kintoneにデータを統合して予実管理を効率化！自動集計とリアルタイム分析を実現｜製造業 株式会社夏目製作所さまのアプリ開発事例

売上や受注、案件のデータなどを別々のシステムで管理されている企業さま必見！
kintoneならデータを統合できるだけでなく、プラグインを活用することで、リアルタイムにデータを自動集計し可視化することが可能です。

今回は、さまざまなファイルに分散していたデータをkintoneに統合し、数値の自動集計とダッシュボード化によって予実管理を効率化した株式会社夏目製作所さまの事例を紹介します。
「エクセルを使った予実管理に手間を感じている」「kintoneを使って予実管理をしたい」という企業さまは、是非ご覧ください。

エクセルを使った予実管理が大変……kintoneを使って効率化したい！

株式会社夏目製作所さまは、動物実験・飼育関連機器を総合的に製造・販売されているメーカーさまです。
各種分野のプロである協力企業様と提携を結ぶことで、必要なとき、必要な分だけ製品を提供できる体制を整えています。

株式会社夏目製作所さまは、販売管理システムを使って受注や売上の管理、顧客情報管理ソフトを使って案件管理、そしてそれらのデータの集計をエクセルで行うことで予実管理を行っていました。
複数の場所にデータが分散していたため、そのデータを集計する負担は、営業事務担当者さまが2名体制で数日を要するほどでした。

そこで、なんとかシステム間のデータのやり取りをスムーズにし、集計作業の手間を減らすことで、リアルタイムに予実の状況を把握できる仕組みを構築することに。

まずはkintone(キントーン)上で案件管理アプリを作成。
販売管理情報をkintoneに取り込み、案件管理アプリのデータを組み合わせました。

さらに予実管理の自動集計と可視化を実現することで、kintone上に集計ダッシュボードを作れないかと考えました。

分散したデータをkintoneに統合！自動集計とリアルタイム分析ができる予実管理システムを構築

今回は、分散したデータをkintoneに統合して自動集計できる仕組みのほか、「何が見られると業務に役立つか」を重視することで、現場が使いやすいダッシュボードの構築を目指しました。
最初のポイントとなったのは、新たな仕組みによって現場の社員の皆様の利便性が下がらないよう、従来の使い慣れたエクセルならではの見せ方をどのように表現するかでした。

そこで、「どのような数値が見られるとよいか」などをヒアリングしたうえで、綿密にすり合わせながら構築を進めました。
こちらは、株式会社夏目製作所さまが従来活用されていたエクセルシートです。

このようなエクセルとまったく同じ表現は、krewDashboard(クルーダッシュボード)を使っても難しいのが実状です。
検討の結果、エクセルと同じ見た目にこだわらず、見たい情報をきちんと可視化することにより、従来より利便性が高く活用しやすいダッシュボードを構築することを目指すことになりました。

そこで、以下の3つのポイントを押さえながらkintone化を進めました。

1. krewDataを使って各種データをkintoneに統合
2. 案件管理表アプリにデータを出力
3. 数値を集計して可視化

1.krewDataを使って各種データをkintoneに統合

まずは、販売管理システムで管理していた売上や受注伝票のデータと、もともと顧客情報管理ソフトで蓄積していた案件管理アプリのデータを統合しました。
そのために、krewData(クルーデータ)を活用しています。

krewDataとは、kintoneの複数アプリのデータを自由に集計し、出力できるプラグインです。
kintoneの標準機能では、別のアプリからデータを引っ張ってきて集計することができません。

別アプリにテーブルを作成してデータを転記するとしても、標準機能で使える関数は限られており、エクセルほど柔軟な計算ができないのが実態です。
しかし、krewDataを使えば、kintone内の様々なアプリに分散しているデータを集めて自由に集計フローを組めるので、標準機能ではできなかった計算が可能になります。

krewDataについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

2.案件管理表アプリにデータを出力

krewDataを使ってまとめたデータは、以下のように案件管理表アプリに出力・ダッシュボード表示をおこないます。

kintoneの標準の集計表とは違う見た目をしてますが、これにはkrewDashboardのピポットテーブルを活用しています。
krewDashboardとは、kintoneのデータをピポットテーブルや各種グラフ、ゲージなどに可視化できるプラグインです。

列の固定や列幅の変更、条件付き書式のような、エクセルライクな操作性を備えているので、エクセルに慣れた人にとって使い勝手がよいでしょう。
目的の条件を設定しておけばクリックするだけでデータをフィルタリングできるスライサーや、集計したい期間を簡単に指定できるタイムラインなど、役立つ分析機能も豊富です。

株式会社夏目製作所さまの案件管理表にもスライサーを活用しています。
画面上部の「状況」や「期」「担当者名」などがスライサーで、見たいテーマを選べば瞬時に集計表にも反映され、データを絞り込むことができます。

これにより、エクセルを使っていたときよりもデータの検索が容易になったほか、見やすさが向上しました。

従来はエクセルのファイル管理だったためリアルタイム性が乏しかった実績集計ですが、kintoneに移行したことで常に最新のデータを確認･更新できるようになりました。

3.数値を集計して可視化

ピポットテーブルだけではなく、krewDashboardを活用して以下のようにグラフを合わせたダッシュボードも構築しました。

折れ線グラフと棒グラフによって一目で数字の推移がわかるようになっています。
画面の左上にはスライサーが設置されており、部門を選択するとその部門だけのグラフを表示できるようにしました。

従来使っていたエクセルの表は、数字が羅列されており分析にも手間がかかりましたが、グラフを使ってダッシュボード化したことで、数字をパッとつかんで分析できるようになっています。

kintoneにデータを一元化し予実管理を行うメリット

株式会社夏目製作所さまは、これまで営業事務担当2名が数日かけて行っていた集計作業が大幅になくなり、その分の時間を別の業務に割けるようになりました。

また、リアルタイムにデータが集計されるようになり、いつでも状況がわかるようになったことで、入力漏れやミスなども気づきやすくなりました。
スライサーを活用したことで、見たいデータの絞り込みが柔軟にできるようになり、分析もしやすくなりました。

エクセルとまったく同じ見せ方は難しかったことから、作業画面の見た目が変わったため、運用開始時は作業者の慣れが必要であることと、会議などで大人数で同じ情報を見ながら話したい場合にはやはり慣れたものが良いということで最後はエクセルにデータを出力して見た目を整える場合も未だありますが、以前に比べれば検索性やリアルタイム性が向上し、データを活用しやすくなったと言えます。

kintone × AIで予実分析の効率化を目指す

株式会社夏目製作所さまは、分散していたデータをkintoneに統合して自動集計とダッシュボード化を実現したことで、リアルタイムに見たいデータを把握できるようになりました。

見やすいダッシュボードによって分析もスムーズになり、予実管理の効率化に成功しています。
今後は、集計結果の分析にAIを活用していきたいと考えており、そのための環境構築を進めていく予定です。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」がおすすめです。
「データが分散していて集計や分析に手間がかかる」「エクセルを使った予実管理から脱却したい」といった企業さまは、ぜひ一度ご相談ください。

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