原価管理をkintoneに集約して脱･Microsoft Accessを実現！ | 林業 有限会社天竜フォレスターさまのアプリ開発事例

中小企業では、原価管理にMicrosoft Accessを使っている現場も多く見られます。
Microsoft Accessは手軽に導入できて基本的な入力も簡単なのが魅力的な一方で、フォーマットの構築やメンテナンスには高度な知識が必要という側面もあります。

担当者が退職してしまい、「フォーマットが壊れたけど直せない」「新しいルールを反映したいけど編集方法が分からない」という現場も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、kintoneを使った原価管理です。

kintoneなら誰でも簡単にアプリを構築でき、マスタ管理から集計、資料作成までをワンストップで行えるうえ、リアルタイムで共有することも可能です。

今回は、kintoneによる原価管理を実現した有限会社天竜フォレスターさまの事例を紹介します。

Microsoft Accessを使った原価管理は手間がかかるし、いつ壊れるか分からない……kintoneに一本化したい！

有限会社天竜フォレスターさまは、静岡県浜松市に本社を構え、森林の整備や管理、素材生産などを手掛ける企業さまです。
林業は高齢化が進んでいる業界ですが、有限会社天竜フォレスターさまの従業員の平均年齢は30代と若く、人材育成や働きやすい環境作りにも力を入れていらっしゃいます。

そんな有限会社天竜フォレスターさまでは、以前からkintone(キントーン)を導入しており、「作業日報アプリ」や「機械日報アプリ」を活用されていました。

ただ、原価管理についてはMicrosoft Accessを使い続けており、マスタデータはkintoneとMicrosoft Accessのそれぞれでメンテナンスしなければならず、手間がかかることが課題でした。
kintoneとMicrosoft Accessを併用することで、集計作業の工数も増えてしまいます。

具体的に言うと、原価集計をするためには以下の手順が必要でした。

①kintoneで日報入力
②kintoneから日報データを出力し、CSVダウンロード
③Microsoft Accessに取込
④Microsoft Accessで集計

この運用方法では手間がかかりますし、原価集計のフローがブラックボックス化してしまうリスクもあります。
リアルタイムな状況も見えにくいため、目の前のタスクに追われてしまい長期的な営業戦略が立てられないことも悩みの種でした。

原価管理の集計作業を効率化し、情報共有のスピードも上げたいと考えた有限会社天竜フォレスターさま。
原価管理を効率化できれば、営業活動ももっと長期的･戦略的に進められるはずです。

また、今はまだ問題なくても、将来的にMicrosoft Accessがメンテナンスできなくなるリスクも排除しておきたいところでした。
これらを踏まえて、有限会社天竜フォレスターさまでは原価管理をMicrosoft Accessからkintoneに完全移行させることにしました。

原価管理に役立つプラグイン「krewData」

原価管理をする際は、材料費や人件費、燃料費などさまざまな費目の集計が必要です。
一つのアプリにまとめるという方法もありますが、費用によって必要な項目が異なるため、集約するとかえって入力に手間がかかる恐れがあります。
そのため、kintoneで原価管理をおこなう際には費目ごとにアプリを分ける運用がおすすめですが、kintoneの標準機能では複数アプリにまたがるデータの集計ができません。

そこで役に立つのがkrewData(クルーデータ)というプラグインです。
krewDataを使うと、「材料費アプリ」や「人件費アプリ」など複数のアプリにまたがる原価情報を自動で集計できるようになります。

設定方法も簡単で、プログラミングの知識が無い人でも、パズル感覚で集計フローを構築できるのが特徴です。
集計するフィールドは数値はもちろんのこと、文字列、日時、チェックボックス、ラジオボタンなどにも対応しています。

集計の実行方法には2種類あり、月次や日次など決まったタイミングで実行する「スケジュール実行」と、アプリを更新した際に実行する「リアルタイム実行」が選べます。

krewDataについては、こちらの記事でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

現行の集計ルールを整理してkintoneアプリとkrewDataを構築

ここからは、実際に有限会社天竜フォレスターさまで原価管理を構築した流れを解説します。
はじめに、機械単価や燃料単価といったマスタ情報が今現在kintoneとMicrosoft Accessそれぞれでどのように管理されているか、項目の相関性を整理しました。
この際、Microsoft Accessのみで管理していた項目はkintoneに移しています。

次に、原価管理に必要な情報を整理しました。
作業日報や機械日報についてはもともとkintoneで運用されていたため、そちらを活用しています。

集計ルールはMicrosoft Accessで作られたフォーマットで確認し、それを元にkrewDataを使って集計フローを設定していきました。
案件ごとの累計原価や、月ごと･半期ごとなど細かく原価を分析できるように集計結果の出力粒度を調整し、人件費や機械費、燃料費など、費目ごとの内訳も確認できるようにしています。

今回のアプリ構築で苦労した点は、従来のMicrosoft Accessを使った集計ルールをkintoneで完全に再現することでした。
もちろん、kintoneでも従来の集計ルールを踏襲していますが、それでも実際に集計してみると細かいところで差異が出てしまいます。

そこで、1〜2ヶ月はkintoneとMicrosoft Accessを並行稼働させ、両方で原価集計を実施しました。
それぞれの集計結果を突き合わせて、どの案件のどの項目で差が出るのかを確認して原因を特定し、krewDataの集計フローを調整しています。

この作業を繰り返すことで、kintoneでもMicrosoft Accessと同じ集計結果を得られるようになりました。

原価管理をkintoneに集約するメリット

有限会社天竜フォレスターさまでは、原価管理をkintoneに集約したことで、以前のようにマスタを二重で管理したり手作業でCSVを受け渡ししたりする手間がなくなりました。
「Microsoft Accessが壊れてしまったらどうしよう……」という不安も解消できました。

集計の実行についてはkrewDataの「スケジュール実行プラン」を採用しており、毎日夜間に自動集計される仕組みになっているため、朝出社すると前日までの最新データが集計できています。
これにより、ほぼリアルタイムで原価が把握でき、経営陣や現場責任者も迅速な判断が可能になりました。

月ごと･半期ごとなどの締め作業も、kintoneならボタン1つで完了します。
案件の収益性や見積調整もしやすくなり、戦略的な営業活動ができるようになったとのことです。

kintoneで原価管理を自動化しよう！

有限会社天竜フォレスターさまは、原価管理をMicrosoft Accessからkintoneに集約したことで、集計作業の自動化と迅速な情報共有を実現されました。
今後は案件ごとの収益分析をさらに深化させ、受注判断や見積の精度向上を目指したいとのことです。
案件管理のガントチャートやKANBAN(カンバン)も本格運用して、営業戦略の立案や案件獲得も強化する予定とのことで、さらなる成長のための準備を着々と進められています。

コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。

対面開発なら、Microsoft Accessで構築してきた集計ロジックや業務フローを踏まえた、最適なアプリのご提案が可能です。
kintoneの知識はもちろんのこと、業務知識や実務経験も兼ね備えたスタッフが対応いたしますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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