kintoneによるスケジュール管理で業務効率化！｜輸送業 日豊輸送株式会社さまのアプリ開発事例

運送業において、配車のスケジュール管理は業務の根幹をなす重要な業務です。
「いつ、どのトラックをどこに配車するのか」を管理するのはもちろんのこと、急な予定変更等のイレギュラーにも速やかに対応できるようにしておかなければいけません。

配車スケジュールがデジタル化されていれば、予定の登録や変更がスムーズにできるだけでなく、その変更等をリアルタイムで社員に共有することができます。

デジタル化したほうが便利だとわかりながらも、エクセルや紙、ホワイトボードを用いて配車管理を行っている企業さまも少なくありません。
その結果「社内にいないと配車管理を見られない」「イレギュラーがあったときにリアルタイムで対応できない」という課題を抱える企業さまも多いのではないでしょうか。

そこで今回は、配車管理をkintone化した輸送業の企業さまのアプリ開発事例を紹介します！
配車スケジュール管理のデジタル化をお考えの企業さまは是非ご覧ください。

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エクセルの配車スケジュール管理が大変…クラウド上で管理したい！

日豊輸送株式会社さまは、宮崎県東諸県郡に本社を構える輸送業の企業さまです。
パワーゲート車･ユニック車を含む100台前後のトラックを保有しており、お客様のご要望に合わせた輸送を提供しています。

毎日多くのトラックを配車している日豊輸送株式会社さまですが、配車スケジュールの管理にはエクセルを用いており、様々な課題が生じていました。

まず、従業員の休みや車両の点検等を考慮しながら案件を割り振るのに非常に手間がかかります。

加えて、エクセルデータは社外からは見られない共有フォルダに格納されているため、社内にいないと閲覧することも編集することもできません。
そのため、配車後にイレギュラーな事態が発生した場合、ドライバーが対応するまでにタイムラグが生じてしまう…という問題もありました。

「配車管理をスムーズにおこなえないか」「情報をリアルタイムで共有したい」と考えていた時、解決策を探る中で目にしたのがコムデックラボに掲載されている運送業 株式会社カワチョーさまのアプリ開発事例でした。
▼脱ホワイトボード！スケジュール･行動予定表のデジタル化で月20時間のコスト削減｜運送業株式会社カワチョーさまのアプリ開発事例

この事例の企業さまでは、ホワイトボードを用いて配車管理を行っていました。
毎日、紙で作成した配車管理を元に従業員が手作業でホワイトボードを書き換えており、手作業による負担や急な予定変更の対応･共有が難しいという課題を抱えていたのです。

そこで、ホワイトボードではなくkintone(キントーン)を使ったスケジュール管理を行うことで、急な予定変更があっても管理が容易なうえ、現場側はスマホで社外からでもスケジュールを確認できるようになりました。

その結果、毎日1時間程度かかっていた「ホワイトボードに予定を書き込む」「スケジュール変更時に書き換える」といった作業が効率化され、月20時間のコスト削減を実現できました。

ホワイトボードとエクセル、元々の管理方法は異なりますが、事例記事をご覧になったことで「同じように配車スケジュール管理をクラウドで行いたい！」と考えた日豊輸送株式会社さま。
コムデックの担当者と共に、配車スケジュールのkintone化を目指すことになりました。

定期業務･スポット業務･ドライバーの休みをクラウド上で管理

今回、日豊輸送株式会社さまではスケジュールとして管理したい予定を大きく3つに分類しました。
これらの予定を同じカレンダー上で管理することが最終目標になります。

1. 定期業務へのドライバーと車両の割り当て
2. 単発のスポット業務へのドライバーと車両の割り当て
3. ドライバーの休み

まず一つ目の定期業務について、輸送業には「毎週何曜日に輸送する」といった定期的にご契約いただいている業務が存在します。
それらをカレンダー上に表示するためには毎週予定の登録が必要ですが、都度手動で登録するのは手間がかかる上に抜け漏れの恐れがあります。

そこで、日豊輸送株式会社さまでは「定期業務リストアプリ」を作成し、定期業務を登録しておくことで自動的にカレンダーに予定が登録されるように設定しました。

「曜日」のチェックボックスにチェックが入っていると、krewData(クルーデータ)が自動的にスケジュールデータを作成します。
krewDataとは、kintoneアプリのデータを自由自在に集計したり、加工やアプリ間結合ができたりするプラグインです。

次に、定期業務とは別に単発で依頼があった際に生じるスポット業務の管理は、まず「受注管理アプリ」に登録し、トラックの必要台数を登録しておくことでスケジュールデータを作成します。

