売上管理をkintoneに一元化！エクセルからの脱却で売上集計作業の負担を大幅に削減｜社会保険労務士法人きんかさまのアプリ開発事例

社会保険労務士は、顧問契約料や給与計算費用、助成金申請の報酬などの売上情報をエクセルで管理される場合が多いかと思います。
しかし、エクセルでそれらの情報を管理していると、最新ファイルが共有されず更新漏れが起こったり、集計作業が属人化したりと業務負担が大きくなりがちです。

そんな時、kintoneに売上データを集約してkrewDataで集計を自動化すれば、業務負担を軽減しつつ月別･担当者別など多角的な分析ができるようになります。

今回は、売上管理をkintoneで仕組み化し、エクセルから脱却できた社会保険労務士法人きんかさまの事例を紹介します。
「エクセルによる売上管理の負担を軽減したい」「売上データの集計作業を自動化したい」という社労士さまは、是非ご覧ください。

エクセルによる売上管理が限界……kintoneで集計作業の負担を解消したい

社会保険労務士法人きんかさまは、岐阜市と名古屋市を拠点に、社会保険や人事労務の専門家として中小企業をサポートされている社会保険労務士事務所さまです。
自社サイトで社会保険労務士の仕事内容から最近新設された助成金制度などを詳しく解説したコンテンツを掲載されており、情報提供にも力を入れているのが特徴です。

社会保険労務士法人きんかさまでは、元々エクセルで売上管理をされていました。
顧問料や各種手続き対応、スポット対応、給与計算などの概算報酬を見込み段階でエクセルに入力し、実績確定後にエクセル内で概算データを計上月へ移動する運用です。

しかし、この運用だと同じ情報を何度も入力しなければならず、変更があった際に複数のファイルを更新する必要があります。
また、先々の利益を予測するためには、入金予定日やその金額などを頻繁に更新しなければなりませんでした。

そのため、手作業を削減して売上集計を効率化しつつ、月別･業種別･チャネル別･担当者別など多角的な視点から集計結果を分析できる環境をつくりたいと考えていた社会保険労務士法人きんかさま。

エクセルでの集計等に要している時間を削減して顧問先さまへの価値創出にリソースを割けるように、煩雑な作業をできる限り自動化･効率化するため、kintone(キントーン)で一元的に売上管理ができる仕組みを構築することになりました。

krewDataで売上集計の自動化を実現！kintoneで売上管理を一元化する仕組み

社会保険労務士法人きんかさまの課題を解決するため、今回はkintoneをベースにkrewData(クルーデータ)を使って集計フローを構築しました。
ここからは、実際の構築の流れを解説します。

まずは、売上集計において管理したい金額項目を確認しました。
社会保険労務士法人きんかさまでは多くの助成金対応をされているため、その分アプリの数もある状態です。
そのため、各アプリから売上管理に必要な情報を確認･集計し、分析に使えるよう丁寧に分類しました。

続いて、krewDataを活用して各アプリからの集計フローを構築します。
社会保険労務士法人きんかさまの場合は売上集計に必要なデータが複数のkintoneアプリに分散されている状態でしたが、kintoneの標準機能では異なるアプリに登録されたデータを統合して集計するといった運用はできません。

そこで、krewDataの出番です。
krewDataとは、kintoneの異なるアプリに登録されているデータを集計できるプラグインです。
プログラミング不要で、パーツを組み合わせて条件を指定することでkintone内のデータを集計するフローを構築できます。

スケジュール実行プランなら、あらかじめ指定したタイミングで自動集計を行ってくれるため、定期的に発生する請求集計や売上集計に役立ちます。
レコードの追加やボタンのクリックなど、特定の操作が行われたら即時集計を実行するリアルタイム実行プランもあり、ニーズに合わせて利用可能です。

売上管理はもちろん、在庫管理や請求管理など集計を伴う業務を効率化したいときは必須となるプラグインと言えます。

このkrewDataを使って、社会保険労務士法人きんかさまで実際に構築した集計フローがこちらです。

このフローを的確に構築するためには、最初に注力した「売上管理したい項目の確認」が重要になります。
それらを抽出した上で、売上を分析するためのグラフや集計したいアウトプットの形を決定して仕組みを形にしました。

集計結果は、以下のように売上管理アプリに集約されます。

一覧画面では、取引先ごとの売上金額と請求月、支払い方法が明示されます。

サービス内容は大中小の3つのカテゴリで分類し、小カテゴリで1レコードに集計される仕組みです。
どの取引先にどのようなサービスを提供して、売上につながっているのかがパッと見てわかる集計表になっています。

合わせて、サービス大カテゴリの月別売上状況を把握できるクロス集計も作成しました。

カテゴリごとに売上構成のバランスや1年間の売上推移を俯瞰して見ることができるため、この画面を見ながら会議をすれば別途資料を作成しなくてもよくなります。
ほかにも、担当者別の売上按分を表示できるようにするなど、社会保険労務士法人きんかさまが思い描く売上集計結果を表示できるようさまざまな集計表を整えました。

kintoneに売上管理を一元化したメリット

社会保険労務士法人きんかさまでは、売上集計をkintoneで仕組み化したことにより、従来行っていたエクセルでの集計作業を削減できました。
担当者の月次集計や確認作業にかかる工数が大幅に削減されただけでなく、バラバラに管理していた売上データがkintone上に一元化され、最新情報の確認やデータの検索が容易になったのもメリットと言えます。

さらに、krewDataを活用した集計作業の自動化は、作業負担を軽減するだけではなく、特定の担当者でなくても売上集計を遂行できる状態を実現しました。
これにより、業務の属人化が解消され、当初の目的どおり担当者の作業負担を限りなくゼロに近づけることができています。

この仕組みを構築するときは、アプリ構成の構築やデータの整備に一定の時間と工夫が必要となる点に留意が必要です。
そのほか、各アプリのデータ精度が低いと集計結果に影響が出るため、現状の売上管理における入力項目といった運用ルールの見直しを含めて構築を進めることをおすすめします。

kintoneで売上集計結果のダッシュボード化や分析基盤の高度化も視野に

社会保険労務士法人きんかさまは、従来エクセルベースで行っていた売上管理をkintoneに一元化したことで、担当者の作業負担を大幅に削減することができました。
また、見たい切り口で複数の集計表を確認できるようになったことで、分析作業も効率化され、データ活用の促進にもつながっています。

現在はkintoneの基本機能を使ってグラフと表で売上集計を分析されていますが、今後はkrewDashboard(クルーダッシュボード)を使ってダッシュボード化し、さらなる経営判断の迅速化を目指す予定です。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「kintoneを使って売上データを一元管理したい」「エクセルベースの売上集計から脱却したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

「kintone対面開発」サービスページはこちら

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