活動報告 2020.12.11

地域のインフラを支える株式会社サンシンさまでLINE WORKS操作説明会を開催しました！

チャットがあるとメールや電話よりも素早く連絡ができて便利ですよね。

そんな理由から、「社内連絡は個人のLINEを使っている」という企業さまも多いのではないでしょうか？

今回は、個人のLINEからビジネス版のLINE WORKSへの切り替えを行った株式会社サンシンさまにて、LINE WORKSの操作説明会を実施して参りました！

チャットでのコミュニケーションを推進する理由

初期操作指導では、LINE WORKS(ラインワークス)の機能をご説明させていただく前に「仕事にチャットツールを使う理由」をおさらいします。

漠然と「便利だから」使うのではなく、「どういった利点があるのか」をしっかりと認識いただくことで、その利点を最大限活かした使い方を実現できると考えています。

これまでのコミュニケーション、例えば電話や直接相対してという方法は互いの時間を完全に同期させないと連絡が取れません。

加えて、電話だと記録に残らないためどうしても言った言わないの問題が発生してしまいがちですし、1対1の連絡方法になってしまいますので別の人に共有するときには同じ話を繰り返す手間が発生します。

コミュニケーション方法をチャットに切り替えると、相手と時間を合わせなくても、気が付いたときにすぐ連絡ができるので時間を拘束されません。

相手側から見ても、自分の空いた時間で連絡を取ることができるので、電話だけ、直接だけというコミュニケーション方法よりかは意思決定のスピードが上がります。

文章だけではなく写真や動画も共有できるため、テキストだけの情報量に比べるとかなり多くの情報を伝えることができるのです。

また、電話であれば1対1でしたが、チャットであればグループ全体に向けて送ることができるため、「話には入ってこないけれど、情報を共有しておく」ことが可能です。

このメリットを生かし、新入社員を実際の仕事を行っているグループに入れることで、どのようにして意思決定を行っているのか、どんな仕事をしているのか、状況共有を積極的に行うことで即戦力へと育てていくことができます。

これまでの社内コミュニケーションにはLINEを利用。LINE WORKSとの違いとは？

三重県伊勢市を中心に上下水道の設計・工事から保守・メンテナンスまでを手がけ、地域の方の暮らしを支えておられる株式会社サンシンさま。

日中は社外に出ている人が多いため、急な社内の連絡には個人のLINEを使っておられました。

プライベートでLINEをつかっていらっしゃる方が多い場合には、個人版のLINEとビジネス版のLINE WORKSにはどんな違いがあるのか？個人版のLINEを仕事で利用することで、どういったことが起きうるのか？というところからご説明をさせていただいています。

個人版LINEを仕事に使うリスク	ビジネス版LINE WORKSで実現できること
仕事とプライベートの連絡どちらも同じアプリ内に入ってくる	仕事の連絡とプライベートの連絡はアプリで切り分けられる
社内の特定のユーザーとしか連絡先を交換しない	社内メンバーであれば誰とでも連絡が取れる
スマホ買い替え時、LINEの引継ぎが面倒	ログインを行えばどの端末でも過去の情報を確認できる
チャット内容を把握できないため、セクハラ・パワハラの温床となりかねない	管理者はチャット内容を確認したり、特定のワードに対して通知を行うことができる
会社として全体のユーザーの管理ができない	ユーザーの管理ができる
乗っ取りが横行する等、セキュリティ面に脆弱性がある	パスワードの設定やログの管理、接続状況の確認、端末データの削除等、ビジネス利用に適した対策が取られている
グループ内にチャットを送った時、誰が既読で誰が未読か判断できない	誰が既読で誰が未読か表示される
退職したとしてもトークの履歴は残り続ける退職者に写真を含めたトーク履歴(会社の資産)が残り続ける	退職時にはアカウントを停止・削除するため、ログインできなくなる

LINE WORKSの機能を解説

何故個人のLINEではなくLINE WORKSを使うのかをご理解いただいたところで、LINE WORKSの主な機能について説明させていただきました。

既に個人版のLINEをご活用いただいているケースが多いため、チャット機能についてはすんなりとご理解いただけることがほとんどです。

しかし、LINE WORKSに備わっている機能は個人版のLINEと違うところも多数あるため、

既読/未読の機能やスケジュール管理の機能、外部連携機能といった相違点を中心に「どういったことができるのか」「それによってどう社内のコミュニケーションが改善されるのか」をイメージしていただけるよう機能をご紹介していきました。

▼LINE WORKSの機能説明についてはコチラ！

実際に操作いただきながら使い方を確認。グループ設定もその場で。

LINE WORKSの機能のご案内が終わったら、ここからは実際に各個人のアカウントにログインいただき、使い方を解説しながら機能を体感いただきました。

今回株式会社サンシンさまで実施いただいた操作は以下の通りです。

初期操作指導で体感いただくLINE WORKSの操作例

各個人のアカウントにログイン(PC、スマホ)
全社員グループ内でチャットを送る
メンション機能(@)を使ってチャットを送る
ファイルやスクリーンショットを送信
ブラウザでカレンダーを表示
自分のカレンダーを社員に共有　※共有方法は糀谷さま操作指導記事にて解説中！
スケジュールを登録
複数名のスケジュール確認方法
掲示板に投稿、掲示板の共有方法
サービス通知の確認
アンケートの作成と回答、結果の確認
ノートの作成
【管理者向け】部署に応じてグループを設定

自社に合った使い方を検討！LINE WORKSで社内のコミュニケーションを効率化

使い方のご説明中、早速株式会社サンシンさまからは

「総務からお知らせを送ることが多いから、掲示板機能は便利」

「現場に行く予定ももうLINE WORKSに入れられるから、個人の紙のスケジュール帳はいりませんね」

「これまでなら回覧板を回してアンケートを取っていた、早速忘年会のアンケートを作りたい」

といった

「自社でどのように使えばコミュニケーションが改善され、効率化されるか」の具体的なご意見がでてきていました。

LINE WORKSを導入されることで、社内のコミュニケーションがよりスムーズかつスピーディになり、併せて取り組んでいるkintone(キントーン)の活用も進んでいくことでしょう！

コムデックが考えるLINE WORKSを活用するメリットまとめ

コミュニケーションの質とスピードが上がる
結果、仕事の質とスピードが上がる
ビジネス利用に求められる管理者/セキュリティ機能を完備
LINEと同じ操作性だから簡単に効果が出る

この事例を自社でも実現したい！
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この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください！