数の業務を統合する

ECRSの「C」はCombine(結合)を意味し、似たような業務や関連する作業を1つにまとめるステップです。
複数部署で別々に作成している報告書を1つに統合したり、類似テーマの会議をまとめたりすることで、作業の重複がなくなり、時間とリソースを削減できます。

結合は排除の次に効果が高い改善手法であるため、優先的に検討することが大切です。

作業の順序を入れ替える

ECRSの「R」はRearrange(入れ替え)を意味し、業務の順番や担当者を変更して効率を上げるステップです。
ボトルネックとなっている箇所の前後を入れ替えたり、より適切な担当者に割り振ったりすることで、業務全体の流れがスムーズになります。

たとえば、承認順序を変えて待ち時間を短縮したり、工程の順番を最適化したりすることが該当します。

業務を簡素化する

ECRSの「S」はSimplify(簡素化)を意味し、複雑な業務をシンプルにして誰でもできるようにするステップです。
マニュアル化やパターン化で属人化を防止し、テンプレート化、ITツールによる自動化、承認ステップの削減などを実施することで、ミスが減り、作業の難易度が下がります。

簡素化はECRSのなかでは最後に検討すべき項目ですが、業務効率化には欠かせない視点です。

業務フロー改善の進め方

ECRSで「どこを改善するか」の視点を理解したら、次は「どう進めるか」の手順を知る必要があります。
なお、業務フローの改善はその道のプロによる伴走支援によって、スムーズに進められる場合があります。

以下の記事では、業務フローの整理から業務改善までを伴走支援した事例を紹介しているので、あわせてご覧ください。

▼kintone構築前の「業務フロー整理」を伴走支援！シンプルに整理して課題解消を目指す｜ソフトウェア設計･開発業 アイシン・ソフトウェア株式会社さまのサポート事例

一般的な業務フロー改善ステップは以下のとおりです。

1.現状の把握･可視化

業務フローを改善するには、まず現状を正確に把握する必要があります。
業務フローを図で見える化し、誰が･何を･どれくらいの時間でやっているか、どのような情報を受け取って、誰にどんな情報をパスしているかを調査することで、初めてムリ･ムダ･ムラ(3M)が見えてきます。

可視化せずに改善を始めると、的外れな対策になりやすいため、この段階をしっかりと行うことが大切です。

2.課題の分析

可視化した業務フローから問題箇所を特定します。
ボトルネックはどこか、ムダな工程はないか、属人化している業務はないかを洗い出し、ここでECRSの視点を使って「排除できないか」「統合できないか」を検討しましょう。

すべてを一度に改善するのは困難なため、優先順位をつけることが重要です。

3.改善策の実行

分析結果をもとに具体的な改善計画を立てます。
ECRSの順に従って、まず排除から検討し、次に結合、入れ替え、簡素化と進めることで、効果の高い順に改善を実施できます。

いきなり大規模な改善ではなく、小さく始めて段階的に広げることで、現場の理解と協力を得ながら実行することが可能です。

4.効果測定と改善

改善を実行したら、効果を数値で確認します。
作業時間が何分短縮されたか、コストがどれだけ削減されたかを測定し、期待した効果が出ていなければ、原因を分析して再度改善策を検討します。

PDCAサイクルを回して継続的に最適化することで、業務フローの改善を定着させることができるでしょう。

業務フロー改善を成功させるためのポイント

業務フロー改善を成功させるためには、押さえるべきポイントがあります。

小さく始めて段階的に拡大する

いきなり全体の業務フローを変えようとすると複雑になり挫折しやすいため、まずは1つの業務や1つの部署などから小さく始めて、効果を確認しましょう。
成功体験を積み重ねることで、関係者のモチベーションが高まります。

