kintoneで全社員のスケジュール管理をクラウド化する方法･ポイントを徹底解説

kintoneのスケジュール管理でできること

kintoneのスケジュール管理でもっとも大きな魅力は、kintoneに蓄積された顧客データや業務データを活用できることです。
単にカレンダーに納期を書き込むといった使い方ではなく、プロジェクト全体の予定を可視化したり、顧客情報と紐づけたりして、担当者の振り分けや進捗管理ができます。

2つ目の魅力は、後述するプラグインを使えばチームやプロジェクトの運用に最適なスケジュールの「見せ方」を選べることです。
カレンダー形式によるスケジュール管理は、月次だけではなく、週次･日次など、好みに合わせて自由にレイアウトを選べます。

また、一覧表やガントチャート形式、タイムライン形式にも対応しています。
複数プロジェクトを同時に走らせている場合はガントチャート形式、案件ベースで管理したいときは一覧形式、というように自社に合った運用が可能です。

3つ目の魅力は、スマートフォンを使って外出先からスケジュール管理が可能なことです。
営業担当者や現場スタッフが、外出先から予定の登録･確認を行い、リアルタイムで共有できます。

4つ目の魅力は、使い慣れたカレンダーアプリをkintoneに連携できることです。
従来の運用を維持しつつ、kintoneに蓄積した案件データを連携できれば、よりスケジュール管理の効率を向上できます。

このように、拡張性の高いkintoneだからこそ、通常のカレンダーアプリではできない「業務データを活用したスケジュール管理」を実現できます。

kintoneでスケジュール管理を行う方法

kintoneでスケジュール管理を行う方法は、大きく分けて3つあります。
以下で解説しますので、自社に合った方法を試してみてください。

標準機能を活用する

kintoneには、アプリのレコードをカレンダー形式で表示できる標準機能があります。

この機能では、「日付」と「タイトル」に任意のフィールドを割り当てて、管理したい項目をカレンダー形式で表示することが可能です。
たとえば、商談管理アプリの「商談予定日」と「顧客名」を割り当てれば、カレンダー上で予定を確認できます。

kintoneで簡易的に予定を管理したいという場合におすすめの機能です。

詳しい使い方は、以下の記事をご覧ください。

▼kintoneで予定をカレンダーに表示！標準機能の使い方･プラグインについても解説

プラグイン･連携サービスを活用する

kintoneでは、スケジュール管理を効率化できるプラグインや連携サービスが豊富に提供されています。

たとえば、ラジカルブリッジが提供するカレンダーPlusは、直感的に把握しやすいスケジュール管理を実現できるプラグインです。
日次から月次表示はもちろん、スケジュールを色分けして見やすくできます。
Pro版では担当者や会議室などの要素別にスケジュールを管理できる機能があり、各自の業務に最適化したアプリ構築が可能です。

他にも、株式会社アーセスが提供するKOYOMIは、kintoneのレコードをスケジューラー形式で表示できるプラグインです。
1つの画面でチームやメンバーの行動予定を集約できるため、社内すべてのスケジュールを一括で管理できます。
用途に合わせて日次から月次まで表示形式を切り替えられる点も魅力です。

また、トヨクモ株式会社が提供するkViewer(ケイビューワー)は、kintoneのライセンスを保有していない外部ユーザーにも情報を公開できる連携サービスです。
これを使えば、kintone内で管理しているスケジュールデータをカレンダー形式でそのまま外部メンバーに共有でき、社内外で進めるプロジェクト管理を効率化できます。

ほかにも、さまざまなプラグイン･連携サービスがあるので、自社のニーズに合ったものがないか探してみてください。

アプリを開発する

先ほどご紹介したプラグインを使うためには、「カレンダー表示の元となるデータ」を登録するアプリが必要です。
kintoneではドラッグ&ドロップで簡単にアプリが作成できるので、自社のニーズに合わせて開発することができます。

たとえば、エクセルで配車スケジュールを管理されていた輸送業の日豊輸送株式会社さまでは、定期業務･スポット業務･ドライバーの休みをカレンダーで管理するために、kintoneアプリを開発しました。
アプリのフォームに必要事項を入力すればスケジュールがリスト化され、カレンダーPlusProプラグインを使ってカレンダー表示が可能です。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

▼kintoneによるスケジュール管理で業務効率化！｜輸送業 日豊輸送株式会社さまのアプリ開発事例

また、急成長にともなってスケジュール管理の業務量が増加した消防設備点検業の赤防株式会社さまの場合、スケジュールと案件のデータを紐付けたkintoneアプリを開発しました。
従来の管理方法に見た目を近づけることで、慣れたツールからの変更を実現しています。
月100件超の登録作業がなくなり、スケジュール管理をkintoneに一元化できました。

