KING OF TIMEで勤怠管理と給与計算を効率化！｜製菓業 株式会社ブランカさまの導入支援事例

▼本事例の要約

中小企業の勤怠管理においては、まだ紙のタイムカードを使っている企業さまも少なくありません。
紙のタイムカードは手作業での集計には時間がかかりますし、複数の支店や店舗がある場合にはそれぞれの拠点から回収してくる手間がかかるのが難点です。

集計時にミスも起きやすいため、システム化したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、勤怠管理システム「KING OF TIME」を導入して勤怠管理を効率化した、株式会社ブランカさまの事例を紹介します。

紙のタイムカードを回収･集計するのは大変……クラウドツールで効率化したい！

株式会社ブランカさまは、三重県鳥羽市に本社を構え、県内を中心に洋菓子店や喫茶店など6店舗を展開する企業さまです。
貝殻の形をした焼き菓子「シェル･レーヌ」が有名で、伊勢志摩サミットで採用されたことがあり、現在も1日に1万個製造されるなど多くの人に愛されています。

そんな株式会社ブランカさまも、これまでは勤怠管理を紙のタイムカードで行っていました。
手作業で集計して転記するため時間がかかりますし、株式会社ブランカさまには店舗が6つ、自社工場が1つあるため、締日が来たら各拠点からタイムカードを回収しなければなりません。

給与計算自体は社労士に委託しているのですが、計算に必要な資料は社内で作成して提出する必要があるため、タイムカードの回収に時間がかかるとその後の作業に充てる時間が少なくなってしまうことも課題でした。

こうした状況をふまえて、株式会社ブランカさまが顧問社労士さまに「勤怠管理でタイムカードの回収や集計･転記にかかる手間をなくしたい」と相談。
クラウド型勤怠システムの導入を勧められ、複数の勤怠システムを検討した結果、「KING OF TIME(キングオブタイム)」を導入することになったのです。

KING OF TIMEはあらゆる運用方法に対応できる勤怠管理システム

KING OF TIMEは、市場シェアNo.1を誇るクラウド勤怠管理システムです(富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2024年版」調べ)。
製菓業だけでなく、製造、建設、サービス、福祉など幅広い業種で使われています。

初期費用なしで、全ての機能を1人あたり一律330円(税込)で利用できるというシンプルな料金形態も魅力の1つです。

「KING OF TIME」サービスページはこちら

KING OF TIMEについてはこちらの記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼KING OF TIME(キングオブタイム)の評判は？料金や導入事例を解説

以下で、KING OF TIMEの特徴について詳しく解説します。

打刻手段が豊富

KING OF TIMEの最大の特徴は、打刻手段が豊富な点です。
パスワード、ICカード(パソコン/専用端末/スマートフォン)、生体認証(指紋/静脈/指ハイブリッド/顔)など、数多くの打刻手段を選べます。

いずれの場合も操作はシンプルで分かりやすく、これまで紙のタイムカードを使ってきた人や、パソコンが苦手な人でも直感的に使えます。
また、モバイルでは位置情報も使えるため、直行･直帰をする営業や工事現場の職人などの勤怠管理にもぴったりです。

複数の打刻方法を組み合わせることもできるため、事業所の規模や従業員の特性に応じて最適な打刻手段を選べるのがメリットと言えます。

打刻以外の機能も豊富

KING OF TIMEには、打刻以外の機能も豊富に備わっています。
具体的には、シフト管理、有休管理、各種申請承認、管理者権限などの機能があります。

また、勤怠管理に関する細かい設定については、自社の運用ルールに沿ったカスタマイズが可能です。

例えば、「アニバーサリー休暇」や「リフレッシュ休暇」のような独自の休暇制度を管理したり、補助項目を使って弁当代を集計したりする企業さまもいらっしゃいます。
外部システムとも連携できるため、今ある給与計算システムや人事管理システムとあわせて運用できることも魅力の1つです。