成功した改善を他の部署に横展開し、段階的に拡大していけば、少ない労力で効果を最大化できるはずです。

関係者全員で取り組む

業務フローの改善は、一部の担当者だけで進めると現場の実態とズレが生じやすくなります。
現場で実際に業務を行っている人の声を聞き、課題を正確に把握することで、改善の目的と効果を共有し、全員の理解と協力を得ることが可能です。

現場主導で改善を進めることで、実際に使われる仕組みが作れます。

ツールを活用して効率化する

手作業やエクセルでの管理には限界があります。
ITツールを活用すれば、業務フローの可視化･自動化･一元管理が可能になります。

たとえばkintone(キントーン)なら、プログラミング不要で自社の業務フローをアプリ化でき、ツールの活用で大幅な効率化と継続的な改善が実現するでしょう。

kintone(キントーン)について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
▼kintone(キントーン)とは？できること･できないこと･使い方を業務別に紹介！

AIを活用して作業時間を短縮しつつ精度を上げる

業務フロー改善において、AI技術の活用がさらなる効率化のカギとなります。
従来のツールによる自動化に加え、AIを活用することで判断業務やデータ分析なども自動化･高度化可能です。

たとえば、蓄積された業務データをAIで分析し、ボトルネックの特定や業務量の予測が可能になるほか、AIチャットボットによる問い合わせ対応の自動化、OCRとAIを組み合わせた書類処理の効率化なども実現できるでしょう。
kintoneに蓄積されたデータをAIで活用することで、業務改善の精度と速度が向上します。

コムデックの「kintone for 生成AI 導入コンサルティング」では、業務フロー改善の視点からAI活用を支援しており、現状分析から導入、運用定着までワンストップでサポートするため、AI活用の経験がなくても安心して取り組めます。

業務フローの改善事例

ここからは、実際に業務フローを改善して効果を得られた事例を紹介します。

紙やエクセルでの管理を一元化して原価管理を効率化

製造業の八州製作株式会社さまでは、紙やエクセルで分散管理していた情報をkintoneで一元化し、原価管理の自動化を実現しました。
現状可視化から課題の優先順位付け、アプリ構築の順で進めることで、短期間で効果を実感できたのが大きな成果です。

業務フローの改善は段階的に進めることで、現場の負担を抑えながら確実に成果を上げられます。
詳しくはこちらをご覧ください。

▼kintone導入は伴走支援の活用がおすすめ！課題の洗い出しで業務フローの改善も実現｜製造業 八州製作株式会社さまの伴走支援事例

AIを活用して資料作成フローを効率化し、作業時間が1/5に短縮

介護業の株式会社ワンセルフさまでは、活動記録や面談記録を紙やエクセルで管理しており、資料作成に時間がかかっていました。
そこで、kintoneとChatGPTを連携し、kintone内のデータを読み込んで資料を作成できるようにしたところ、作業時間が15分から3分に短縮されました。

AIを活用することで、業務フローを大幅に効率化できた事例です。
詳しくはこちらをご覧ください。

▼kintoneとChatGPTを連携して介護記録に基づく資料作成を効率化｜介護福祉事業 株式会社ワンセルフさまの開発事例

kintoneを使って業務フローを改善しよう

業務フロー改善は、ECRSの4つの視点で改善点を見つけ、4つのステップで進めることが効果的です。
排除から結合、入れ替え、簡素化の順で検討し、現状把握から効果測定までPDCAを回すことが重要といえます。

小さく始めて段階的に改善することで、現場の理解を得ながら継続的な改善が可能になります。
ツールを活用すれば業務フローの可視化や一元管理が実現でき、kintoneなら自社に合わせたアプリを自分で作れます。

コムデックの「kintone伴走支援」を活用すれば、業務フロー改善からkintone構築までワンストップでサポートできます。
また、「kintone for 生成AI 導入コンサルティング」では、生成AIを活用した業務フローのご提案も可能です。
「業務フローを改善したい」「kintoneで業務を効率化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

「kintone伴走支援」サービスページはこちら

「kintone for 生成AI 導入コンサルティング」サービスページはこちら