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PCログで勤怠管理!KING OF TIMEセキュアログインで正確な打刻を|家賃債務保証業 大成賃貸保証株式会社さまの導入事例

PCログオン・ログオフで勤怠を管理する方法

これまで、正しく勤怠管理をするためには、タイムカードにせよ出勤簿にせよシステムにせよ、従業員自身が何らかの方法で能動的に打刻を行う必要がありました。

しかし、打刻はあくまで本人のタイミングにゆだねられ、意図的に早くしたり遅くしたりすることは防げず、そこは会社のルールや文化、打刻機の設置場所を工夫する等で是正していくしかありません。
サービス残業の問題も指摘される中で、打刻を従業員自身がおこなうのではなく、仕事に必ず利用するPCのログオン・ログオフを勤怠の打刻とする方法に注目が集まっています。

そこで今回は、クラウド型の勤怠管理システムKING OF TIMEを利用し、PCログを元に勤怠管理をおこなった事例をご紹介いたします!

勤怠は自己申告制、正確な記録が取れない…

家賃債務保証業 大成賃貸保証株式会社さまは、入居者さまと不動産オーナーさまの橋渡しをされている企業です。
賃貸物件の家賃保証業を主な業務とし、老若男女・国籍・業種問わず柔軟に審査、保証しておられます。
近年は中国をはじめとした外国人居住者のお客様が増加。拠点も東京本社のほか、大阪や沖縄にも支社を作るなど、積極的に事業を拡大されています。

もともと、大成賃貸保証株式会社さまにおける勤怠管理は、従業員さんがそれぞれチャットやメールで上長にその日の勤務状況を報告するというスタイルで行っていました。
しかしこの管理方法の場合、どうしても以下のような問題が発生してしまいます。

勤怠をチャットやメールで報告する場合の問題点

  • 過去の勤怠をさかのぼって確認しづらい(メールやチャットを遡って探すのは大変!)
  • 上長が会社にいないとき実態を正確に把握しづらい
  • リモートワーク時についても、本当に業務をおこなっているのか管理が難しい
  • 法律の定める「客観的な勤怠記録」にならない

これらの課題は、支社が増え、直接目の届かないところで業務を行う従業員が増えればなおさら大きくなります。

勤怠の履歴を見たい時にすぐ確認でき、最新の勤務情報を把握できるようにすることと、不正な打刻を防止する仕組みを作ること。

このご要望を満たし、いずれは有給休暇の管理や給与計算まで含めてトータルで効率化を実現したい、というご要望から、WEB勤怠管理システムKING OF TIMEを導入することになりました。

打刻の手間いらず、PCログで勤怠管理をしたい!

事業拡大の一方で、チャットやメールで行う従来の勤怠管理に限界を感じ、勤怠管理システムを導入することになった大成賃貸保証株式会社さま。
大成賃貸保証株式会社さまが導入を決めたWEB勤怠管理システム「KING OF TIME(キングオブタイム)」は、業種を問わず様々な規模の企業が採用している勤怠管理システムで、シェアNo.1と言われています。
豊富な機能や多彩な打刻方法が特徴で、「自社のルールに合わせた勤怠管理」を実現できるツールです。

以下の記事では、KING OF TIMEの特徴やどんな企業さま向けのツールかなどを解説しています!
▼WEB勤怠管理システムで正確・効率的な勤怠管理を!KING OF TIMEがおすすめ

WEB(クラウド型)勤怠管理システムの大きなメリットは、どこからでもアクセスでき、リアルタイムな勤怠状況を確認できること。
さらに、客観的な勤怠記録を確実に保持できるような仕組みや機能が揃っているほか、給与計算ソフト等他のシステムとデータを連携させられることも特徴です。

大成賃貸保証株式会社さまでは、実態に沿った打刻記録を残して正確な勤務状況を把握したい一方で、「なるべく従業員に手間をかけさせたくない」というご要望もありました。

KING OF TIMEでは、PCでパスワードを入力して打刻したり、スマートフォンのブラウザやアプリで打刻を行ったり、静脈や指紋等の生体認証デバイスをPCに接続して打刻をしたりと、様々な打刻方法から自社に合ったものを選ぶことができます。

しかし、PCに接続するタイプのものは「その場にいないと打刻ができない」ものであり、リモートワークの場合に対応できません
かといって、スマホアプリやブラウザでは会社に向かう途中などでも打刻ができてしまいます。
加えて、ログインIDやパスワードの入力等「能動的に何かしなくては打刻ができないもの」は打刻漏れが頻発し、管理者の負担が増えてしまう懸念があります。

