kintoneとLINE WORKSのチャットを連携して、出席簿の入力と集計を自動化｜介護福祉事業 株式会社ワンセルフさまの開発事例

▼本事例の要約

介護福祉施設では、利用者さまの出席･欠席状況を正確に管理しなければなりません。
しかし、出席簿を紙やエクセルで管理している施設もあるため、伝達漏れが起きたり、集計に手間がかかったりしてお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのが、kintoneとLINE WORKSを連携する活用法です。
この2つのツールを活用すれば、入力や集計の手間を最小限にしつつ、リアルタイムの情報共有も実現できます。

本記事では、kintoneとLINE WORKSのチャットを連携して出席簿の管理を効率化した株式会社ワンセルフさまの事例を紹介します。

利用者さまの出席簿の入力や集計を効率化したい！

株式会社ワンセルフさまは、群馬県の高崎市と富岡市で10の介護福祉施設を運営する企業さまです。
子ども向けの放課後等デイサービスから大人向けの生活介護施設まで多様な施設を運営されており、地域の支援が必要な方とそのご家族を幅広く支えていらっしゃいます。

株式会社ワンセルフさまはこれまでに、利用者さまの活動記録や職員の日報管理にkintone(キントーン)とLINE WORKS(ラインワークス)を導入されてきました。
そのときのアプリ開発については、こちらの記事で詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼kintoneとChatGPTを連携して介護記録に基づく資料作成を効率化｜介護福祉事業 株式会社ワンセルフさまの開発事例

▼kintoneとLINE WORKSを連携してスマホからの日報登録を実現｜介護福祉事業 株式会社ワンセルフさまの開発事例

kintone活用が進む中、さらなる業務改善のために着目したのが利用者さまの出席簿管理です。
当時、株式会社ワンセルフさまでは出席簿をエクセルで管理されていました。

利用者さまのご家族から欠席連絡が入ったら、連絡を受けた担当者がエクセルに手で入力する仕組みです。
そのデータを元に日ごとのキャンセル率を計算したり、月ごとの出席･欠席回数を集計して、皆勤賞の判定をしたりもします。

これらの入力･集計は全て手作業で行うため、手間と時間がかかるうえ、精度にも不安があることが課題となっていました。

この出席簿の入力と集計を自動化できないかと考えた株式会社ワンセルフさまは、すでに使っているkintoneとLINE WORKSを連携して、チャットから出席簿を登録できる仕組みと、集計を自動化する仕組みを構築することにしました。

チャットでkintoneに登録できる「kintone for LINE WORKS」

株式会社ワンセルフさまでは以前、職員の日報管理をkintone化する際に、「kintone for LINE WORKS」を導入されています。

kintone for LINE WORKSは、kintoneとLINE WORKSを連携するためにコムデックが開発したサービスです。

大きく分けると「通知機能」と「チャット登録機能」という2つの機能があります。
チャット登録機能では、スマホやタブレットからLINE WORKSのチャットを送信すれば、自動でkintoneレコードを登録できます。
そのため、パソコンが苦手な方や、施設内を動き回ったり送迎に行ったりする人が多い介護福祉の現場にもぴったりです。

また、kintone for LINE WORKSはkintoneアカウントを持たない人でも社内のLINE WORKSアカウントさえあれば使えるのが特徴で、登録項目はチャットボットのシナリオで設定できるため、質問に答えるだけでkintoneレコードの登録が完了します。
例えば、職員の日報登録であれば「投稿日は？→(回答)→担当者名は？→(回答)→作業内容は？→(回答)……」というように、対話形式で登録が可能です。

kintone for LINE WORKSのチャット登録機能を使って日報登録を効率化した事例はこちら！

▼kintoneとLINE WORKSを連携してスマホからの日報登録を実現｜介護福祉事業 株式会社ワンセルフさまの開発事例

今回も、このチャット登録機能を使って出席簿管理の仕組みを構築していきました。

「kintone for LINE WORKS」のチャット登録機能についてはこちら

kintoneとLINE WORKSを連携して出席簿の入力と集計を自動化

ここからは、実際のアプリ構築の流れを解説します。

はじめに、「活動記録アプリ」で出欠情報を見える化します。
こちらは利用者さまの日々の活動内容を入力するアプリで、株式会社ワンセルフさまでは以前から運用されているものです。