詳しくは以下の記事をご覧ください

▼「うっかり」漏れゼロを実現！スケジュールと案件の管理を「グループウェア＋エクセル」からkintoneへ一本化｜消防設備点検業赤防株式会社さまのアプリ開発事例

コムデックでは、ニーズに合わせて、kintoneのスケジュール管理方法や必要なアプリを提案、構築をサポートできますので、お気軽にお問い合わせください。

kintoneで実現する、クラウドスケジュール管理のポイント7選

kintoneで理想のスケジュール管理を実現するためには、スケジュール表を作成するだけではなく、自社に合った運用を行うことが大切です。
ここからは、kintoneを使ったスケジュール管理の運用ポイントを7つ紹介するので、自社に導入する際のヒントに活用してください。

ポイント①トップページからすぐに予定登録

kintoneを開いて、カレンダーアプリを開いて、＋ボタンを押して…と何度もページ遷移をしなくてもいいように、株式会社カワチョーさまではkintoneのトップページに「予定を登録する」アイコンを設置。
リンク先を/edit(新規レコード登録の際のURL)にすることで、どこを押したら予定の登録ができるかすぐにわかる、そんな状態を作り出しました。

ワンクリックでリンク先へ！

ポイント②二重登録不要！一つのレコードで予定も詳細も確認できる

世の中には、Googleカレンダーやtime tree(タイムツリー)等、複数人で共有ができるカレンダーアプリがたくさんあります。
それらももちろん便利なのですが、あくまでそちらは「予定の共有」に重きを置いており、その予定の詳細は別で管理をする必要があります。

kintoneのカレンダープラグイン「カレンダーPlus」では、件名と時間だけではなく、カレンダー＝案件の詳細としてその予定の詳細を記録することが可能です。

カレンダーに表示されている予定をクリックすれば、すぐに「利用する車種」や「詳細な作業場所」「持参物」等を確認できるようになっており、わざわざカレンダーと案件管理二重で登録する必要はありません。
詳細画面の項目も自由に設定することができるため、自社が欲しい情報を的確に記録することができます。

また、予定の進捗状況や担当者によりカレンダー上の表示を色分けすることもできるため、まさに「一目で仕事の状態が分かる」環境を作ることも可能です。

見たい予定をクリックすると詳細画面が開きます！

ポイント③よく使う絞り込みはあらかじめリンクを貼っておくことで検索の手間0へ

「自分の予定だけで見たい！」
「その車の予定が空いているか見たいので、車種に絞って検索をしたい！」
「先々の予定も調べたい！」

そんな時、いちいち検索条件を入力しなくてもいいように、カレンダーのページからワンクリックでアクセスできるリンクを設置！
検索の手間を省き、見たい情報にすぐにアクセスできる環境を作りました。

ポイント④24時間365日、二枚の大型モニターでストレス軽減

せっかくデジタル化･クラウド化をしたのに、見たいときに見られないのでは意味がありません。

そこでカワチョーさまでは、ホワイトボードと同じように2枚の大型モニターを設置し、常に起動させておくことで「電源が入っていないから見られない」状態を防ぎました。

2枚のモニターでそれぞれ「ひと月先までの予定」と「今日の予定」を表示させることで、知りたい情報をコントロールしています。

2枚の大型モニターで予定を表示させている様子

ポイント⑤カレンダー形式だけじゃない、見たい情報だけで一覧を作成

先ほどもお伝えしたように、カレンダーに表示されている予定をクリックすれば、すぐに「利用する車種」や「詳細な作業場所」「持参物」等を確認できるようになっています。

kintoneはあくまで情報の入れ物であり、そこに入っている日付や時間といった情報から、カレンダー形式に見せている状態なのです。

そのため、ここに入った情報から、別の見たい情報だけで一覧を作成することや、稼働日数等の集計を自動で行うことも可能。
ただのカレンダーではできなかった様々な使い方ができるようになります。

ポイント⑥現場の社員もアクセスしやすく！QRコードを配布

現場の方が出先で自分の予定を確認したいとき、スマホからすぐに見たい予定を確認できるように、QRコード一覧を紙で配布しています。

場所を問わず最新情報が見られるようにする工夫です。

ポイント⑦予定の変更権限は一部に限定

株式会社カワチョーさまでは、予定の登録は事務担当の方が一括して行っています。
しかし、登録された予定を現場の方が確認した際に、「予定はこうなっているけれど、個の内容であれば実際にはこんなに時間は必要ない」と判断することも。

そんな時、毎回事務の方に連絡しなければ予定を修正できないのでは、利便性が下がってしまいます。

しかし、予定全体を編集できてしまうと必要な情報を消してしまう恐れもあるため、現場の方は「開始時間」のみ修正できるように権限を設定しています。

kintoneでスケジュール管理、始めてみませんか？

いかがでしたでしょうか？

kintoneでスケジュールを管理することで、二重登録や共有の手間を省き、情報の一元管理を行うことができるだけではなく、これまでの「カレンダー機能だけのアプリ」では実現が難しかった「進捗管理」や「データ分析」「見え方の変更」もできることがご理解いただけたかと思います。

コムデックでは、まずは現状の業務を詳しくお伺いし、どのような形で管理を行うのが最適か、皆様のご意見をお伺いしながら構築をして参ります。

社員同士のスケジュール管理でお悩みの企業様は、是非一度ご検討ください！

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