配車を行う際には、ドライバーである従業員の休みも考慮する必要があります。
そこで、希望休や公休を管理する「休暇登録アプリ」を作成し、事前に判明している休暇情報を人別で登録できるようにしました。

プラグインや連携サービスを活用してカレンダー上での管理が可能に！

定期業務とスポット業務(受注管理)、そして休暇登録、管理したい情報をそれぞれのアプリに登録したら、3つのアプリのデータをkrewDataで集約して配車管理カレンダーに自動登録します。
登録された配車予定はカレンダーPlusProプラグインで見やすいカレンダー表示になります。

ドライバー別の配車予定

カレンダーPlusProは、kintoneにカレンダー機能を追加するプラグインです。
月･週･日別表示や色分け表示といった一般的なカレンダー機能に加えて、担当者別･会議室別･車両別など、任意の軸でスケジュール管理ができます。

カレンダーPlusProを使えば、ドライバー別･車両別といったリソース別で予定を表示できるため、それぞれ割り当てていくだけで配車が完了します。
休暇予定もカレンダー上に表示されているため、間違って休暇の従業員に割り当ててしまう心配もありません。

同じデータを複数の切り口で表示を切り替えて確認･割り当てができることで、一元的な見方しかできなかったエクセルと比べると配車業務はぐっとやりやすくなりました。

車両別の配車予定

リソース別機能を含めたカレンダーPlusの使い方については、以下の記事で紹介していますので、気になる方は是非読んでみてください。
▼無料で使える！kintoneカレンダーPlusプラグインの使い方

これにより、「誰がいつ、どのような業務を行うのか」がひと目でわかるようになった日豊輸送株式会社さま。
クラウド上で管理するため、いつでもどこでも、どの端末でも配車スケジュールを確認できるようになったことで、イレギュラーにもリアルタイムで対応し、即時共有が可能です。

スタッフにはプリントクリエイターで印刷して共有

社外からでも端末で最新のスケジュールを確認できるのがkintone化の魅力ですが、これまでエクセルで管理をしていたため、使い慣れない従業員にとっては不便に感じるかもしれません。そこで、日豊輸送株式会社さまはkintoneを使いつつ、紙の配車表の継続もすることにしました。
翌日分の配車表をプリントクリエイターでkintoneから出力し、配布するようにしたのです。

プリントクリエイターは、kintoneアプリに登録されたデータを利用して帳票を印刷できる連携サービスです。
kintone上で配車したデータを活用して、カレンダーとは異なる形で出力もできるのがkintoneの魅力の一つと言えます。

プリントクリエイターで出力した配車表

スケジュール管理をkintoneで行うメリットとは

スケジュール管理をkintoneで行うことで、日豊輸送株式会社さまではさまざまなメリットがありました。

最も大きな効果は「空き車両やドライバーが一目瞭然で、配車がしやすくなった」という点です。
kintoneで管理するスケジュールはカレンダー上でドラッグ&ドロップで編集できるため、配車業務を効率化できます。
毎日の手作業やスケジュールの書き直しなど、配車業務にかかる時間を削減できました。

また、管理したデータはkintone上に蓄積されていくため「過去の配車情報を遡って見たい」といったときに、すぐに検索で必要な情報にたどり着けるという効果もありました。
紙や記憶ベースが中心だった配車業務がクラウド上に保存されるようになったことで、現在だけでなく、未来･過去のデータをすべて一元管理できることは大きな成果といえます。

車両台数やドライバーが多い場合は、カレンダーが縦に長くなるためカレンダー上での割り当てがやりにくくなってしまうというデメリットもありますが、担当等の区分でカレンダーを分割すれば解消可能です。

kintoneで配車スケジュール管理を効率化しよう！

輸送業において、配車スケジュールの管理は業務全体の軸を担います。
スケジュール管理をエクセルや紙、ホワイトボードを使っておこなっている輸送業の企業さまは多くいらっしゃいますが、配車そのものはもちろん、変更の共有や過去データの確認にも時間や手間がかかっていないでしょうか？

配車管理をkintone化すれば、定期的な配送業務とスポットの配送業務、そして従業員の休暇も勘案して配車予定を組むことができるため、これまでは複数の資料を見ながら作成していた配車スケジュールを効率的に作成することができます。

日豊輸送株式会社さまは今後、確定された配車情報から売上金額や稼働時間等の集計を実施して、リアルタイムで把握できるようにしていくそうです。

スケジュール管理の脱エクセルを実現したい企業さまは、ぜひkintoneの導入を検討してみてください！