ここに「出欠席情報」という項目を追加し、入力時にチェックいただくようにすることで、入力漏れがないように確認ができる状態にしました。

次に、「休み連絡アプリ」を用意してkintone for LINE WORKSでLINE WORKSと連携します。
これで、LINE WORKSからチャットを送信すれば、kintoneに登録される仕組みができました。

こちらが実際に登録された欠席の情報です。

この「休み連絡アプリ」が登録されたら、管理者のLINE WORKSに通知が届くようにしておき、管理者が欠席情報を確認･編集･保存したら、「条件分岐処理プラグイン」で「活動記録アプリ」のチェック欄に同期するよう設定しました。

条件分岐処理プラグインは、kintoneレコードがあらかじめ設定した条件に該当したら、決められたアクションを起こすというプラグインです。
例えば、「生年月日を入力したら自動で年齢を表示する」「期日を過ぎたタスクは赤字で表示する」「見積書アプリのデータを請求書アプリにコピーする」といった動作を自動化できます。

最後に、集計の自動化を実装していきます。
「活動記録アプリ」に蓄積された情報を、「krewSheet(クルーシート)」というプラグインで一覧表示させます。
krewSheetを使うと、kintoneの集計データをエクセルのように表示･操作できます。

わざわざkintoneレコードを開かなくても、一覧上でデータの追加･変更･複製･削除ができるのがメリットです。
これで、出席数･欠席数･出席率の集計と皆勤判定を自動化し、リアルタイムで更新できるようになりました。

アプリ構築のポイントは、人が目を通す工程をあえて残すこと

今回のアプリ開発では当初、「活動記録アプリ」に入力がある人＝出席、という自動判定を設定しようと考えていました。
しかし実際にやってみたところ、レコードの再利用や誤入力により正確な判定ができないケースがでてきたため、データの正確性を保つためにあえて管理者による確認･保存という工程を残すことにしました。

LINE WORKSからのチャット登録についても同様に、入力は文字列でシンプルに登録し、管理者が確認のうえ利用者さまのデータと紐づけるという工程をはさむことにしています。
アプリ構築においては、何でも自動化すれば良いというわけではなく、運用面とのバランスを見ながら最適な方法を選んでいくことがポイントです。

kintoneとLINE WORKSのチャットを連携するメリットとは

株式会社ワンセルフさまは、kintoneとLINE WORKSを連携したことで、出席簿の入力･集計を自動化して手間を減らすことに成功しました。
すでに運用している「活動記録アプリ」や「LINE WORKS連携」を活用したため、職員のオペレーションは大きく変更せずに済んだこともメリットです。
今まで通り、日々の活動記録をきちんと登録するだけで出席簿に反映できます。

また、欠席連絡を受けたらすぐに手元のモバイル端末からLINE WORKSに登録できるため、伝達漏れも減りました。
他の職員もLINE WORKSのトークルーム上で出席状況を確認できるのもメリットです。

強いてデメリットを挙げるとすれば、管理者には「欠席連絡の通知が届いたら、利用者の紐づけをする」という新たな作業が発生したことです。
ただし、組織全体で見れば手間は削減できていますし、正確さを保つために必要な作業だと言えます。

kintone for LINE WORKSで出席簿の管理と情報共有を効率化しよう

株式会社ワンセルフさまは、kintoneとLINE WORKSのチャットを連携して出席簿の管理を効率化されました。
現在は、保険請求を行う介護記録システムで実績表を作成して紙で出力し、今回構築した出席簿の内容と突合している状態です。
そのため、今後はこのチェック作業も自動化して、さらに効率化を進めていきたいとのことでした。

コムデックでは、kintoneとLINE WORKSを連携するサービス「kintone for LINE WORKS」を提供しております。
企業さまの業務フローに応じた設定が可能ですので、是非お気軽にご相談ください。

「kintone for LINE WORKS」のサービスページはこちら