従業員の手間なく、かつ確実に打刻を取得できる方法はないか……ということで、目を付けたのはPCのログデータ
大成賃貸保証株式会社さまの場合には、全ての従業員が仕事にPCを利用します。
そこで、仕事で必ず利用するPCのログオン・ログオフデータを取得し、そのPCログデータをKING OF TIMEの打刻データとして扱うことができる「KING OF TIME セキュアログイン」を活用することになりました。

KING OF TIMEセキュアログインとは?無料でPCログを取得

「KING OF TIME セキュアログイン」とは、クラウド型PC認証強化システムとしてリリースされているサービスのひとつです。
KING OF TIMEを利用していれば無料で使うことができ、以前ご紹介した「KING OF TIME データ分析」と一緒に申し込むことができます。

KING OF TIMEデータ分析についてはこちらの記事でご紹介しています!
▼KING OF TIMEで「生産性を上げる」勤怠管理を実現 データ分析機能を使ってみた

KING OF TIME セキュアログインを使うことで、PCのログオン・ログオフの記録を取得し、データ分析に連携してKING OF TIMEの打刻記録と比較したり(勤怠差異)ログオン・ログオフの記録そのものをKING OF TIMEの打刻とする(打刻連携)ことができます。
その日の最初のログインと最後のログオフを打刻の記録にできるため、日中にログオフし、持ち運んでからまたログオンしたとしても、「その日一日の勤怠」とすることが可能です。
※逆に、「一度退勤してからもう一度出勤した」場合等は、ログから自動で複数回の出退勤打刻とすることができないため手動で調整する必要があります。

今回、大成賃貸保証株式会社さまではログオン・ログオフ・ロック・アンロックといったPCログをKING OF TIMEへ自動で送信して打刻とする「打刻連携」を採用。
あらかじめ従業員のPCにKING OF TIME セキュアログインをインストールしておく必要はありますが、日々の打刻にはログインIDやパスワード、特別な打刻機は必要ありません
ただPCをつけていつも通り仕事を始めれば、自動で出退勤の記録が取れる仕組みができたのです。

PCログで勤怠管理を行うメリット・デメリット

KING OF TIMEとKING OF TIME セキュアログインを導入してPCログを管理し、勤怠管理を自動化、クラウド化した大成賃貸保証株式会社さま。
実際に導入いただく中で発生したメリット・デメリットは以下の通りです。

KING OF TIME セキュアログイン導入のメリット

  • 打刻をわざわざ行わなくても、Windowsのログオンとログオフで自動で勤怠記録がとれるので抜け漏れが無い
  • チャットで出退勤連絡をする必要が無くなった
  • 客観的な打刻記録を取れるようになった

KING OF TIME セキュアログイン導入のデメリット

  • あらかじめ各自のPCにインストールと初期設定が必要なので、人員入れ替えが激しいと管理側の手間がかかる
  • 拠点が離れていると従業員自身に設定してもらう必要があり、なかなか進まなかった

インストールから実際に使い始めていただくまでのデメリットについては、インストールから設定まで画像入りのマニュアルを作成、配布し、個別に声をかけながら導入をサポート。
さらに、テスト期間を長めに設け、全員の設定が完了し、実際に打刻データとして連携されるまで時間的余裕を持たせて取り組むことで、今は大きな問題なくご利用いただけています。

KING OF TIME セキュアログインの注意点としては、PCのログオン・ログオフの記録を取っている都合上、シャットダウンではなくスリープモードにしている最中にWindowsアップデートがかかり、PCが自動で再起動した……というような場合に、予期せぬ打刻の記録が取得されることがあります。
明らかに仕事をしていない時間のログが出退勤の打刻になっている場合には管理者側で修正を行うか、基本はシャットダウンするよう指導が必要です。

PCログによる勤怠管理のビフォー・アフター

セキュアログインを含むKING OF TIMEを導入したことで、大成賃貸保証株式会社さまの勤怠管理がどのように変わったかを表にまとめました!

ビフォー アフター
勤怠報告のためにメールやチャットをしていた 打刻のためだけの作業が不要に
チャットやメールで受け取った連絡を記録 自動でPCログを打刻としたデータが蓄積される
勤務時間や出勤日数は別途計算 自動でデータ化されているため簡単に算出!
勤務状況は記録を都度確認 リアルタイムな勤務状況がいつでもどこでも確認可能
勤怠の客観性に不安がある 「PCのログ」という客観的で正確な記録が取れるようになった

PCログオン・ログオフのデータで勤怠管理を効率化しよう!

社内の勤怠管理に関する課題を、KING OF TIMEとPCログの活用により解決できた事例をご紹介しました。
大成賃貸保証株式会社さまでは、今後はMoneyForwardの導入により給与計算もクラウド化することで、打刻から勤怠集計、そして給与計算までを一貫して管理できる体制を整えていかれるそうです。

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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