拠点ごとに最適な打刻方法を見極めて、段階的に導入

ここからは、株式会社ブランカさまのKING OF TIME導入の流れを解説します。

はじめに、店舗や工場など各拠点の特性を踏まえて、打刻方法を選定しました。
具体的には、打刻人数が多い拠点にはICカードを、少ない拠点にはiPadを使うことにしました。

ICカードの場合、デスクトップアプリをインストールしたパソコンで打刻を行うか、専用の読み取り端末(ピットタッチプロ)を利用するかを選ぶことができます。
株式会社ブランカさまでは、操作性や自動更新への対応等の面から、ピットタッチプロを選択しました。端末購入の費用はかかりますが、カードをかざすだけで打刻できるため、打刻場所の混雑を回避できるのがメリットです。

iPadの場合はICカードに比べると打刻に少し時間がかかりますが、すでにあるデバイスを活用できるため導入コストを抑えられます。

打刻方法を決めて設置や初期設定を実施後、まずは現場でテスト運用を実施しました。

1ヶ月目は紙のタイムカードとKING OF TIMEの両方で打刻していただき、1ヶ月が過ぎた時点でそれぞれの集計結果を突合します。
差異が生じた部分についてはKING OF TIMEの設定を調整したり登録方法を確認したりして、従来通りの結果になるように整えていきました。

2ヶ月目以降は紙のタイムカードを廃止して、KING OF TIMEのみで打刻していただきました。
最後にKING OF TIMEの自動集計が問題なくできているかを確認のうえ最終調整をして、導入完了です。

導入時の小さな疑問やトラブルはすぐに解消してマニュアル化

システム導入時には、さまざまな疑問やトラブルが生じることがあります。
株式会社ブランカさまでも「少人数の拠点で導入したiPad打刻がうまく動作しない」というトラブルがありました。

要因を調査したところ、クラウドレコーダーの推奨ブラウザであるGoogle Chromeではなく、標準ブラウザのSafariが使われていることが原因だと分かり、ブラウザを変更することで解決できました。

お問い合わせいただいた内容については、解決して終わりにせずマニュアルに追加することで、今後同じことが起きた際に社内で対応できる体制も整えています。

勤怠管理にKING OF TIMEを導入するメリットとは

株式会社ブランカさまは、勤怠管理をクラウド化したことで、管理者が各拠点の最新情報をリアルタイムで把握できるようになりました。
集計作業はほぼ自動でできるため、担当者の業務負荷を大幅に削減できたこともメリットです。

これまでは、給与計算のために資料を作成して社労士に提出していましたが、KING OF TIMEの管理者アカウントを作成すれば直接ログインしてデータを取得できるため、資料作成が不要になりました。

また、以前は有休管理も社労士に委託していましたが、今ではKING OF TIME上でほぼ自動的に管理できるようになっています。
これにより、従業員からの有休に関する問い合わせにもすぐに対応できるようになりました。

強いてデメリットを挙げるとすれば、管理者はKING OF TIMEの操作に慣れる必要があるということです。
例えば打刻の修正は、紙なら書き直すだけの数秒で済みますが、KING OF TIMEではいろいろな操作が必要になりますし、その他にも出したい集計値に合わせて細かい登録が必要になるケースもあります。

慣れるまでは紙のタイムカードの方が楽だと感じることがあるかもしれませんが、タイムカードの回収や集計作業などを考えると、導入するメリットの方が大きいと考えられます。

KING OF TIMEのことなら、公認導入支援パートナーのコムデックにご相談ください！

株式会社ブランカさまはKING OF TIMEを導入したことで、タイムカードの回収や集計、資料作成の手間を大幅に削減されました。
今後は、従業員がスマホアプリから有休申請や残業申請をして、管理者が承認できる仕組みも実現していきたいとのことでした。

コムデックでは、KING OF TIMEの導入支援サービスを提供しています。

KING OF TIMEの公認導入支援パートナーとして、豊富な専門知識とノウハウをもとに、初期設定から現場での定着までしっかりとサポートさせていただきます。
「社内にITに詳しい人がいない」「独自の勤怠ルールをシステムに反映できるか不安」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。

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